Інструкція з невідповідності і коригувальних дій
в Національному аерокосмічному університеті
ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»

СУЯ ХАІ-НМВ-РІ/002:2019

Дата введення 20 квітня 2019 р.

Редакція № 2

1. Призначення і сфера застосування

1.1 В цій інструкції встановлено порядок управління невідповідностями при здійсненні освітньої та наукової діяльності Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Університет), а також порядок визначення, проведення, документування й контролю виконання коригувальних дій, які спрямовано на усунення виявлених невідповідностей, запобігання повторному їх виникненню з метою підвищення ефективності й результативності процесів системи управління якістю (далі - СУЯ).

1.2 Цю інструкцію розроблено відповідно до Положення «Про систему управління якістю» Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» і вимог п. 10.2 ISO 9001 і ДСТУ ISO 9001.

1.3 Ця інструкція застосовується в усіх структурних підрозділах Університету, діяльність яких впливає на відповідність освітньої послуги вимогам до неї.

2. Нормативні посилання 

В Інструкції наведено посилання на такі нормативні документи:

1) СУЯ ХАІ-НМВ-П/008:2019 Положення «Управління задокументованою інформацією»;

2) СУЯ ХАІ-НМВ-П/013:2019 Положення «Про систему управління якістю»;

3) СУЯ ХАІ-НМВ-П/012:2019 Положення «Про забезпечення якості освітньої діяльності й вищої освіти»;

4) ДСТУ КО 9001:2015 Система управління якістю. Вимоги;

5) ДСТУ КО 9000:2015 Системи управління якістю. Основні положення та словник термінів;

6) СУЯ ХАІ-НМВ-П/002:2019 Положення «Планування і проведення внутрішнього аудиту» Редакція 3;

7) СУЯ ХАІ-НМВ-П/007:2019 Положення «Управління ризиками»;

8) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.НКГ/001:2019 «Журнал реєстрації невідповідностей і коригувальних дій»;

9) СУЯ ХАІ-НМВ- Ф.ВА/004 «Протокол про невідповідність»;

10) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.ВА/005 «Звіт з внутрішнього аудиту»;

11) СУЯ ХАІ-НМВ-РІ/001:2019 Інструкція «Аналізування з боку керівництва».

3. Терміни та визначення понять

В Інструкції застосовано терміни та визначення понять, наведені в ДСТУ ISO 9000, а також такі:

3.1 невідповідність (nonconformity) - невиконання вимоги;

3.2 запобіжна дія (preventive action) - дія, яку виконують для усунення причини потенційної невідповідності або іншої потенційно небажаної ситуації;

3.3 коригувальна дія (corrective action)- дія, яку виконують для усунення причини невідповідності й запобігання її повторному виникненню;

3.4 коригування (correction) - дія, яку виконують для усунення виявленої невідповідності;

3.5 аудит (audit) - систематичний, незалежний і задокументований процес отримання об’єктивних доказів та їх об’єктивного оцінювання для визначення ступеня дотримання критеріїв аудиту;

3.6 результати навчання - сукупність знань, умінь, навичок, інших компетентностей, набутих особою під час навчання за певною освітньо- професійною, освітньо-науковою програмою, які можна ідентифікувати, кількісно оцінити й виміряти.

4. Скорочення

В Інструкції застосовано такі скорочення:

СУЯ - система управління якістю;

МОНУ - Міністерство освіти і науки України;

НМВ - навчально-методичний відділ.

5. Опис процедури

5.1 Входи й виходи процесу

Входами процесу є записи СУЯ, які містять інформацію про виявлені або потенційні невідповідності (згідно з Положенням «Управління задокументованою інформацією»):

- результати моніторингу та вимірювання процесів СУЯ;

- результати моніторингу та вимірювання послуги;

- рекомендації, побажання, претензії, скарги споживачів та інших зацікавлених сторін;

- результати внутрішніх аудитів (згідно з Положенням «Планування і проведення внутрішнього аудиту»);

- результати зовнішніх аудитів;

- результати аналізу з боку керівництва;

- результати аналізу інформації під час поточної діяльності Університету;

- дані, що забезпечують раннє попередження про наближення некерованих умов;

- результати аналізу попереднього досвіду роботи Університету;

- недосягнуті цілі;

- відхилення від програм і планів, затверджених керівництвом Університету;

- результати перевірки (перегляду) чинних нормативної та іншої документації;

- змінення організаційної або штатної структури Університету, цілей і завдань, що вирішуються підрозділами, службами й персоналом.

Виходами процесу є:

- записи в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій;

- протоколи про виявлені невідповідності;

- зареєстровані коригувальні/попереджувальні дії і результати перевірки їх виконання;

- звіти з внутрішнього аудиту.

5.2 Відповідальність і повноваження

5.2.1 Відповідальним за виконання вимог Інструкції персоналом Університету є головний менеджер з якості Університету.

5.2.2 Керівник структурного підрозділу є відповідальним за призначення й проведення коригувальних дій, своєчасне ідентифікування невідповідності та її коригування в підрозділі Університету.

5.3 Загальні положення

5.3.1 Коригувальні дії розробляють для усунення причин невідповідностей, виявлених під час функціювання СУЯ і надання освітніх послуг під час проведення їх аналізування або аудиту.

Керівник структурного підрозділу:

а) реагує на виявлену невідповідність і залежно від обставин:

- виконує дії з її контролювання и коригування;

- приймає рішення щодо наслідків;

б)  оцінює потребу в діях з усунення причин(и) невідповідності для запобігання її повторному виникненню або виникненню в іншому місці:

- аналізує невідповідність (зокрема, скарги замовників);

- визначає причини невідповідності;

- визначає наявність подібних невідповідностей або потенційну можливість їх виникнення;

в)  визначає коригувальні заходи, терміни И відповідальних за усунення причини невідповідності й виконання необхідних дій для забезпечення впевненості в тому, що невідповідності не виникатимуть повторно;

г)   аналізує результативність будь-якої виконаної коригувальної дії;

д)  за необхідності оновлює перелік ризиків і можливостей, визначених під час планування;

е)   за необхідності вносить пропозиції щодо змін в СУЯ.

5.3.2 В Університеті задокументовану інформацію за результатами прийнятих коригувальних дій зберігають як доказ:

а)  характеру невідповідностей і будь-яких подальших виконаних дій;

б)  результатів будь-якої коригувальної дії.

5.3.3 Ризики і дії з їх попередження

Перелік імовірних ризиків, які можуть виникнути на стадіях процесу управління невідповідностями й коригувальними діями і дії із запобігання їм наведено в таблиці 1. Управління ризиками здійснюється згідно з Положенням «Управління ризиками».

Таблиця 1 - Стадії процесу, ризики і дії з їх попередження

5.3.4 Процес управління невідповідностями й коригувальними діями містить такі послідовні операції (стадії):

- виявлення і реєстрація невідповідності;

- аналізування причин виникнення невідповідності;

- визначення коригувальних дій;

- проведення коригувальних дій, коригування;

- перевірка усунення невідповідності й причини її виникнення;

- аналізування результативності коригувальних дій.

Блок-схему процесу з управління невідповідностями й коригувальними діями наведено в додатку А.

5.4 Послідовність виконання

5.4.1 Виявлення і реєстрація невідповідності

Невідповідності в діяльності Університету може бути виявлено:

- під час ліцензування, акредитації Університету або освітніх програм;

- перевірки з боку МОНУ.

- самоаналізу діяльності підрозділів;

- вимірювання й аналізу характеристик освітньої та іншої діяльності Університету;

- аналізування навчально-методичної документації відповідно до вимог зовнішніх і внутрішніх нормативних документів;

- аналізування результатів анкетування студентів, викладачів і співробітників, випускників, роботодавців та інших зацікавлених сторін;

- аналізування результатів внутрішніх аудитів освітньої та іншої діяльності Університету;

- розглядання скарг і рекламацій, що одержуються від студентів, викладачів і співробітників Університету, а також від інших споживачів результатів діяльності Університету.

Усі випадки відхилень та невідповідностей у результатах освітньої та іншої діяльності Університету від вимог, визначених у нормативних документах, як встановлені, так і потенційно можливі, в обов'язковому порядку реєструються в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій (додаток Б) або Протоколі невідповідностей як самостійному документі (при проведенні внутрішнього аудиту).

Виявити невідповідність або потенційну невідповідність може будь-який співробітник Університету при виконанні своїх посадових обов'язків. Він зобов’язаний негайно повідомити про неї керівника структурного підрозділу.

Керівник структурного підрозділу, у якому виявлено невідповідність, є відповідальним за своєчасну реєстрацію невідповідностей.

5.4.2 Аналізування причин виникнення невідповідності

Керівник і персонал підрозділу проводять аналіз і встановлюють причину невідповідності шляхом збору й вивчення інформації про виявлені невідповідності за записами.

Під час аналізування причин невідповідностей передбачається:

- визначення першопричини в ланцюзі можливих причин, які призвели до виникнення невідповідності або проблеми. Причини виникнення невідповідності можуть бути пов’язані з персоналом, організацією діяльності (процесу), вимогами регламентуючих документів (зокрема, їх змінами), методами контролювання, реалізацією процесу, веденням, реєстрацією результатів діяльності процесу й оцінювання;

- установлення порядку дій для вирішення проблеми або усунення невідповідності.

5.4.3 Визначення коригувальних дій

На основі проведеного аналізу відповідна посадова особа залежно від сфери діяльності, у якій виявлено невідповідність, розробляє певні заходи щодо усунення цієї невідповідності (дії з коригування), які записує в Журнал невідповідностей і коригувальних дій.

У журналі описують невідповідність, класифікують ії за рівнем впливу на функціонування процесів СУЯ (згідно з п. 8.3.2 Положення «Планування і проведення внутрішнього аудиту»), установлюють причину виявленої невідповідності, описують коригувальні дії, визначають терміни їх виконання й призначають відповідальних осіб (з персоналу підрозділу). Коригувальні дії має бути спрямовано на поліпшення якості послуг, що надаються, процесів і підвищення ефективності СУЯ.

5.4.4 Проведення коригувальних дій (коригування)

Відповідно до коригувальних дій з усунення причин невідповідності, зазначених в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій, керівник підрозділу забезпечує усунення виявленої невідповідності.

Коригувальні дії здійснює персонал структурного підрозділу Університету, у якому виявлено невідповідність. За необхідності можуть залучатися фахівці інших структурних підрозділів Університету, а також створюватися робочі групи.

Коригувальні дії можуть плануватися і здійснюватися на рівні:

- структурного підрозділу Університету;

- Університету в цілому (кількох структурних підрозділів Університету).

Коригувальні дії може бути включено як складову частину:

- планів щодо поліпшення СУЯ Університету, процесів і процедур за результатами аналізу з боку керівництва Університету;

- програм розвитку Університету;

- програм щодо забезпечення якості освітньої діяльності;

- планів заходів щодо усунення невідповідностей, виявлених за результатами зовнішніх і внутрішніх аудитів СУЯ Університету;

- інших планів і програм.

5.4.5 Перевірка усунення невідповідності й причини її виникнення

Після усунення невідповідності керівник підрозділу перевіряє факт її усунення із записом в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій. Контроль за виконанням коригувальних дій і оцінювання результативності виконаних коригувальних дій з відміткою в журналі здійснюється аудитором під час внутрішнього аудиту. Він перевіряє фактичні дати усунення невідповідностей у журналі й документи, що підтверджують виконання коригувальних дій. Аудитор у відповідній графі журналу ставить підпис, що підтверджує виконання й дату перевірки.

Коригувальні дії вважаються результативними в тому випадку, якщо після їх реалізації невідповідність більше не виникає.

5.4.6 Аналізування результативності коригувальних дій

Періодично (не менше одного разу на семестр) керівник підрозділу визначає результативність виконаних коригувальних дій з усунення невідповідностей з відміткою в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій.

На основі даних, наданих внутрішніми аудиторами про статус виконання коригувальних дій у підрозділах Університету, головний менеджер з якості складає узагальнений звіт, який подає на розгляд ректору з метою проведення аналізу з боку керівництва.

6. Вимірювання і моніторинг

Головний аудитор не менше ніж раз на рік здійснює аналіз результативності процесу за такими критеріями:

- загальна кількість невідповідностей та їх розподіл відповідно до підрозділів/процесів у звітний період;

- кількість неусунених у встановлений термін невідповідностей по кожному підрозділу/процесу у звітний період;

- кількість невідповідностей, що виникають повторно після проведення коригувальних дій у звітний період;

- кількість випадків недотримання термінів виконання коригувальних дій у звітний період.

7. Протоколи

Контроль за виконанням протоколів, наведених в Інструкції, здійснюється згідно з Положенням «Управління задокументованою інформацією».

8. Прикінцеві положення

8.1 Інструкція підписується головним менеджером з якості, затверджується ректором Університету й уводиться в дію його наказом.

8.2 Контроль за виконанням Інструкції здійснюють посадові особи Університету в межах своїх повноважень, установлених у посадових інструкціях.

8.3 Зміни й доповнення до Інструкції розглядає і затверджує ректор Університету і вводить у дію наказом у встановленому порядку.

Додаток А

Блок-схема процесу управління невідповідностями і коригувальними діями

Додаток Б

Журнал реєстрації невідповідностей і коригувальних дій

(форма СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.НКГ/001)

*Примітки:

К - критична невідповідність - невиконання встановленої вимоги, що з більшою ймовірністю негативно впливає на якість освітньої послуги, діяльність і функціонування СУЯ і яку має бути усунено в найменший термін;

Н - некритична невідповідність - невиконання встановленої вимоги, яке може негативно впливати на якість освітньої послуги й функціонування СУЯ або призвести до виникнення значної невідповідності, якщо її не буде усунуто;

З - зауваження - невиконання встановленої вимоги, яке негативно не впливає на якість освітньої послуги й функціонування СУЯ (наприклад, помилки в тексті або оформленні документу).