bellCreated using FigmaVectorCreated using FigmacalendarCreated using Figmaearth-globeCreated using FigmaenvelopeCreated using FigmaFax 1Created using FigmaVectorCreated using FigmaVectorCreated using Figmatelephone-handle-silhouetteCreated using Figma

Інструкція про порядок підготовки положень про структурні підрозділи

Instructions for nonconformities and corrective actions
at the National Aerospace University

 

СУЯ ХАІ-НМВ-РІ/002:2019

Дата введення 20 квітня 2019 р.

Редакція № 2

1. Призначення і сфера застосування

1.1 В цій інструкції встановлено порядок управління невідповідностями при здійсненні освітньої та наукової діяльності Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Університет), а також порядок визначення, проведення, документування й контролю виконання коригувальних дій, які спрямовано на усунення виявлених невідповідностей, запобігання повторному їх виникненню з метою підвищення ефективності й результативності процесів системи управління якістю (далі - СУЯ).

1.2 Цю інструкцію розроблено відповідно до Положення «Про систему управління якістю» Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» і вимог п. 10.2 ISO 9001 і ДСТУ ISO 9001.

1.3 Ця інструкція застосовується в усіх структурних підрозділах Університету, діяльність яких впливає на відповідність освітньої послуги вимогам до неї.

2. Нормативні посилання 

В Інструкції наведено посилання на такі нормативні документи:

1) СУЯ ХАІ-НМВ-П/008:2019 Положення «Управління задокументованою інформацією»;

2) СУЯ ХАІ-НМВ-П/013:2019 Положення «Про систему управління якістю»;

3) СУЯ ХАІ-НМВ-П/012:2019 Положення «Про забезпечення якості освітньої діяльності й вищої освіти»;

4) ДСТУ КО 9001:2015 Система управління якістю. Вимоги;

5) ДСТУ КО 9000:2015 Системи управління якістю. Основні положення та словник термінів;

6) СУЯ ХАІ-НМВ-П/002:2019 Положення «Планування і проведення внутрішнього аудиту» Редакція 3;

7) СУЯ ХАІ-НМВ-П/007:2019 Положення «Управління ризиками»;

8) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.НКГ/001:2019 «Журнал реєстрації невідповідностей і коригувальних дій»;

9) СУЯ ХАІ-НМВ- Ф.ВА/004 «Протокол про невідповідність»;

10) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.ВА/005 «Звіт з внутрішнього аудиту»;

11) СУЯ ХАІ-НМВ-РІ/001:2019 Інструкція «Аналізування з боку керівництва».

3. Терміни та визначення понять

В Інструкції застосовано терміни та визначення понять, наведені в ДСТУ ISO 9000, а також такі:

3.1 невідповідність (nonconformity) - невиконання вимоги;

3.2 запобіжна дія (preventive action) - дія, яку виконують для усунення причини потенційної невідповідності або іншої потенційно небажаної ситуації;

3.3 коригувальна дія (corrective action) - дія, яку виконують для усунення причини невідповідності й запобігання її повторному виникненню;

3.4 коригування (correction) - дія, яку виконують для усунення виявленої невідповідності;

3.5 аудит (audit) - систематичний, незалежний і задокументований процес отримання об’єктивних доказів та їх об’єктивного оцінювання для визначення ступеня дотримання критеріїв аудиту;

3.6 результати навчання - сукупність знань, умінь, навичок, інших компетентностей, набутих особою під час навчання за певною освітньо- професійною, освітньо-науковою програмою, які можна ідентифікувати, кількісно оцінити й виміряти.

4. Скорочення

В Інструкції застосовано такі скорочення:

СУЯ - система управління якістю;

МОНУ - Міністерство освіти і науки України;

НМВ - навчально-методичний відділ.

5. Опис процедури

5.1 Входи й виходи процесу

Входами процесу є записи СУЯ, які містять інформацію про виявлені або потенційні невідповідності (згідно з Положенням «Управління задокументованою інформацією»):

- результати моніторингу та вимірювання процесів СУЯ;

- результати моніторингу та вимірювання послуги;

- рекомендації, побажання, претензії, скарги споживачів та інших зацікавлених сторін;

- результати внутрішніх аудитів (згідно з Положенням «Планування і проведення внутрішнього аудиту»);

- результати зовнішніх аудитів;

- результати аналізу з боку керівництва;

- результати аналізу інформації під час поточної діяльності Університету;

- дані, що забезпечують раннє попередження про наближення некерованих умов;

- результати аналізу попереднього досвіду роботи Університету;

- недосягнуті цілі;

- відхилення від програм і планів, затверджених керівництвом Університету;

- результати перевірки (перегляду) чинних нормативної та іншої документації;

- змінення організаційної або штатної структури Університету, цілей і завдань, що вирішуються підрозділами, службами й персоналом.

Виходами процесу є:

- записи в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій;

- протоколи про виявлені невідповідності;

- зареєстровані коригувальні/попереджувальні дії і результати перевірки їх виконання;

- звіти з внутрішнього аудиту.

5.2 Відповідальність і повноваження

5.2.1 Відповідальним за виконання вимог Інструкції персоналом Університету є головний менеджер з якості Університету.

5.2.2 Керівник структурного підрозділу є відповідальним за призначення й проведення коригувальних дій, своєчасне ідентифікування невідповідності та її коригування в підрозділі Університету.

5.3 Загальні положення

5.3.1 Коригувальні дії розробляють для усунення причин невідповідностей, виявлених під час функціювання СУЯ і надання освітніх послуг під час проведення їх аналізування або аудиту.

Керівник структурного підрозділу:

а) реагує на виявлену невідповідність і залежно від обставин:

- виконує дії з її контролювання и коригування;

- приймає рішення щодо наслідків;

б)  оцінює потребу в діях з усунення причин(и) невідповідності для запобігання її повторному виникненню або виникненню в іншому місці:

- аналізує невідповідність (зокрема, скарги замовників);

- визначає причини невідповідності;

- визначає наявність подібних невідповідностей або потенційну можливість їх виникнення;

в)  визначає коригувальні заходи, терміни И відповідальних за усунення причини невідповідності й виконання необхідних дій для забезпечення впевненості в тому, що невідповідності не виникатимуть повторно;

г)   аналізує результативність будь-якої виконаної коригувальної дії;

д)  за необхідності оновлює перелік ризиків і можливостей, визначених під час планування;

е)   за необхідності вносить пропозиції щодо змін в СУЯ.

5.3.2 В Університеті задокументовану інформацію за результатами прийнятих коригувальних дій зберігають як доказ:

а)  характеру невідповідностей і будь-яких подальших виконаних дій;

б)  результатів будь-якої коригувальної дії.

5.3.3 Ризики і дії з їх попередження

Перелік імовірних ризиків, які можуть виникнути на стадіях процесу управління невідповідностями й коригувальними діями і дії із запобігання їм наведено в таблиці 1. Управління ризиками здійснюється згідно з Положенням «Управління ризиками».

Таблиця 1 - Стадії процесу, ризики і дії з їх попередження

Ризики

Дії із запобігання ризикам

Стадія 1 Виявлення і реєстрація невідповідності

Невідповідності є, але їх не виявлено

Переглянути й удосконалити критерії, за якими виявляють невідповідності Провести додаткове роз’яснення персоналу підрозділу щодо проведення аудиту

Невнесення невідповідностей до відповідного журналу, що призведе до неврахування знайденої невідповідності і, отже, її усунення

Додатковий контроль заповнення журналу під час внутрішнього аудиту

Стадія 2 Аналізування причин виникнення невідповідності

Невідповідності зареєстровано, але не проводять подальші дії з аналізу причин та коригування процесів

Додатковий контроль процесів управління невідповідностями й коригувальними діями в підрозділі під час внутрішнього аудиту

Першопричини визначено неправильно

Звертати увагу на більш детальний аналіз можливих дій з виявлення причин невідповідностей

Некоректно ідентифіковано ланцюжок причин невідповідностей

Звертати увагу на більш детальний аналіз можливих дій з виявлення причин невідповідностей

Неправильно визначено порядок дій для вирішення проблеми або усунення невідповідності

Більш детальний аналіз можливих дій; коригувальні дії визначати з урахуванням попереднього досвіду проведення коригувальних дій у підрозділі

Стадія 3 Визначення коригувальних дій

Виділено недостатньо часу й ресурсів для розроблення й реалізації коригувальних дій

Коригувальні дії визначати з врахуванням попереднього досвіду їх проведення у підрозділі

Неправильно визначено заходи для усунення невідповідності

Долучати до визначення коригувальних дій безпосередніх виконавців процесів

Персонал неточно зрозумів призначення коригувальних дій

Додатково проінформувати керівника про призначення й суть коригувальних дій і їх функції в усуненні невідповідності

Стадія 4 Проведення коригувальних дій, коригування

Виконано коригування, але не проведено коригувальних дій

Додатковий контроль процесів управління невідповідностями й коригувальними діями в підрозділі під час внутрішнього аудиту

Коригувальні дії не виконано або виконано з порушенням установленого терміну

Контролювати виконання коригувальних дій, установлювати повноваження щодо переносу термінів виконання

Стадія 5 Перевірка усунення невідповідності та причини її виникнення

Внесено позначку аудитора про виконання коригувальних дій при неповній наявності свідоцтв, що доводять його виконання

Додатково проінформувати аудитора про перевірку як безпосередньо записів журналу, так і документів, що підтверджують виконання коригувальних дій

Перевірку усунення невідповідності не проведено під час внутрішнього аудиту

Переглянути й удосконалити критерії, за якими обираються аудитори Провести додаткове навчання аудиторів

Стадія 6 Аналізування результативності коригувальних дій

Коригувальні дії не є досить результативними й ефективними

Провести додатковий інструктаж керівників підрозділів Університету щодо правил і методів визначення коригувальних дій

Проведення повторного аналізу невідповідностей і їх причин, застосування більш ефективних методів усунення причин невідповідностей

5.3.4 Процес управління невідповідностями й коригувальними діями містить такі послідовні операції (стадії):

- виявлення і реєстрація невідповідності;

- аналізування причин виникнення невідповідності;

- визначення коригувальних дій;

- проведення коригувальних дій, коригування;

- перевірка усунення невідповідності й причини її виникнення;

- аналізування результативності коригувальних дій.

Блок-схему процесу з управління невідповідностями й коригувальними діями наведено в додатку А.

5.4 Послідовність виконання

5.4.1 Виявлення і реєстрація невідповідності

Невідповідності в діяльності Університету може бути виявлено:

- під час ліцензування, акредитації Університету або освітніх програм;

- перевірки з боку МОНУ.

- самоаналізу діяльності підрозділів;

- вимірювання й аналізу характеристик освітньої та іншої діяльності Університету;

- аналізування навчально-методичної документації відповідно до вимог зовнішніх і внутрішніх нормативних документів;

- аналізування результатів анкетування студентів, викладачів і співробітників, випускників, роботодавців та інших зацікавлених сторін;

- аналізування результатів внутрішніх аудитів освітньої та іншої діяльності Університету;

- розглядання скарг і рекламацій, що одержуються від студентів, викладачів і співробітників Університету, а також від інших споживачів результатів діяльності Університету.

Усі випадки відхилень та невідповідностей у результатах освітньої та іншої діяльності Університету від вимог, визначених у нормативних документах, як встановлені, так і потенційно можливі, в обов'язковому порядку реєструються в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій (додаток Б) або Протоколі невідповідностей як самостійному документі (при проведенні внутрішнього аудиту).

Виявити невідповідність або потенційну невідповідність може будь-який співробітник Університету при виконанні своїх посадових обов'язків. Він зобов’язаний негайно повідомити про неї керівника структурного підрозділу.

Керівник структурного підрозділу, у якому виявлено невідповідність, є відповідальним за своєчасну реєстрацію невідповідностей.

5.4.2 Аналізування причин виникнення невідповідності

Керівник і персонал підрозділу проводять аналіз і встановлюють причину невідповідності шляхом збору й вивчення інформації про виявлені невідповідності за записами.

Під час аналізування причин невідповідностей передбачається:

- визначення першопричини в ланцюзі можливих причин, які призвели до виникнення невідповідності або проблеми. Причини виникнення невідповідності можуть бути пов’язані з персоналом, організацією діяльності (процесу), вимогами регламентуючих документів (зокрема, їх змінами), методами контролювання, реалізацією процесу, веденням, реєстрацією результатів діяльності процесу й оцінювання;

- установлення порядку дій для вирішення проблеми або усунення невідповідності.

5.4.3 Визначення коригувальних дій

На основі проведеного аналізу відповідна посадова особа залежно від сфери діяльності, у якій виявлено невідповідність, розробляє певні заходи щодо усунення цієї невідповідності (дії з коригування), які записує в Журнал невідповідностей і коригувальних дій.

У журналі описують невідповідність, класифікують ії за рівнем впливу на функціонування процесів СУЯ (згідно з п. 8.3.2 Положення «Планування і проведення внутрішнього аудиту»), установлюють причину виявленої невідповідності, описують коригувальні дії, визначають терміни їх виконання й призначають відповідальних осіб (з персоналу підрозділу). Коригувальні дії має бути спрямовано на поліпшення якості послуг, що надаються, процесів і підвищення ефективності СУЯ.

5.4.4 Проведення коригувальних дій (коригування)

Відповідно до коригувальних дій з усунення причин невідповідності, зазначених в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій, керівник підрозділу забезпечує усунення виявленої невідповідності.

Коригувальні дії здійснює персонал структурного підрозділу Університету, у якому виявлено невідповідність. За необхідності можуть залучатися фахівці інших структурних підрозділів Університету, а також створюватися робочі групи.

Коригувальні дії можуть плануватися і здійснюватися на рівні:

- структурного підрозділу Університету;

- Університету в цілому (кількох структурних підрозділів Університету).

Коригувальні дії може бути включено як складову частину:

- планів щодо поліпшення СУЯ Університету, процесів і процедур за результатами аналізу з боку керівництва Університету;

- програм розвитку Університету;

- програм щодо забезпечення якості освітньої діяльності;

- планів заходів щодо усунення невідповідностей, виявлених за результатами зовнішніх і внутрішніх аудитів СУЯ Університету;

- інших планів і програм.

5.4.5 Перевірка усунення невідповідності й причини її виникнення

Після усунення невідповідності керівник підрозділу перевіряє факт її усунення із записом в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій. Контроль за виконанням коригувальних дій і оцінювання результативності виконаних коригувальних дій з відміткою в журналі здійснюється аудитором під час внутрішнього аудиту. Він перевіряє фактичні дати усунення невідповідностей у журналі й документи, що підтверджують виконання коригувальних дій. Аудитор у відповідній графі журналу ставить підпис, що підтверджує виконання й дату перевірки.

Коригувальні дії вважаються результативними в тому випадку, якщо після їх реалізації невідповідність більше не виникає.

5.4.6 Аналізування результативності коригувальних дій

Періодично (не менше одного разу на семестр) керівник підрозділу визначає результативність виконаних коригувальних дій з усунення невідповідностей з відміткою в Журналі реєстрації невідповідностей і коригувальних дій.

На основі даних, наданих внутрішніми аудиторами про статус виконання коригувальних дій у підрозділах Університету, головний менеджер з якості складає узагальнений звіт, який подає на розгляд ректору з метою проведення аналізу з боку керівництва.

6. Вимірювання і моніторинг

Головний аудитор не менше ніж раз на рік здійснює аналіз результативності процесу за такими критеріями:

- загальна кількість невідповідностей та їх розподіл відповідно до підрозділів/процесів у звітний період;

- кількість неусунених у встановлений термін невідповідностей по кожному підрозділу/процесу у звітний період;

- кількість невідповідностей, що виникають повторно після проведення коригувальних дій у звітний період;

- кількість випадків недотримання термінів виконання коригувальних дій у звітний період.

7. Протоколи

Контроль за виконанням протоколів, наведених в Інструкції, здійснюється згідно з Положенням «Управління задокументованою інформацією».

8. Прикінцеві положення

8.1 Інструкція підписується головним менеджером з якості, затверджується ректором Університету й уводиться в дію його наказом.

8.2 Контроль за виконанням Інструкції здійснюють посадові особи Університету в межах своїх повноважень, установлених у посадових інструкціях.

8.3 Зміни й доповнення до Інструкції розглядає і затверджує ректор Університету і вводить у дію наказом у встановленому порядку.

 

Додаток А

Блок-схема процесу управління невідповідностями і коригувальними діями

Додаток Б

Журнал реєстрації невідповідностей і коригувальних дій

(форма СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.НКГ/001)

Дата

Невідповідність

Рівень впливу*

Причини виникнення невідповідності

Коригувальні дії

Опис коригувальних дій

Терміни виконання і ПІБ відповідальної особи, підпис

Відмітка про виконання, дата

ПІБ особи, що контролює виконання, дата перевірки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*Примітки:

К - критична невідповідність - невиконання встановленої вимоги, що з більшою ймовірністю негативно впливає на якість освітньої послуги, діяльність і функціонування СУЯ і яку має бути усунено в найменший термін;

Н - некритична невідповідність - невиконання встановленої вимоги, яке може негативно впливати на якість освітньої послуги й функціонування СУЯ або призвести до виникнення значної невідповідності, якщо її не буде усунуто;

З - зауваження - невиконання встановленої вимоги, яке негативно не впливає на якість освітньої послуги й функціонування СУЯ (наприклад, помилки в тексті або оформленні документу).

Щодо організації діяльності Університету в умовах карантину

Переглянути