Регламент роботи Вченої ради
Національного аерокосмічного університету
ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»

А1. Загальні положення

А 1.1. Регламент роботи Вченої ради Національного аерокосмічного університету ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Регламент) встановлює порядок підготовки і проведення засідань, визначає процедуру розгляду питань щодо повноважень та порядку здійснення контрольних функцій Вченої ради Університету.

А1.2. Порядок роботи Вченої ради Університету та основи організації її діяльності визначені Законами України «Про освіту», «Про вищу освіту», «Про наукову та науково-технічну діяльність», наказами та розпорядженнями Міністерства освіти і науки України, Статутом Університету, Положенням про Вчену раду Національного аерокосмічного університету ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Положення) та цим Регламентом.

А1.3. Місце проведення та мова ведення засідань Вченої ради:

А1.3.1. Засідання Вченої ради Університету відбуваються за адресою: м. Харків, вул. Вадима Манька, буд. 17, головний корпус Університету, 2-й поверх, зал засідань Вченої ради (ауд. 231), за виключенням випадків проведення засідань в дистанційному режимі. За рішенням голови Вченої ради засідання Вченої ради Університету може проводитися в іншому місці.

А 1.3.2. Засідання Вченої ради проводяться державною мовою. Окремі виступи, промови тощо можуть доповідатися англійською або іншою мовою, за виключенням мови країни-агресора.

А 1.4. Засідання Вченої ради є відкритими і гласними.

А 1.4.1. Відкритість засідань Вченої ради забезпечується можливістю присутності на них членів трудового колективу та здобувачів вищої освіти Університету.

А1.4.2. Гласність засідань Вченої ради забезпечується оприлюдненням порядку денного, прийнятих рішень Вченої ради, у тому числі на офіційному вебсайті Університету та/або у внутрішньо університетській мережі ІШегпеІ;.

А1.4.3. На засідання Вченої ради Університету обов’язково запрошують її членів, а також, за необхідністю, керівників структурних підрозділів та осіб, яких безпосередньо стосуються питання порядку денного засідання Вченої ради. Члени трудового колективу та здобувані вищої освіти Університету можуть відвідувати засідання Вченої ради за умови попереднього погодження з секретарем Вченої ради, якщо це не завадить нормальній роботі Вченої ради Університету (з урахуванням місткості зали для засідань Вченої ради).

А 1.5. Положення даного розділу застосовуються з урахуванням особливостей, передбачених розділом А8 Регламенту.

А2. Здійснення повноважень Вченою радою

А2.1. Повноваження Вченої ради Університету визначені у розділі 2 Положення. Здійснення повноважень керівництвом і членами Вченої ради також забезпечують процедури, визначені цим Регламентом.

А2.1.1. Голова Вченої ради Університету:

- на підставі доручення ректора представляє Вчену раду у взаємовідносинах з органами державної влади, зовнішніми організаціями та громадськими об’єднаннями;

- очолює й координує роботу Вченої ради, спрямовує її роботу на забезпечення освітньої, наукової, науково-педагогічної та організаційної діяльності Університету, контролює виконання рішень Вченої ради;

- підписує протоколи, витяги з протоколів засідань Вченої ради;

- з метою реалізації рішень Вченої ради, прийнятих на засіданні, ініціює, організовує видання відповідних наказів та розпоряджень;

-здійснює інші повноваження, передбачені Статутом, Положенням та цим Регламентом.

А2.1.2. Секретар Вченої ради Університету:

- на підставі направлення голови Вченої ради Університету формує проект порядку денного засідання Вченої ради й доводить до відома усіх учасників засідання;

- забезпечує підготовку проведення засідань, зокрема комплектує матеріали, необхідні для реалізації порядку денного засідання, узгоджує їх з головою Вченої ради, оприлюднює їх для ознайомлення у внутрішньо університетській мережі Іпіетеї;

- за ініціативи ректора, голови Вченої ради або за ініціативи не менш ніж тридцяти відсотків членів Вченої ради разом з головою Вченої ради забезпечує скликання та підготовку позачергового засідання Вченої ради;

- відповідає за формування атестаційних справ кандидатів на присвоєння вчених звань;

- за дорученням голови Вченої ради здійснює контроль за виконанням рішень Вченої ради;

- координує оперативне висвітлення роботи Вченої ради, оприлюднює в установленому порядку прийняті рішення на офіційному вебсайті Університету та у внутрішньо університетській мережі ІпїегпеГ

У разі відсутності ученого секретаря Університету, який виконує функції секретаря Вченої ради Університету, його обов’язки покладаються на іншого члена Вченої ради наказом ректора Університету.

А2.1.3. Члени Вченої ради Університету, крім обов’язків, що зазначено у Положенні, також:

- забезпечують єдність та колегіальність діяльності Вченої ради, несуть солідарну відповідальність за ухвалення рішень та їх реалізацію, стан справ у структурних підрозділах Університету, які вони очолюють й інтереси яких представляють на засіданнях Вченої ради;

-вносять пропозиції щодо формування плану та порядку денного засідань Вченої ради відповідно до процедур, визначених Регламентом;

-здійснюють підготовку матеріалів на засідання Вченої ради відповідно до плану роботи в порядку, встановленому цим Регламентом.

А2.2. Реалізація повноважень керівництвом і членами Вченої ради у сфері спрямування діяльності, координації й контролю виконання рішень Вченої ради Університету відбувається на засадах, що виключають дублювання та підміну функцій керівників відповідних структурних підрозділів Університету.

А2.3. Положення даного розділу застосовуються з урахуванням особливостей, передбачених розділом А8 Регламенту.

А3. Форми роботи Вченої ради

А3.1. Організаційною формою роботи Вченої ради Університету є засідання (чергові і позачергові). У зв’язку з відзначенням урочистих дат, важливих подій тощо можуть також проводитися розширені засідання Вченої ради.

АЗ.2. Голова Вченої ради Університету оголошує про відкриття засідання Вченої ради на початку роботи, про закриття - після розгляду останнього питання порядку денного і затвердження протоколів лічильної комісії.

АЗ.З. Чергові засідання Вченої ради Університету відбуваються відповідно до плану роботи один раз на місяць протягом навчального року, як правило, в передостанню середу кожного місяця.

АЗ.4. Голова Вченої ради або, у разі його відсутності, один із заступників голови Вченої ради, у разі потреби може прийняти рішення про зміну дати й часу засідання Вченої ради Університету. Про факт перенесення чергового (планового) засідання та про факт проведення позачергового засідання членів Вченої ради інформують за допомогою телефонограм та/або електронних розсилок, а також можуть інформувати через офіційний вебсайт Університету, внутрішньо університетську мережу ІЩетеї:, корпоративний чат «Вчена рада ХАІ» та електронну пошту, не пізніше ніж за один робочий день до засідання.

АЗ.5. Положення даного розділу застосовуються з урахуванням особливостей, передбачених розділом А8 Регламенту.

А4. План роботи Вченої ради

А4.1. Для належного виконання своїх завдань і повноважень, що викладено у розділі 2 Положення, учений секретар готує проект плану засідань Вченої ради Університету на навчальний рік (семестр) з урахуванням пропозицій ректора, проректорів, голови Вченої ради, а також пропозицій структурних підрозділів та окремих членів Вченої ради, які подані не пізніше ніж за 20 календарних днів до початку нового навчального року (семестру).

А4.2. План роботи затверджується ректором Університету. Зміни до затвердженого плану роботи за необхідності вносяться у порядку, що передбачено у п. А4.1 цього Регламенту, та приймаються за погодженням зголовою Вченої ради Університету за процедурою для прийняття плану роботи Вченої ради Університету.

А4.3. План роботи Вченої ради Університету на поточний навчальний рік (семестр) повинен бути розміщений на офіційному вебсайті Університету.

А5. Підготовка до проведення засідань Вченої ради

А5.1. Матеріали до чергового засідання Вченої ради Університету не пізніше ніж за 5 (п'ять) робочих днів до дня засідання подаються ученому секретарю Університету, який за ухваленням з головою Вченої ради формує порядок денний засідання Вченої ради та не пізніше ніж за 2 (два) робочих дні до засідання забезпечує ознайомлення членів Вченої ради з документом.

А5.2. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку матеріалів до засідання Вченої ради покладається на керівників підрозділів або інших співробітників Університету, визначених у порядку денному як доповідачі. Матеріали, що надійшли пізніше встановленого терміну, можуть бути включені до порядку денного засідання ради лише за рішенням голови Вченої ради.

А5.3. Матеріали до чергового засідання Вченої ради, що містять проекти локальних нормативних актів Університету, у тому числі, проекти положень про певні види діяльності Університету, про структурні підрозділи Університету тощо, типові посадові інструкції обов’язково попередньо погоджуються з юридичним відділом та проходять попереднє обговорення членами Вченої ради не пізніше ніж за п'ять робочих днів до засідання Вченої ради, на якому заплановано розгляд і затвердження даного документу.

А5.4. Матеріали до чергового засідання Вченої ради Університету, що містять проекти рішень Вченої ради, які встановлюють, змінюють або припиняють фінансові права та обов’язки Університету, обов’язково попередньо погоджуються з планово-фінансовим відділом і головним бухгалтером.

А5.5. Матеріали, які подані ученому секретарю до чергового засідання Вченої ради Університету, повинні містити:

- аналітичні (доповідні) записки щодо пункту порядку денного з обґрунтуванням внесених пропозицій (у разі потреби з додатками);

- проект рішення щодо завдань, строків виконання, структурних підрозділів і посадових осіб, відповідальних за контроль над виконанням рішення в цілому, узгоджений з виконавцями;

- проекти наказів та розпоряджень, передбачених рішеннями Вченої ради;

- список осіб, запрошених на засідання Вченої ради, із зазначенням прізвища, імені та по-батькові (повністю), наукового ступеня, вченого звання, посади й місця роботи.

Проекти рішень та інші матеріали до засідання Вченої ради підписують і візують в установленому порядку.

А5.6. На засіданні Вченої ради Університету ведеться протокол, у якому фіксуються хід і результати проведеного засідання.

А5.7. Доопрацювання рішень Вченої ради Університету з урахуванням зауважень і пропозицій членів Вченої ради здійснюють особи, які готували відповідні проекти, протягом 5 (п’яти) робочих днів, якщо рішенням Вченої ради не встановлений інший термін.

А5.8. До порядку денного засідань Вченої ради Університету, передбаченого планом роботи, можуть включатися додаткові питання шляхом внесення змін до нього. Питання інформаційного та процедурного характеру, а також оперативні питання й повідомлення членів Вченої ради щодо діяльності Університету, які не вимагають обговорення або розгорнутого ухвалення, включають до пункту «Різне» порядку денного. За вказаними питаннями ухвалюють протокольні рішення. Пропозиції щодо питань цього пункту подають не пізніше ніж за два дні до засідання Вченої ради.

А5.9. Затвердження порядку денного засідання Вченої ради Університету відбувається більшістю голосів присутніх членів Вченої ради.

А5.10. Положення даного розділу застосовуються з урахуванням особливостей, передбачених розділом А8 Регламенту.

А6. Організація та ведення засідань Вченої ради

А6.1. Перед відкриттям кожного засідання відбувається реєстрація членів Вченої ради на підставі підтвердження їхньої присутності власноручним підписом у реєстраційному листі, за виключенням випадків проведення засідань в дистанційному / змішаному режимі.

А6.2. На початку засідання Вченої ради Університету учений секретар подає голові інформацію про наявність кворуму.

А6.3. Поважною підставою для відсутності члена Вченої ради на засіданнях, які проводять відповідно до календарного плану роботи, можуть бути такі причини: тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо, про які член Вченої ради повідомляє ученому секретарю особисто і завчасно.

А6.4. Засідання Вченої ради Університету розпочинається за наявності кворуму - не менш ніж 2/3 від складу Вченої ради (загальної кількості її членів).

А6.5. Обов'язки та права головуючого на засіданні Вченої ради Університету.

Головуючий на засіданні Вченої ради:

-дотримується норм чинного законодавства України, Статуту, Положення та цього Регламенту і вживає заходів щодо їх дотримання всіма присутніми на засіданні;

- відкриває, проводить і закриває засідання, оголошує перерви в засіданнях;

- надає слово для доповіді (співдоповіді), запитань, виступу, оголошує наступного промовця;

- оголошує списки осіб, записаних на виступ, і надає слово для виступу;

- створює рівні можливості членам Вченої ради в обговоренні питань відповідно до Положення та цього Регламенту;

- вживає заходів для підтримання порядку на засіданні;

- може об’єднувати обговорення кількох пов’язаних між собою питань порядку денного засідання Вченої ради, якщо відсутні заперечення членів Вченої ради;

- ставить уточнювальні запитання промовцю;

- за потреби продовжує засідання Вченої ради понад визначений час;

- оголошує результати голосування та прийняте рішення.

На час доповіді, співдоповіді, виступу в дебатах головуючого на засіданні, розгляду внесеної ним пропозиції та прийняття рішення щодо неї, а також розгляду питання персонально щодо головуючого на засіданні, ведення засідання Вченої ради доручається заступникові голови Вченої ради чи іншій особі з членів Вченої ради.

А6.6. Процедура обговорення питань на засіданні Вченої ради Університету.

А6.6.1. Процедура повного обговорення питань на засіданні включає:

-доповідь призначеного доповідача з питання, яке розглядається, або ініціатора внесення пропозиції, запитання доповідачеві й відповіді на них;

- співдоповідь визначеного співдоповідача, запитання співдоповідачеві й відповіді на них;

- оголошення проекту рішення;

- виступи членів Вченої ради;

- у разі необхідності - заключне слово доповідача і співдоповідача;

- уточнення та оголошення головою Вченої ради пропозицій, які надійшли щодо обговорюваного питання й будуть поставлені на голосування;

- виступи запрошених осіб;

- прийняття рішення Вченої ради.

А6.6.2. Розгляд питань за скороченою процедурою обговорення відбувається за рішенням Вченої ради.

Скорочена процедура обговорення включає:

- виступ доповідача з питання, яке розглядається, або ініціатора внесення пропозиції з установчою частиною проекту ухвали;

- виступи в обговоренні не більше двох членів Вченої ради (з відзначенням позитивних аспектів та недоліків розглядуваного питання);

- уточнення й оголошення головою Вченої ради пропозицій, які надійшли й будуть поставлені на голосування;

- прийняття рішення Вченої ради.

А6.6.3. За пропозицією голови Вченої ради рішення може бути ухвалене без обговорення, якщо у членів Вченої ради немає зауважень до нього.

А6.6.4. Особи, запрошені на засідання, можуть вносити пропозиції з обговорюваного питання, надавати відповідні пояснення та коментарі.

Обговорення питання починається і припиняється за рішенням голови Вченої ради.

А6.7. Порядок підготовки матеріалів.

Доповідач, співдоповідач, інформацію яких заслуховують на засіданні Вченої ради Університету, подають ученому секретарю в паперовому й електронному вигляді документи та матеріали не пізніше ніж за 5 (п'ять) робочих днів до засідання.

Документи щодо обрання за конкурсом на посаду подають у термін і в обсязі, визначеному умовами конкурсу.

Документи, підготовлені для розгляду Вченою радою, зберігаються ученим секретарем і додаються до протоколу засідання.

А6.8. Тиражування документів та матеріалів.

Документи та матеріали, необхідні для забезпечення роботи Вченої ради, редагують та тиражують відповідні структурні підрозділи й передають ученому секретарю за 1 (один) день до засідання.

А6.9. Положення даного розділу застосовуються з урахуванням особливостей, передбачених розділом А8 Регламенту.

А7. Підготовка і прийняття рішень Вченою радою та контроль за їх виконанням

А7.1. Проект рішення Вченої ради Університету є результатом спільної праці всіх учасників процесу підготовки окремого питання до розгляду на Вченій раді.

У проекті рішення пропонують оцінку діяльності того чи іншого підрозділу, рівня стану справ з тієї чи іншої обговорюваної проблеми, зазначають недоліки, виокремлюють конкретні завдання, встановлюють терміни їх виконання та визначають відповідальних осіб.

Члени Вченої ради, які одержали проекти рішень та/або інші документи до засідання, уважно їх вивчають і, в разі потреби, формулюють свої зауваження та пропозиції. Зауваження та пропозиції до проектів рішень та/або інших документів, що пропонуються для розгляду на засіданні Вченої ради, повинні бути обґрунтованими, оформлятися у письмовому вигляді або у вигляді електронного документу та своєчасно передаватися розробнику проекту рішення та/або інших документів.

Безпосередній контроль за своєчасним інформуванням відповідних структурних підрозділів про рішення Вченої ради здійснює учений секретар Університету.

Рішення Вченої ради оприлюднюються на офіційному вебресурсі Університету.

Безпосередній контроль за виконанням рішень Вченої ради здійснюють посадові особи Університету, названі в рішенні Вченої ради.

А7.2. Прийняття та скасування рішень Вченої ради Університету.

Вчена рада приймає рішення виключно на її засіданнях після обговорення питань більшістю голосів присутніх на засіданні членів Вченої ради, крім випадків, передбачених чинним законодавством України і Положенням.

Голосування здійснюють члени Вченої ради особисто підняттям руки або у визначеному для таємного голосування місці в залі засідань Вченої ради. Голосуючи з одного питання, член Вченої ради має один голос, зобов’язаний подати його за, проти або утриматися від прийняття рішення. Після закінчення кожного відкритого голосування його результати оголошує головуючий на засіданні Вченої ради. Результати таємного голосування оголошує голова лічильної комісії. Вчена рада може прийняти процедурне рішення щодо визначення виду і способу голосування з питання, що розглядається, якщо вид і спосіб голосування не встановлені чинним законодавством України, Статутом, Положенням і цим Регламентом.

Рішення Вченої ради приймають лише з питань, включених до порядку денного засідання Вченої ради.

У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос головуючого на засіданні Вченої ради.

А7.3. Окремі доручення.

За результатами обговорення питань на засіданні Вчена рада Університету може прийняти рішення про надання доручень окремим її членам, посадовим особам Університету.

Доручення, надані на засіданні Вченої ради, фіксують у протоколі її засідання. Виконання доручень контролює учений секретар Університету.

А7.4. Лічильна комісія.

Лічильну комісію обирають на засіданні Вченої ради для організації голосування членів Вченої ради і визначення його результатів. Лічильна комісія підраховує голоси під час голосування за дорученням Вченої ради, у разі необхідності встановлює присутність членів Вченої ради на засіданні, а також розглядає звернення членів Вченої ради, пов’язані з порушеннями порядку голосування чи перешкодами для голосування. Лічильну комісію обирає Вчена рада кількістю не менше 3-х осіб з членів ради, присутніх на засіданні.

Лічильна комісія обирає зі свого складу голову. У роботі лічильної комісії не можуть брати участь члени Вченої ради, кандидатури яких внесено до бюлетеня для голосування, або члени Вченої ради, які належать до одного структурного підрозділу (кафедри, факультету, відокремленого структурного підрозділу) з особами, чиї дані внесені до бюлетеня для таємного голосування.

Час, місце й порядок проведення голосування визначає лічильна комісія, про що вона повідомляє членів Вченої ради на засіданні перед початком голосування. Якщо із цих питань у членів Вченої ради виникають заперечення, зміни до рішення лічильної комісії приймають після скороченого обговорення.

А7.5. Бюлетені для таємного голосування.

Бюлетені для таємного голосування в кількості, що відповідає фактичній кількості обраних членів Вченої ради, виготовляють за встановленою нормативними документами або Вченою радою формою. Бюлетені для кожного таємного голосування повинні бути однаковими за матеріалом, кольором, розміром, змістом і не повинні мати ніяких позначок. У них зазначають мету голосування та, за необхідності, у відповідному місці ставлять підписи голови та секретаря лічильної комісії.

До бюлетеня для таємного голосування при персональних обраннях, призначеннях, наданні згоди на призначення включають усі кандидатури на посади, які висунуті в порядку, встановленому чинним законодавством, і дали згоду балотуватися. Самовідвід кандидатів Вчена рада приймає без голосування. Кандидат може зняти свою кандидатуру (не балотуватися) і перед проведенням повторного голосування. Якщо розглядається питання про надання згоди на звільнення з посади, припинення повноважень або висловлення недовіри, то до бюлетеня для таємного голосування вносять прізвище відповідної кандидатури, незалежно від її згоди на це.

Лічильна комісія перед початком голосування опечатує скриньки для таємного голосування й забезпечує всі необхідні умови для дотримання таємності голосування та вільного особистого волевиявлення членів Вченої ради.

А7.6. Організація таємного голосування та встановлення його результатів.

Перед проведенням таємного голосування голова лічильної комісії представляє членам Вченої ради форму бюлетеня, його зміст і пояснює порядок проведення голосування.

Кожному члену Вченої ради лічильна комісія видає один бюлетень для таємного голосування.

Голосування проходить шляхом проставлення в бюлетені для таємного голосування позначки, що засвідчує волевиявлення члена Вченої ради, навпроти прізвища кандидата, за якого він голосує, або навпроти іншого запропонованого в бюлетені варіанта чи в інший спосіб, визначений в бюлетені. Заповнений бюлетень для таємного голосування опускають у скриньку для таємного голосування.

Недійсними вважають бюлетені невстановленого зразка, бюлетені, у яких підтримано дві й більше кандидатур на одну посаду, а також бюлетені, з яких неможливо з’ясувати волевиявлення члена Вченої ради. Прізвища, додатково вписані до бюлетенів, при підрахунку голосів не враховують.

Рішення за результатами таємного голосування вважають прийнятим, якщо за нього подано необхідну кількість голосів присутніх членів Вченої ради відповідно до чинного законодавства України, Положення і цього Регламенту.

Таємне голосування вважають таким, що не відбулося, якщо бюлетенів для таємного голосування членами Вченої ради отримано менше, ніж необхідно для прийняття відповідного рішення. У такому разі проводять переголосування, якщо інше не встановлено чинним законодавством або якщо більшістю голосів складу членів Вченої ради не прийнято іншого рішення.

Якщо при обранні, призначенні, наданні згоди про призначення на посаду жоден із кандидатів на посаду не отримає за результатами першого голосування необхідної більшості голосів членів Вченої ради, проводять повторне голосування щодо двох кандидатур, які отримали найбільшу кількість голосів членів Вченої ради при першому голосуванні.

Якщо через вибуття кандидатів з балотування залишається один кандидат, повторне голосування проводять щодо нього.

Якщо за результатами таємного голосування кандидата не було відповідно обрано, призначено, надано згоди на його призначення, проводять повторний розгляд цього питання порядку денного з висуненням нових кандидатів на наступних засіданнях Вченої ради. Кількість повторних розглядів таких питань не обмежена.

А7.7. Інформування про результати таємного голосування.

Голова лічильної комісії доповідає на засіданні Вченої ради про результати таємного голосування, виявлені порушення порядку голосування та відповідає на запитання членів Вченої ради.

Результати таємного голосування лічильна комісія вносить до протоколу, який підписують усі присутні її члени. Член лічильної комісії, який не погоджується з її протоколом, у письмовій формі викладає свою окрему думку, яку додають до протоколу засідання лічильної комісії й оголошують на засіданні Вченої ради.

Якщо за результатами таємного голосування буде прийнято рішення про обрання, призначення, надання згоди на призначення відповідного кандидата, голова засідання на підставі доповіді лічильної комісії оголошує таке рішення, яке затверджується відкритим голосуванням членів Вченої ради.

А7.8. Протокол засідання Вченої ради Університету.

Засідання Вченої ради фіксують у протоколі засідання, який оформлюється секретарем Вченої ради протягом 5 днів після завершення засідання. Протоколи підписує голова Вченої ради та секретар Вченої ради.

У протоколі засідання Вченої ради зазначають порядковий номер протоколу (нумерація ведеться з початку навчального року), дату та місце проведення засідання, кількість присутніх членів Вченої ради; прізвище та ініціали голови засідання, ученого секретаря; окремо кожне питання порядку денного із зазначенням посади, прізвища та ініціалів доповідача, співдоповідача, прізвищ, ініціалів членів Вченої ради, які брали участь в обговоренні питання; результати голосування проектів рішень, доручень Вченої ради, пропозицій членів Вченої ради і прийняті рішення, зокрема процедурні.

Протокол також може містити стенограму або текст виступів, доповіді, довідки та інші документи.

Підписаний протокол засідання разом із матеріалами зберігається ученим секретарем Університету.

Протокол засідання Вченої ради є офіційним документом, який підтверджує обговорення й прийняття рішень Вченою радою й може надаватися для ознайомлення членам Вченої ради та працівникам Університету, яких стосуються ці рішення, за їх письмовими зверненнями до голови Вченої ради, зареєстрованими згідно з вимогами чинного законодавства України. За необхідністю із протоколів засідань Вченої ради може робитися витяг з певного питання, який підписують голова і/або секретар Вченої ради.

А7.9. Положення даного розділу застосовуються з урахуванням особливостей, передбачених розділом А8 Регламенту.

А8. Проведення засідань Вченої ради в дистанційному режимі

А8.1. У разі необхідності (з міркувань безпеки членів Вченої ради або за інших обставин, які перешкоджають проведенню засідання в звичайному режимі), засідання Вченої ради Університету можуть проводитись в дистанційному режимі. Рішення про проведення засідання в дистанційному режимі приймає голова Вченої ради.

А.8.2. Не пізніше ніж за 1 день до проведення засідання Вченої ради Університету в дистанційному режимі, учений секретар надсилає членам Вченої ради перелік питань для голосування (з варіантами відповіді: а) «Так», «Ні», «Утримався»; б) «За», «Проти») на корпоративну електронну пошту (@khai.edu) або за допомогою системи електронного документообігу. Адреса електронної пошти, яка міститься в матеріалах ученого секретаря, вважається офіційною поштою члена Вченої ради Університету. Будь-які повідомлення та/або результати голосування, направлені з такої електронної пошти, вважаються особистим волевиявленням члена Вченої ради, якщо ним не заявлено заперечень щодо результатів його голосування протягом 3 днів з дати проведення засідання в дистанційному режимі.

А8.3. Член Вченої ради вважається присутнім на дистанційному засіданні Вченої ради Університету після підтвердження його особи шляхом верифікації його електронної пошти адміністратором (начальником відділу технічних засобів навчання).

А8.4. Затвердження порядку денного, обговорення питань засідання Вченої ради Університету в дистанційному режимі здійснюється за допомогою

технічних засобів онлайн-спілкування. Під час засідання Вченої ради голова або учений секретар інформує членів Вченої ради про результати дистанційного голосування і прийняті рішення. Прийняті на засіданні рішення затверджуються членами лічильної комісії (3 члени Вченої ради) і заносяться до протоколу.

А8.5. Прийняття рішень з питань, що не потребують таємного голосування (відкрите голосування) проводиться шляхом заповнення членом Вченої ради електронної форми опитування.

А8.6. У разі неможливості прийняття участі (або продовження участі) членом Вченої ради в засіданні з технічних причин (втрата зв’язку, перебої у зв’язку, вихід з ладу техніки під час засідання тощо), така особа заповнює опитувальник з переліком питань, що входять до порядку денного, та надсилає його зі своєї корпоративної пошти протягом часу, відведеного на голосування.

А8.8. У разі неможливості проведення таємного голосування з дотриманням вимог, визначених розділами А7 та А8 Регламенту, таємне голосування проводиться згідно з положеннями, викладеними в розділі А9 Регламенту.

А8.9. Рішення, прийняті на засіданні Вченої ради Університету, яке проведено в дистанційному режимі, набирає чинності в тому ж порядку, що рішення прийняті в звичайному режимі.

А9. Порядок проведення таємного голосування з використанням програмного забезпечення (засобу), що забезпечує анонімність і верифікованість такого голосування на засіданнях Вченої ради у випадку використання засобів відеозв’язку в режимі реального часу

А9.1 Загальні положення 

А9.1.1. Порядок проведення таємного голосування з використанням програмного забезпечення (засобу), що забезпечує анонімність і верифікованість такого голосування на засіданнях Вченої ради Університету у випадку використання засобів відеозв’язку в режимі реального часу (далі - Порядок) розроблено відповідно до законів України «Про освіту» (зі змінами), «Про вищу освіту» (зі змінами), Статуту Університету та інших локальних нормативних актів Університету, що регламентують діяльність Вченої ради Університету, а також постанови Кабінету Міністрів України від 20 травня 2020 р. № 392 «Про встановлення карантину з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби СОУЮ-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» (із змінами).

А9.1.2. Метою прийняття і застосування цього Порядку є організація і забезпечення виконання колегіальним органом управління Університету - Вченою радою, усіх своїх завдань і функцій, що визначено законом України «Про вищу освіту», Статутом й іншими локальними нормативними актами Університету, які регулюють її діяльність, з урахуванням вимог безпеки, що може досягатися шляхом проведення засідання Вченої ради у дистанційному режимі та таємного голосування з використанням програмного забезпечення (засобу), який забезпечує анонімність і верифікованість такого голосування. 

         А9.2 Застосування порядку 

А9.2.1. Порядок встановлює рекомендовану послідовність дій ученого секретаря, членів лічильної комісії та членів Вченої ради у вигляді основних кроків від процедури створення Бюлетеня для таємного голосування з використанням Google Forms, процедури голосування до створення, збереження та завірення вченим секретарем Вченої ради файлу з результатами голосування.

А9.2.2. Цей Порядок може використовуватися Вченою радою Університету у випадках: воєнного стану, оголошеної в установленому порядку надзвичайної ситуації, відповідних карантинних умов, відсутності транспортного сполучення тощо.

А9.2.3. Положення цього Порядку з моменту набуття ним чинності є невід’ємною частиною локальних нормативних актів Університету, які регулюють діяльність Вченої ради Університету (Положення про Вчену раду, Регламент роботи Вченої ради тощо) та можуть застосовуватися кожного разу, якщо виникає ситуація з небезпекою для членів Вченої ради, що унеможливлює проведення таємного голосування у традиційному порядку (шляхом безпосереднього особистого отримання бюлетеня, його заповнення, підрахунку голосів членами лічильної комісії, затвердження результатів голосування).

А9.3 Процедура проведення таємного голосування з використанням програмного забезпечення (засобу) GOOGLE FORMS 

А9.3.1. При проведенні таємного голосування з використанням програмного забезпечення (засобу) Google Forms рекомендується виконання наступних умов: для проведення засідання Вченої ради використовувати засоби відеозв’язку, які дають можливість відеозапису та збереження відеозапису процедури проведення засідання;

член Вченої ради вважається присутнім дистанційно на засіданні Вченої ради після підтвердження його особи шляхом верифікації його електронної пошти адміністратором (начальником відділу технічних засобів навчання);

у разі неможливості безперервної участі в засіданні Вченої ради (або продовження участі) членом Вченої ради, який бере участь у засіданні дистанційно з технічних причин (втрата зв’язку, перебої у зв’язку, вихід з ладу техніки під час засідання тощо) - такий член Вченої ради вважається відсутнім на засіданні ради, Учений секретар не надсилає йому Бюлетень для таємного голосування, і він (вона) не бере участь у голосуванні;

члени Вченої ради, які беруть участь у засіданні Вченої ради дистанційно з використанням засобів відеозв’язку в режимі реального часу повинні працювати з ввімкненими відеокамерами;

бюлетень таємного голосування учений секретар утворює з домену khai.edu;

учений секретар ознайомлює членів Вченої ради Університету з налаштуваннями Бюлетеня для таємного голосування (демонстрація на екрані) для забезпечення анонімності та верифікованості голосування;

після закінчення процедури таємного голосування з використанням засобів відеозв’язку в режимі реального часу учений секретар інформує членів Вченої ради Університету про результати таємного голосування з використанням Google Forms шляхом демонстрації створеної електронної таблиці Google Таблиці на екрані для затвердження результатів голосування та протоколу лічильної комісії відкритим голосуванням простою більшістю голосів членів Вченої ради, які брали участь у засіданні.

А9.3.2. Технічна інструкція з проведення таємного голосування Вченою радою за допомогою сервісу GOOGLE FORMS викладено у Додатку 1 до цього Порядку.

А9.4 Прикінцеві положення 

А9.4.1.Цей Порядок затверджується Вченою радою Університету і вводиться в дію наказом ректора Університету.

А9.4.2. Контроль за виконанням Порядку здійснюють посадові особи Університету в межах своїх повноважень, установлених у посадових інструкціях.

А9.4.3. Зміни й доповнення до Порядку розглядаються і затверджуються Вченою радою Університету і вводяться у дію наказом ректора Університету.

Додаток 1
до  Порядку проведення таємного голосування
з використанням програмного забезпечення (засобу),
що забезпечує анонімність і верифікованість такого голосування

Технічна інструкція щодо проведення таємного голосування Вченою радою Університету за допомогою сервісу GOOGLE FORMS

Члени Вченої ради отримують на свою електронну корпоративну пошту лист з посиланням на електронний бюлетень для таємного голосування.

Перейшовши за посиланням, респондент переходить на сторінку Форми, де відбувається верифікація учасника. В формі для реєстрації необхідно вказати корпоративну електронну адресу, та вибрати зі списку прізвище учасника голосування та натиснути кнопку ДАЛІ (рисунок ДІЛ).

Для голосування необхідна авторизація тільки за допомогою корпоративної електронної пошти!

Рисунок Д1.1 - Форма для реєстрації на таємне голосування

Рисунок Д1.2 - Заповнення бюлетеня для таємного голосування

Щоб затвердити відповіді на всі розглянуті питання потрібно вибрати один із варіантів  та натисніть кнопку НАДІСЛАТИ (рисунок Д1.3).

Рисунок Д1.3 - Підтвердження відповідей та завершення голосування

По закінченню голосування користувач отримує відповідне повідомлення(рисунок Д1.4).

Рисунок Д1.4 - Повідомлення про успішне голосування

Після закінчення терміну реєстрації, відправка форми буде заборонена (рисунок Д1.5).

Рисунок Д1.5 - Повідомлення про неможливість голосування через закінчення терміну реєстрації

Після того, як член Вченої ради проголосував та відправив відповідь, він може подивитись загальну інформацію про те, яким чином розподіляються голоси за посиланням в прикріпленому файлі на корпоративній пошті (рисунок Д1.6).

Рисунок Д1.6 - Приклад висвітлення результатів таємного голосування