Положення про управління задокументованою інформацією | ХАІ
bellCreated using FigmaVectorCreated using FigmacalendarCreated using Figmaearth-globeCreated using FigmaenvelopeCreated using FigmaFax 1Created using FigmaVectorCreated using FigmaVectorCreated using Figmatelephone-handle-silhouetteCreated using Figma

Положення про управління задокументованою інформацією

Положення про управління задокументованою інформацією
 в Національному аерокосмічному університеті
ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»

 

СУЯ ХАІ-НМВ-П/008:2019

Дата введення 20 квітня 2019 р.

Редакція № 3

1. Призначення і сфера застосування

1.1 У цьому положенні установлено єдині вимоги щодо оформлення, ідентифікації і структури задокументованої інформації (документів) системи управління якістю Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Університет), а також визначається порядок їх створення, узгодження, затвердження, упровадження, розповсюдження, контролю, актуалізації, збереження, внесення змін і вилучення застарілих документів з обігу.

1.2 У цьому положенні не встановлено вимоги щодо оформлення, ідентифікації і структури організаційно-розпоряджувальних документів Університету. Вимоги до цих документів визначено в Інструкції з діловодства Університету.

1.3 У цьому положенні встановлено порядок придбання, ідентифікації, внесення змін, розповсюдження, вилучення застарілих нормативних документів зовнішнього походження.

1.4 У цьому положенні не встановлено порядок придбання, ідентифікації, внесення змін, розповсюдження, вилучення застарілих законодавчих актів і організаційно-розпоряджувальних документів Міністерства освіти і науки України та інших органів влади.

1.5 Це положення розроблено відповідно до вимог п. 7.5 ISO 9001 і ДСТУ ISO 9001 й п. 7.5 Положення «Про систему управління якістю» СУЯ ХАІ-НМВ-П/010.

1.6 Вимоги цього положення поширюються на діяльність персоналу Університету щодо створення, узгодження, затвердження, упровадження, розповсюдження, контролю, актуалізації, збереження, внесення змін та вилучення з обігу застарілих документів системи управління якістю Університету.

2. Нормативні посилання

У цьому положенні наведено посилання на такі нормативні документи:

1) СУЯ ХАІ-ВК-РІ/001:2015 Інструкція «Порядок підготовки положень про структурні підрозділи»;

2) СУЯ ХАІ-НМВ-П/0013:2019 Положення «Про систему управління якістю Університету»;

3) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УД/001 Форма плану розробки внутрішніх документів;

4) СУЯ ХАІ-НМВ-Ш.УД/001 Шаблон документа системи управління якістю;

5) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УД/002 Форма листа зауважень та пропозицій;

6) СУЯ ХАІ-НМВ-Ш.УД/001 Шаблон протоколу системи управління якістю;

7) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УД/003 Форма листа обліку внесення змін;

8) ДСТУ ISO 9000:2015 Системи управління якістю. Основні положення та словник термінів (ISO 9000:2015, IDT);

9) ДСТУ ISO 9001:2015 Системи управління якістю. Вимоги (ISO 9001:2015, IDT);

10) ДСТУ IS0/TR 10013:2003 Настанови з розроблення документації системи управління якістю (IS0/TR 10013:2003, IDT);

11) Інструкція з діловодства.

3. Терміни та визначення понять

У цьому положенні застосовано терміни та визначення понять, наведені в ДСТУ ISO 9000 і ДСТУ ISO/TR 10013, а саме:

3.1 дані - факти про об’єкт;

3.2 інформація - значущі дані;

3.3 документ - інформація та її носій;

3.4 задокументована інформація - інформація, яку необхідно контролювати й підтримувати в організації, та її носій;

3.5 положення про систему управління якістю - документ, за яким регламентується система управління якістю організації;

3.6 політика у сфері якості - загальні наміри й спрямованість організації, пов’язані з якістю, які офіційно сформулювало найвище керівництво;

3.7 положення - нормативно-правовий акт, за яким визначаються основні правила організації та діяльності її структурних підрозділів;

3.8 протокол (запис) - документ, у якому наведено одержані результати або докази виконаних робіт;

3.9 процедура (методика) - установлений спосіб виконання роботи або процесу;

3.10 посадова інструкція - документ, за яким визначається трудова функція працівника, його права та обов'язки;

3.11 робоча інструкція - деталізований опис процесу виконання завдання й реєстрації результатів;

3.12 цілі у сфері якості - те, чого хочуть досягти або до чого прагнуть у сфері якості;

3.13 форма - документ, що використовують для реєстрування даних, яких потребує система управління якістю;

3.14 шаблон документа - документ, що містить усі елементи, які є спільними для різних документів певного типу. Шаблон використовується як зразок для створення нових документів певного типу;

3.15 консенсус - загальна згода, що характеризується відсутністю значних заперечень із суттєвих питань у більшості заінтересованих сторін і досягається внаслідок процедури, спрямованої на врахування думки всіх сторін і зближення розбіжних поглядів. Консенсус не обов’язково є одностайним.

4. Скорочення 

У Положенні наведено такі скорочення:

СУЯ - система управління якістю;

НМВ - навчально-методичний відділ;

ПЯ - політика у сфері якості;

ЦЯ - цілі у сфері якості;

НЯ - настанова щодо якості;

РІ - робоча інструкція;

ПП - положення про підрозділи;

ТПІ - типова посадова інструкція;

ПІ - посадова інструкція;

ТП - типове положення;

П - положення;

Ф - форма документа;

Ш - шаблон документа;

УД - управління документами.

5. Опис процедури

5.1 Входи й виходи процесу

Входами процесу є внутрішня інформація, яку необхідно документувати, контролювати, підтримувати в актуальному стані й зберігати, і зовнішня нормативна задокументована інформація.

Виходами процесу є затверджена й упроваджена внутрішня задокументована інформація та ідентифікована й доведена до персоналу зовнішня нормативна задокументована інформація.

5.2 Відповідальність і повноваження

5.2.1 Відповідальним за виконання вимог цього положення персоналом Університету є головний менеджер з якості Університету.

5.2.2 Розробник(-и) документа є відповідальним(-и) за його зміст, відповідність чинним вимогам до оформлення документів і внесення змін до нього.

5.2.3 Розробник(-и) документу має(-ють) повноваження запитувати й отримувати від підрозділів та інших працівників Університету інформацію, необхідну для створення та/або актуалізації документа.

5.2.4 Менеджер з якості є відповідальним за організацію обліку й зберігання внутрішніх документів СУЯ Університету.

5.2.5 Менеджер з якості є відповідальним за визначення зовнішньої нормативної задокументованої інформації, яка є необхідною для розроблення, упровадження, функціонування й поліпшення СУЯ Університету.

5.2.6 Директор науково-технічної бібліотеки Університету є відповідальним за придбання й ідентифікацію зовнішніх нормативних документів, які є необхідними для розроблення, упровадження, функціонування й поліпшення СУЯ Університету та забезпечення вільного доступу до неї персоналу.

5.2.7 Керівники структурних підрозділів/процесів є відповідальними за ознайомлення підлеглих з вимогами нових документів і змінами до чинних документів.

5.2.8 Керівник відділу діловодства й архіву є відповідальним за своєчасне розсилання електронних копій затверджених внутрішніх документів і наказів про введення їх в дію.

5.2.9 Керівник відділу технічних засобів навчання є відповідальним за своєчасне розміщення на веб-сайті Університету електронних копій затверджених документів.

5.2.10 Співробітники навчально-методичного відділу є відповідальними за ведення обліку й зберігання оригіналів (копій) внутрішніх документів СУЯ Університету.

5.3 Загальні положення

5.3.1 Загальні положення і функції задокументованої інформації

5.3.1.1 Управління задокументованою інформацією полягає у створенні умов, що забезпечують отримання і зберігання необхідної для користувача інформації, її швидкий пошук і доведення до зацікавлених сторін у встановлені терміни і з найменшими витратами.

5.3.1.2 Загальними функціями задокументованої інформації СУЯ є:

- опис системи управління якістю Університету;

- забезпечення обміну інформацією між підрозділами для кращого розуміння взаємозв'язків між ними;

- інформування співробітників про зобов'язання керівництва щодо якості;

- сприяння співробітникам у розумінні їх ролі в організації, поглибленні усвідомлення ними значення та важливості їх роботи;

- забезпечення взаємного розуміння між співробітниками й керівництвом;

- забезпечення основи сподівань щодо належного виконання робіт;

- викладення того, як треба працювати щоб виконувати встановлені вимоги;

- надання об'єктивного доказу виконання встановлених вимог;

- забезпечення чіткої, ефективної схеми функціонування;

- забезпечення основи для підготовки нових співробітників і періодичної перепідготовки штатного персоналу;

- забезпечення основи для впорядкованості й збалансованості в межах Університету;

- забезпечення послідовності й узгодженості під час виконання операцій на основі задокументованих процесів;

- забезпечення основи для постійного поліпшення надання освітніх і науково-дослідних послуг;

- демонстрування зацікавленим сторонам можливостей у межах Університету;

- забезпечення основи для здійснення аудиту системи управління якістю;

- забезпечення основи для оцінювання результативності й постійної придатності системи управління якістю.

5.3.2 Структура документації СУЯ

5.3.2.1 Документація СУЯ Університету складається з внутрішніх і зовнішніх документів (додатки А і Б).

5.3.2.2 Внутрішня задокументована інформація СУЯ містить такі документи:

- політику у сфері якості;

- цілі у сфері якості;

- положення про систему управління якістю;

- інструкції;

- типові положення;

- положення про підрозділи;

- положення;

- типові посадові інструкції;

- посадові інструкції;

- регламенти;

- організаційно-розпорядчі документи (інструкції щодо охорони праці, пожежної безпеки; правила внутрішнього трудового розпорядку; накази; розпорядження; службові записки; договірні документи; акти; листи й факси);

- форми, протоколи й журнали реєстрації;

- шаблони/бланки.

5.3.2.3 До зовнішніх документів СУЯ належать:

- закони України;

- організаційно-розпорядчі документи МОН України та інших органів влади;

- нормативні документи.

5.3.3 Ідентифікація документів СУЯ

5.3.3.1 Документи СУЯ повинні мати відповідні ідентифікаційні номери. Ідентифікаційний номер документа СУЯ - це унікальний літерно-цифровий код, який формується за принципом, наведеним на рис. 1.

Рисунок 1 - Структура ідентифікаційного номера внутрішнього документа в Університеті

 

Примітка 1. У деяких випадках скорочену назву факультету, деканату й кафедри замінено відповідним цифровим позначенням.

Примітка 2. У деяких випадках при визначенні ідентифікаційного номера форми/шаблону (бланка) після типу документа може додатково зазначатися скорочена назва процесу, результати виконання якого реєструються в цьому документі.

Приклад: СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.ВА/001:2019, де ВА - скорочена назва процесу «Внутрішній аудит».

Примітка 3. Ідентифікаційний номер документа, який містить результати та/або докази (протоколи, журнали реєстрації тощо) може відповідати його ідентифікаційному номеру, який зазначено в номенклатурі справ підрозділу та/або порядковому номеру.

5.3.3.2 Ідентифікаційний номер внутрішнього документа розміщується на його титульному аркуші й у верхньому колонтитулі на кожній наступній сторінці документа.

5.3.4 Стадії управління задокументованою інформацією СУЯ

5.3.4.1 Процес управління внутрішніми документами містить такі стадії:

- планування розроблення внутрішніх документів;

- розроблення, погодження й затвердження;

- упровадження й застосування;

- перегляд і внесення змін;

- зберігання й вилучення з обігу.

Блок-схему процесу управління внутрішніми документами наведено в додатку А.

5.3.4.2 Процес управління зовнішніми документами містить такі стадії:

- визначення переліку й придбання необхідних зовнішніх документів;

- ідентифікація зовнішніх документів і забезпечення доступу до них;

- підтримка актуальності й внесення змін;

- зберігання й вилучення з обігу.

Блок-схему процесу управління зовнішніми документами наведено в додатку Б.

5.3.5 Ризики і дії щодо їх попередження

Перелік імовірних ризиків, які можуть виникнути на стадіях управління документами і дії щодо їх запобігання наведено в таблиці 1. 

Таблиця 1

Ризики

Дії із запобігання ризикам

1 Управління внутрішніми документами

Стадія 1.1 Розроблення, погодження й затвердження

Обсяг задокументованої інформації СУЯ Університету не є достатнім для її функціонування

Під час визначення обсягу задокументованої інформації СУЯ Університету необхідно аналізувати актуальні вимоги законодавчих актів і нормативних документів щодо наявності в Університеті відповідної документації. Визначити перелік документів, які застосовуються в Університеті й оцінити їх на відповідність цим вимогам

Застосування неактуальної інформації під час розроблення документа

До початку розроблення документа проводити перевірку актуальності й адекватності інформації, яка далі буде використовуватися

Зміст документа не відповідає компетентності персоналу, який буде його застосовувати

До початку розроблення документа слід визначити рівень компетентності персоналу, який буде його застосовувати

Порушення вимог до оформлення документів

Проведення інструктажу з розробником(-ами) документа щодо виконання вимог до оформлення документів, які діють в Університеті

Недосягнення консенсусу під час технічної експертизи документа

Надання повноважень головному менеджеру з якості Університету приймати управлінські рішення в такій ситуації

Стадія 1.2 Упровадження й застосування

Зміст документа не доведено до персоналу

Переглянути й удосконалити процес інформування персоналу

Документ не використовується персоналом

Проводити позапланові перевірки використання документа персоналом Переглянути й удосконалити систему стимулювання персоналу (введення додаткових штрафних санкцій)

Стадія 1.3 Перегляд і внесення змін

Недотримання визначеної періодичності перегляду документу

Контролювати поточний стан чинної версії документа й своєчасно планувати його перегляд

Внесені зміни до документа є недостатніми для досягнення запланованих результатів

Перед погодженням і затвердженням змін до документа необхідно оцінити їх вплив на досягнення запланованих результатів

Стадія 1.4 Зберігання й вилучення з обігу

Порушення правил і умов зберігання задокументованої інформації

Провести додатковий інструктаж з відповідальними за документообіг у підрозділах стосовно правил і умов зберігання задокументованої інформації

Порушення правил вилучення документа з обігу

Провести додатковий інструктаж з відповідальними за документообіг у підрозділах стосовно правил вилучення з обігу документів

2 Управління зовнішніми документами

Стадія 2.1 Визначення переліку й придбання необхідних зовнішніх документів

Визначений перелік необхідних зовнішніх документів не є достатнім для функціонування системи управління якістю й діяльності Університету

Під час визначення переліку зовнішніх документів необхідно аналізувати актуальні вимоги законодавчих актів і нормативних документів у сфері управління якістю

Визначено неактуальні версії зовнішніх документів

Під час визначення переліку зовнішніх документів необхідно додатково перевіряти актуальність зовнішніх документів

Придбання неофіційних примірників (копій) зовнішніх документів

Перед закупівлею зовнішніх документів перевіряти добропорядність і надійність постачальників

Стадія 2.3 Ідентифікація, облік зовнішніх документів і забезпечення доступу до них

Порушення правил ідентифікації зовнішніх документів

Провести додатковий інструктаж з відповідальними особами стосовно правил ідентифікації зовнішніх документів

Персонал не має доступу до зовнішніх документів або доступ є обмеженим

Періодично перевіряти працездатність електронного каталогу літератури науково-технічної бібліотеки Університету й забезпечити відповідні умови роботи із зовнішніми документами в читальних залах

Стадія 2.4 Підтримка актуальності зовнішніх документів і внесення змін до них

Актуальність зовнішньої задокументованої інформації не контролюється

Призначити відповідальну особу, яка буде контролювати актуальність зовнішньої задокументованої інформації і своєчасно повідомляти про зміни в ній

Зміни до зовнішньої задокументованої інформації не вносяться

Призначити відповідальну особу, яка буде своєчасно вносити зміни до зовнішньої задокументованої інформації

Стадія 2.5 Зберігання й вилучення з обігу зовнішніх нормативних документів

Порушення правил і умов зберігання зовнішньої задокументованої інформації

Провести додатковий інструктаж з відповідальними особами стосовно правил і умов зберігання зовнішньої задокументованої інформації

Порушення правил вилучення з обігу зовнішньої задокументованої інформації

Провести додатковий інструктаж з відповідальними особами стосовно правил вилучення з обігу зовнішньої задокументованої інформації

5.4 Послідовність виконання

5.4.1 Управління внутрішніми документами

5.4.1.1 Планування розроблення внутрішніх документів

Менеджер з якості на основі цілей у сфері якості Університету, результатів внутрішніх і зовнішніх аудитів системи управління якістю, аналізування СУЯ з боку керівництва Університету щорічно до 01 лютого поточного року складає план розроблення й актуалізації внутрішніх документів і оформлює його згідно з формою СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УД/001 (додаток В).

План розроблення внутрішніх документів затверджує головний менеджер з якості.

Керівник відділу діловодства й архіву протягом одного робочого дня після затвердження плану розроблення внутрішніх документів організовує розсилання його електронної копії на адреси електронної корпоративної пошти керівникам підрозділів/процесів і зацікавленим особам, яких визначає менеджер з якості.

У деяких випадках планування розроблення внутрішніх документів може виконуватися у формі наказів по Університету.

За результатами поточних внутрішніх і зовнішніх аудитів системи управління якістю або з інших поважних причин до затвердженого плану можуть вноситися зміни. Зміни вносить менеджер з якості, затверджує головний менеджер з якості.

Керівник відділу діловодства й архіву протягом одного робочого дня після затвердження змін до плану організовує розсилання їх електронних копій на адреси електронної корпоративної пошти керівникам підрозділів і зацікавленим особам, яких визначає менеджер з якості.

5.4.1.2 Розроблення, погодження й затвердження

5.4.1.2.1 Розроблення внутрішніх документів

Документ розробляється особою(-ами), зазначеною(-ими) у плані розроблення внутрішніх документів.

Розробник(-и) визначає(-ють) ідентифікаційний номер, структуру й зміст документа й розробляє(-ють) його проект.

5.4.1.2.2 Оформлення внутрішніх документів

Внутрішні документи СУЯ Університету оформлюються залежно від їх типу згідно з шаблоном СУЯ ХАІ-НМВ-Ш.УД/001 або СУЯ ХАІ-НМВ-Ш.УД/002 (додатки Г, Д) або згідно з додатком інструкції СУЯ ХАІ-ВК-РІ/001. У них наведено структуру документа й пояснення, що має міститись у кожному розділі документа.

Документи, які містять результати та/або докази (протоколи, журнали реєстрації тощо) оформлюють і підписують відповідальні особи, призначені наказом ректора та/або розпорядженням керівника підрозділу/процесу.

5.4.1.2.3 Погодження внутрішнього документа

Відповідальний за розроблення документа подає його проект на перевірку до навчально-методичного відділу, розгляд і погодження - менеджеру з якості, провідним спеціалістам і керівникам зацікавлених підрозділів/процесів. Перелік осіб, які беруть участь у розгляді документа, відповідальний за розроблення документа оформлює у вигляді службової записки на ім’я головного менеджера з якості Університету. Термін розгляду проекту документа не повинен перебільшувати 10 робочих днів. Для реєстрації зауважень і рекомендацій до проекту документа обов’язково додається «Лист зауважень і пропозицій», оформлений відповідно до форми СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УД/002 (додаток Е).

Відповідальний за розроблення документа аналізує отримані зауваження й пропозиції від осіб, які брали участь у перевірці, розгляді й погодженні проекту документа. Результати оформлюються в загальному листі зауважень і пропозицій.

З урахуванням отриманих під час перевірки, розгляду й погодження зауважень і рекомендацій розробник(-и) розробляють другу версію поточної редакції проекту документа, яку також подають на перевірку, розгляд і погодження тим самим особам.

Відповідальний за розроблення документа аналізує отримані зауваження й пропозиції до другої версії проекту документа від осіб, які брали участь у перевірці, розгляді й погодженні проекту документа. Результати оформлюються у загальному лист зауважень і пропозицій.

Якщо до другої версії проекту документа отримано 10 і більше зауважень і пропозицій, то розробник(-и) розробляє(-ють) третю версію поточної редакції проекту документа, яку також подає(-ють) на перевірку, розгляд і погодження тим самим особам.

Якщо до другої версії проекту документа отримано менше 10 зауважень і пропозицій, то розробник(-и) розробляє(-ють) остаточну версію поточної редакції проекту документа, яку передає(-ють) на погодження головному менеджеру з якості. До остаточної версії документа додаються загальні листи зауважень і пропозиції до всіх версій проекту документа. Проект наказу про впровадження документа готує головним менеджером з якості і передає, разом з погодженою редакцією документа, на затвердження ректору.

За наявності істотних розбіжностей і зауважень до третьої версії поточної редакції проекту документа відповідальний за його розроблення подає проект на розгляд погоджувальної наради, яку організовує менеджер з якості. На цю нараду обов’язково запрошуються розробник(-и) документа й особи, які брали участь у перевірці й розгляданні версій поточної редакції проекту документа. Рішення стосовно поточної редакції проекту документу приймається шляхом досягнення консенсусу. Якщо нарада не досягла консенсусу, то за результатами проведення наради головний менеджер з якості приймає рішення про повернення поточної редакції проекту документа на дороблення або про подання розбіжностей на розгляд керівництва Університету.

5.4.1.2.4 Затвердження внутрішнього документа

Погоджену версію проекту документа головний менеджер з якості залежно від сфери його дії передає на затвердження ректору або вченій раді Університету.

Ректор Університету або вчена рада можуть увести зміни в проект документа.

Ректор Університету або вчена рада затверджує остаточний проект документа. Ректор Університету підписує наказ про введення його в дію.

Документи, які містять результати та/або докази (протоколи, журнали реєстрації тощо), затверджує ректор та/або керівник підрозділу/процесу.

5.4.1.2.5 Реєстрація, облік і розповсюдження внутрішнього документа

Співробітник навчально-методичного відділу, що є відповідальним за облік документів системи управління якістю, реєструє в електронному каталозі задокументованої інформації СУЯ Університету таку інформацію про кожний документ:

- назва;

- ідентифікаційний номер;

- дані про розробника(-ів);

- номер чинної редакції;

- поточний стан документа;

- ким затверджено документ;

- номер і дату наказу про введення його в дію;

- інша додаткова інформація (за необхідності).

Сканована копія затвердженого документа розміщується на офіційному веб- сайті Університету протягом трьох робочих днів від дати його введення. Керівник відділу технічних засобів навчання забезпечує своєчасне її розміщення на веб- сайті Університету. При створені резервної електронної копії документа, у верхньому колонтитулі зазначається, що друкована версія цього документа не є актуальною.

Керівник відділу діловодства й архіву відповідно до переліку осіб, визначених головним менеджером з якості або менеджером з якості, протягом одного робочого дня від дати його введення організовує своєчасне розсилання електронної копії затвердженого внутрішнього документа й наказу про введення його в дію на адреси електронної корпоративної пошти керівникам підрозділів/процесів.

Документи, які містять результати та/або докази (протоколи, журнали реєстрації тощо), реєструє, веде облік і розповсюджує відповідальна особа, призначена наказом ректора та/або розпорядженням керівника підрозділу/процесу.

5.4.1.3 Упровадження й застосування

Керівники підрозділів/процесів забезпечують ознайомлення підлеглих з текстом документа протягом п’яти робочих днів від дати його введення. Після ознайомлення з текстом документа кожний співробітник повинен поставити свій підпис і дату ознайомлення у «Листі обліку ознайомлення».

Керівники підрозділів/процесів забезпечують і контролюють відповідне виконання вимог внутрішнього документа співробітниками підрозділу.

Співробітники підрозділів, діяльність яких охоплює сферу дії відповідного внутрішнього документа, повинні виконувати вимоги цього документа під час виконання своїх посадових обов’язків.

5.4.1.4 Перегляд і внесення змін

Перегляд внутрішнього документа і внесення змін до нього проводиться на основі результатів внутрішніх і зовнішніх аудитів системи управління якістю, аналізування СУЯ з боку керівництва Університету, у випадку змін у структурі Університету та/або вимогах зовнішніх документів, на основі яких розроблено певний документ.

Рішення про внесення змін до внутрішнього документа приймає головний менеджер з якості.

Зміни до внутрішнього документа вносяться шляхом випуску нових редакцій документа.

Усі зміни фіксуються у листі обліку змін оригіналу документів, форму (СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УД/003) якого наведено в додатку Ж. Лист обліку змін розміщується на останній сторінці документа.

Оформлення зміни здійснює відповідальний за розроблення документа.

Співробітник навчально-методичного відділу, що є відповідальним за облік документів системи управління якістю в електронному каталозі задокументованої інформації СУЯ Університету, вносить дані про зміни у внутрішньому документі.

Керівник відділу технічних засобів навчання забезпечує своєчасне видалення скасованої редакції документа й розміщення сканованої копії затвердженої нової редакції документа на веб-сайті Університету протягом трьох робочих днів від дати його введення.

Керівник відділу діловодства й архіву протягом одного робочого дня від дати його введення організовує своєчасне розсилання електронних копій затвердженої нової редакції внутрішнього документа й наказу про введення її в дію на адреси електронної корпоративної пошти керівникам підрозділів.

Керівники підрозділів/процесів забезпечують ознайомлення підлеглих з текстом нової редакції документа протягом п’яти робочих днів від дати його введення. Після ознайомлення з її текстом кожний співробітник повинен поставити свій підпис і дату ознайомлення у «Листі обліку ознайомлення».

До документів, які містить результати та/або докази (протоколи, журнали реєстрації тощо), вносить зміни відповідальна особа, призначена наказом ректора та/або розпорядженням керівника підрозділу/процесу, ставить свій підпис поряд зі внесеними змінами і дату їх внесення.

5.4.1.5 Зберігання й вилучення з обігу внутрішнього документа

5.4.1.5.1 Зберігання внутрішнього документа

Затверджена версія документа (оригінал) у друкованому вигляді зберігається в навчально-методичному відділі.

Електронна версія документа зберігається в електронній базі документації СУЯ навчально-методичного відділу.

5.4.1.5.2 Скасування й вилучення з обігу внутрішнього документа

Дія внутрішнього документа скасується відповідним наказом ректора Університету. Проект наказу готує менеджер з якості на основі результатів внутрішніх і зовнішніх аудитів системи управління якістю, аналізування СУЯ з боку керівництва Університету, а також письмових пропозицій зацікавлених керівників підрозділів/процесів.

Після скасування дії внутрішнього документа протягом трьох робочих днів від дати його скасування співробітник навчально-методичного відділу на його офіційній версії наносить позначення «Скасовано _________ дата». Скасований оригінал внутрішнього нормативного документа знищенню не підлягає. Його зберігають в архіві Університету.

Електронна версія скасованого документа видаляється з електронної бази документації СУЯ навчально-методичного відділу протягом трьох робочих днів від дати його скасування.

Співробітник навчально-методичного відділу, що є відповідальним за облік документів системи управління якістю, протягом трьох робочих днів від дати скасування документа вносить в електронний каталог задокументованої інформації СУЯ Університету інформацію, що відповідну редакцію документа скасовано, причину її скасування, номер і дату наказу про її скасування і дату, з якої припинено дію цієї редакції документа.

Менеджер з якості контролює виконання послідовності скасування й вилучення застарілих внутрішніх документів.

Документи, які містять результати та/або докази (протоколи, журнали реєстрації тощо), зберігаються у відповідних підрозділах у певних справах протягом терміну, зазначеному в номенклатурі справ цих підрозділів.

5.4.2 Управління зовнішніми документами

5.4.2.1 Визначення переліку й придбання зовнішніх документів

Менеджер з якості визначає перелік необхідної для розроблення, упровадження, функціонування й поліпшення СУЯ Університету зовнішніх нормативних документів у сфері якості.

Призначені співробітники науково-технічної бібліотеки Університету щорічно, на поточного початку навчального року, на підставі службових записок керівників основних структурних підрозділів формують перелік періодичних видань і зовнішніх нормативних документів, які необхідні для освітньої й науково-дослідної діяльності Університету.

Для придбання зовнішніх документів менеджер з якості необхідної для розроблення, упровадження, функціонування й поліпшення СУЯ оформлює службову запису на ім’я директора науково-технічної бібліотеки Університету, у якій наводить таку інформацію:

- номер і назва документа;

- номер редакції або рік видання.

Головний менеджер з якості погоджує цю службову записку й визначає доцільність придбання нормативних документів у зовнішніх повноважних організаціях, їх кількість і джерело фінансування.

Директор науково-технічної бібліотеки Університету організовує придбання наведених зовнішніх документів згідно з правилами придбання відповідної літератури, що діють в Університеті.

5.4.2.2 Ідентифікація, облік зовнішніх документів і забезпечення доступу до них

Зовнішні документи ідентифікуються згідно із системою ідентифікації літератури, що діє в науково-технічній бібліотеці Університету.

Облік зовнішніх документів і забезпечення доступу до них організовується співробітниками науково-технічної бібліотеки Університету згідно з чинними «Правилами бібліотеки».

5.4.2.3 Підтримка актуальності зовнішніх документів і внесення змін до них

Призначені співробітники науково-технічної бібліотеки Університету відстежують поточний стан чинних зовнішніх нормативних документів, а також зміни в них і результати повідомляють керівникам структурних підрозділів і зацікавленим особам.

Зміни в зовнішній нормативний документ вносяться у випадку одержання відомостей про їх зміст від зовнішньої уповноваженої організації.

Зміни в примірники зовнішніх нормативних документів вносяться співробітниками бібліотеки відповідно до отриманої інформації.

Облік проведення змін у примірниках зовнішніх нормативних документів виконує співробітник бібліотеки згідно з чинними «Правилами бібліотеки».

5.4.2.4 Зберігання й вилучення з обігу зовнішніх документів

5.4.2.4.1 Зберігання зовнішніх документів

Зовнішні документи зберігаються в бібліотеці Університету у відповідних умовах згідно з чинними правилами формування й збереження бібліотечного фонду.

5.4.2.4.2 Скасування й вилучення з обігу зовнішніх документів

Скасування зовнішніх нормативних документів виконується після одержання інформації про їх скасування від зовнішньої уповноваженої організації.

Директор науко-технічної бібліотеки Університету забезпечує вилучення скасованого зовнішнього документа з бібліотечного фонду.

6. Вимірювання й моніторинг

Контроль виконання вимог положення здійснюється під час проведення внутрішніх і зовнішніх аудитів СУЯ.

Критерії оцінювання:

- співвідношення кількості розроблених документів, які відповідають шаблонам документів до загальної кількості розроблених документів протягом звітного періоду;

- співвідношення кількості розроблених згідно плану документів до загальної кількості запланованих документів протягом звітного періоду;

- дотримання строків і послідовності розповсюдження й ознайомлення з документами у структурних підрозділах;

- виконання вимог внесення змін у документи у структурних підрозділах;

- дотримання строків й умов зберігання документа.

7. Протоколи

7.1 Листи зауважень і пропозицій

7.1.1 Ідентифікація

Кожному листу зауважень і пропозицій присвоюється ідентифікаційний номер, який складається з ідентифікаційного номера документа, що розглядається, номера його редакції і номера версії цієї редакції.

7.1.2 Збереження

Узагальнені листи зауважень і пропозицій по кожній розглянутій версії зберігаються разом із затвердженим документом у навчально-методичному відділі протягом дії документа.

Після скасування документа узагальнені листи зауважень і пропозицій по кожній розглянутій версії за описом передається на зберігання до архіву Університету, де зберігається протягом п’яти років.

7.2 Протоколи погоджувальної наради

7.2.1 Ідентифікація

Кожному протоколу погоджувальної наради присвоюється порядковий номер.

7.2.2 Збереження

Протокол погоджувальної наради зберігається разом із затвердженим документом у навчально-методичному відділі протягом дії документа.

Після скасування документа протокол погоджувальної наради за описом передається на зберігання до архіву Університету, де зберігається протягом п’яти років.

8. Прикінцеві положення

8.1 Положення підписується головним менеджером з якості, затверджується ректором Університету й уводиться в дію його наказом.

8.2 Контроль за виконанням Положення здійснює головний менеджер з якості Університету.

8.3 Зміни й доповнення до Положення розглядаються й погоджуються головним менеджером з якості Університету, затверджуються ректором Університету й уводяться в дію його наказом.

 

Додаток А

Блок-схема процесу управління внутрішніми документами

Додаток Б

Блок-схема процесу управління зовнішніми документами

Додаток В

Форма плану розроблення внутрішніх документів

Додаток Г

Шаблон документа системи управління якістю

Г.1 Шаблон оформлення аркушів

Г.2 Шаблон оформлення титульного листа

Г.3 Форма оформленні змісту

Г.4 Форма оформлення основного тексту

Г.5 Форма оформлення додатку

Додаток Д

Шаблон протоколу системи управління якістю

Додаток Е

Форма листа зауважень та пропозицій

Не прогав свій шанс отримати додаткові 20 балів до сертифіката ЗНО з математики! Приймай участь у Всеукраїнській олімпіаді з математики.

Взяти участь