bellCreated using FigmaVectorCreated using FigmacalendarCreated using Figmaearth-globeCreated using FigmaenvelopeCreated using FigmaFax 1Created using FigmaVectorCreated using FigmaVectorCreated using Figmatelephone-handle-silhouetteCreated using Figma
Положення про управління ризиками

Положення про управління ризиками

Положення про управління ризиками
 в Національному аерокосмічному університеті
ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»

 

СУЯ ХАІ-НМВ-П/007:2019

Дата введення 20 квітня 2019 р.

Редакція № 2

1. Призначення і сфера застосування

1.1 У цьому положенні встановлено правила й процедури планування, організації, управління ризиками в Національному аерокосмічному університеті ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Університет), а також визначається порядок виявлення, ідентифікації, аналізу й оцінювання ризиків, проведення заходів щодо їх усунення й причин виникнення з метою запобігання подальшому повторенню, а також документального оформлення їх результатів.

1.2 Це положення розроблено відповідно до вимог п. 6.1 ISO 9001 і ДСТУ ISO 9001 і п. 6.1 Положення «Про систему управління якістю» СУЯ ХАІ-НМВ-П/013.

1.3 Вимоги цього положення поширюються на діяльність керівництва Університету, керівників структурних підрозділів, інших посадових осіб і є обов'язковими до застосування в усіх структурних підрозділах, що належать до сфери застосування системи управління якістю Університету при визначенні, оцінюванні та управлінні ризиками процесів.

2. Нормативні посилання

У цьому положенні наведено посилання на такі нормативні документи:

1) СУЯ ХАІ-НМВ-П/013:2019 Положення «Про систему управління якістю»;

2) СУЯ ХАІ-НМВ-П/011:2019 Положення «Планування і проведення внутрішнього аудиту»;

3) СУЯ ХАІ-НМВ-РІ/001:2019 Інструкція «Аналіз з боку найвищого керівництва»;

4) СУЯ ХАІ-НМВ-РЕ002:2019 Інструкція «Невідповідність і коригувальні дії»;

5) ДСТУ ISO 9000:2015 Системи управління якістю. Основні положення та словник термінів (ISO 9000:2015, IDT);

6) ДСТУ ISO 9001:2015 Системи управління якістю. Вимоги (ISO 9001:2015, IDT);

7) ДСТУ IEC/ISO 31010:2013 Керування ризиком. Методи загального оцінювання ризику (IEC/ISO 31010:2009, IDT);

8) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УР/001 Паспорт ризиків;

9) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УР/002 План-факт заходів щодо усунення ризиків;

10) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УР/003 Звіт з аналізування ризиків у структурному підрозділі / процесі;

11) СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УР/004 Зведений звіт з аналізування ризиків в Університеті.

3. Терміни та визначення понять

У цьому положенні застосовано такі терміни та визначення понять:

3.1 дані - факти про об’єкт;

3.2 інформація - значущі дані;

3.3 задокументована процедура - внутрішній нормативний (організаційний) документ, що містить установлений спосіб виконання процесу (роботи);

3.4 процес - сукупність взаємопов'язаних або взаємодіючих видів діяльності, яка перетворює входи на виходи;

3.5 ризик - імовірна подія, яка може вплинути на досягнення стратегічних та операційних цілей Університету в кінцевій перспективі;

3.6 управління ризиками - процеси, пов'язані з ідентифікацією, аналізом ризиків та прийняттям рішень, які містять максимізацію позитивних і мінімізацію негативних наслідків настання ризикових подій;

3.7 менеджмент ризиків - скоординована діяльність для спрямування і контролю організації щодо ризиків;

3.8 власник ризику - керівник підрозділу, на стратегічні або операційні цілі якого прямо впливає цей ризик. Власник ризику відповідає за ідентифікацію, оцінювання і моніторинг управління ризиком;

3.9 система управління ризиками - сукупність процесів, методик, інформаційних систем, спрямованих на досягнення цілей і завдань управління ризиками;

3.9 паспорт ризиків - документ, що містить усю наявну інформацію про ризик.

4. Скорочення

У положенні наведено такі скорочення:

СУЯ - система управління якістю;

НМВ - навчально-методичний відділ;

УР - управління ризиками.

5. Опси процедури

5.1 Входи й виходи процесу

Входами процесу є внутрішня інформація від складових системи моніторингу процесів СУЯ про діяльність Університету та/або структурного підрозділу/процесу й зовнішнє середовище.

Виходами процесу є паспорт ризиків Університету та/або структурного підрозділу/процесу, план-звіт заходів щодо усунення ризиків і документована інформація про результати виконання цих заходів Університету та/або структурного підрозділу/процесу, зведений звіт-аналіз ризиків в Університеті.

5.2 Відповідальність і повноваження

5.2.1 Відповідальним за виконання вимог цього положення персоналом Університету є головний менеджер з якості Університету.

5.2.2 Головний аудитор є відповідальним за оцінювання задоволеності учасників процесу управління ризиками фактичними умовами й результатами його проведення.

5.2.3 Керівники й співробітники структурних підрозділів є відповідальними за своєчасну ідентифікацію ймовірних ризиків і впровадження дій з уникнення ризику, усунення джерела ризику або змінення умов щодо його виникнення.

5.2.4 Керівники й співробітники структурних підрозділів є відповідальними за своєчасну звітність стосовно виконання вимог цього положення головному аудитору.

5.3 Загальні положення

5.3.1 Процес управління ризиками впроваджується для ідентифікації, аналізування, оцінювання й усунення ризиків і їх причин для запобігання їх повторенню.

5.3.2 Основними цілями процесу є забезпечення гарантії досягнення стратегічних цілей і підтримка ефективності роботи СУЯ Університету.

5.3.3 Задачі процесу управління ризиками:

- ідентифікація й оцінювання ризиків, що впливають на досягнення стратегічних цілей Університету;

- забезпечення заходів щодо мінімізації ймовірності й негативного впливу ризиків на цілі Університету;

- стратегічне планування діяльності Університету з урахуванням ризиків;

- своєчасне інформування головного аудитора і зацікавлених сторін про наявність можливих ризиків;

- моніторинг заходів з контролю ризиків;

- виявлення, оцінювання й управління ризиками процесів Університету;

- забезпечення інформацією про ризики під час прийняття управлінських рішень;

- формування плану заходів щодо усунення ризиків;

- координація, забезпечення й оцінювання ефективності своєчасного реагування на ризики;

- формування пропозицій щодо поліпшення процесів СУЯ Університету.

5.3.4 Власниками процесу є головний менеджер з якості Університету й головний аудитор.

5.3.5 Учасниками процесу є керівники структурних підрозділів/процесів, співробітники структурних підрозділів,

5.3.6 Для реалізації процесу використовують інформаційні, матеріальні, фінансові й людські ресурси.

5.3.7 Механізм зворотного зв'язку - оцінювання задоволеності учасників цього процесу фактичними умовами його проведення.

5.3.8 Приклад переліку ймовірних ризиків, які можуть виникнути в процесах СУЯ і діяльності Університету, наведено в таблиці 1.

Таблиця 1

Найменування процесу

Найменування ризику

Фактори ризику

Керувальні процеси

1 ПЛАНУВАННЯ

Фінансовий ризик

Непередбачена інфляція Підвищення податків

Неправильне планування й розподіл бюджетних коштів (неефективного витрачання фінансів) Недостатня кваліфікація співробітників що займаються плануванням в Університету і т.д.

Юридичний ризик

Зміни в законодавстві України та його недосконалість і т.д.

2 ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ

Невиконання запланованих заходів з організації системи управління якістю

Відсутність фінансових коштів в Університеті для навчання співробітників СУЯ Недостатня кваліфікація внутрішніх аудиторів і співробітників Університету

3 МОНІТОРИНГ, АНАЛІЗ І ПОЛІПШЕННЯ

Погіршення показників функціонування системи якості

Неправильний час планування й проведення внутрішнього аудиту

Відсутність фінансування для навчання внутрішніх аудиторів та уповноважених за якість у підрозділах, що перевіряються Неправильний вибір основних цілей і завдань при плануванні поліпшень Відсутність у співробітників кваліфікації для моніторингу й аналізування Низька виконавська дисципліна і т.д.

Основні процеси (діяльність університету)

1 ПРИЙМАННЯ АБІТУРІЄНТІВ

Невиконання планів з приймання

абітурієнтів до Університету

Зменшення попиту з боку абітурієнтів Недостатня реклама навчання в Університеті Неефективна організація доуніверситетської діяльності й профорієнтаційної роботи серед абітурієнтів

2 ПРОЕКТУВАННЯ І РОЗРОБЛЕННЯ ОСВІТНІХ ПРОГРАМ

Несвоєчасне проектування й розроблення освітніх програм

Недостатній рівень кваліфікації членів проектних груп в Університеті Відсутність необхідного методичного забезпечення для розроблення освітніх програм Несумлінне ставлення співробітників Університету до своїх обов’язків Неефективне використання кадрового потенціалу в підрозділах Університету Низька виконавська дисципліна співробітників Університету та т.д.

3 РЕАЛІЗАЦІЯ ОСВІТНІХ ПРОГРАМ

Недостатня (низька) якість освітніх послуг

Недостатньо високий початковий рівень абітурієнтів

Недоліки в робочих навчальних планах Неможливість забезпечити необхідне фінансування освітньої діяльності Низька виконавська дисципліна співробітників Університету Недостатня матеріально-технічна база при реалізації освітніх програм Недостатня гнучкість в управлінні програмою, що не дає змоги оперативно реагувати на зміни зовнішнього середовища Неможливість забезпечити студентів сучасною літературою і доступом до інформаційних ресурсів

 

Невиконання індивідуального плану-звіту викладача

Недосконале навчально-методичне забезпечення освітніх програм Невиконання навчального процесу учасниками освітнього процесу Невідповідності за результатами поточних перевірок та аудитів

Недостатня кількість висококваліфікованих викладачів і т.д.

Недостатній рівень сучасної теоретичної і практичної підготовки співробітників

Пропускання викладачами засідань, семінарів, рад

Неналагоджений процес проходження виробничого стажування викладачами Особисті характеристики співробітників Хвороба персоналу і т.д.

4 ВИХОВНА Й ПОЗАНАВЧАЛЬНА РАБОТА

Зниження активності участі студентів у позанавчальних заходах

Низький рівень мотивації студентів до участі в позанавчальній роботі і т.д.

5 НАУКОВІ ДОСЛІДЖЕННЯ І РОЗРОБКИ

Недостатнє інформаційне забезпечення науково- освітнього процесу

Відсутність доступу до інформаційних джерел

Відсутність входів процесу, їх невідповідність або несвоєчасне отримання Неузгодженість дій різних виконавців і т.д.

Незабезпечення ефективності дослідної діяльності

Низька якість підготовки педагогічного персоналу

Низька активність наукового й науково- педагогічного складу щодо публікації результатів наукових досліджень Низька активність студентів у науково- дослідній роботі і т.д.

Невідповідності в лабораторній базі

Відсутність відповідного методичного забезпечення

Відсутність необхідного інструменту й обладнання або його моральне старіння Відсутність співробітників відповідної кваліфікації

Незадовільний стан лабораторій, порушення правил техніки безпеки й внутрішнього розпорядку і т.д.

Процеси забезпечення

1 УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

Нестача кваліфікованих педагогічних кадрів

Низький рівень володіння іноземними мовами співробітниками Університету Невміння співробітників Університету працювати з оргтехнікою, комп'ютером Недостатня кількість висококваліфікованих викладачів і т.д.

Недостатній практичний досвід співробітників

Відсутність фінансування для навчання співробітників

Відсутність можливості підвищення кваліфікації з певних спеціальностей і т.д.

2 УПРАВЛІННЯ ІНФРАСТРУКТУРОЮ (ОСВІТНІМ СЕРЕДОВИЩЕМ)

Ризики фінансово-

господарської

діяльності

Неправильне розроблення фінансової стратегії Університету Відсутність необхідних ресурсів Низька виконавська дисципліна співробітників Університету і т.д.

Порушення роботи навчально-наукового центру інформаційних технологій

Відсутність фінансування Відсутність доступу до Інтернету Відсутність енергозабезпечення Низька виконавська дисципліна співробітників Університету і т.д.

3 БІБЛІОТЕЧНЕ Й ІНФОРМАЦІЙНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ

Невідповідності бібліотечного фонду Університету сучасним вимогам

Несвоєчасне оновлення підручників і навчальних посібників

Ускладненість доступу до підручників і навчальних посібників або їх нестача Невідповідність навчально-методичного забезпечення освітнього процесу освітнім стандартам і т.д.

4 КОНТРОЛЬ ВЛАСНОСТІ ЗАМОВНИКІВ

Ризик утрати власності

Невідповідні умови зберігання

Низька виконавська дисципліна

співробітників Університету і т.д.

5 УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТУВАННЯМ

Невідповідність

оформлення

документованої

інформації

Низька виконавська дисципліна

співробітників Університету

Відсутність фінансування для навчання

співробітників Університету

Відсутність кваліфікованих співробітників

Невміння співробітників Університету

працювати з оргтехнікою і т.д.

5.3.9 Стадії управління ризиками

Процес управління ризиками містить такі стадії:

- ідентифікація й оцінювання ризиків;

- планування необхідних заходів щодо усунення ризиків/запобігання ризикам;

- здійснення заходів щодо усунення ризиків/запобігання ризикам;

- аналіз результатів та ефективності заходів щодо усунення/попередження ризиків.

5.4 Послідовність виконання

5.4.1 Ідентифікація й оцінювання ризиків

5.4.1.1 Ідентифікація ризиків здійснюється не пізніше 01 червня поточного року в усіх структурних підрозділах Університету шляхом обговорення можливих проблем у їх діяльності на засіданнях/нарадах. Керівник структурного підрозділу/процесу може ініціювати проведення позапланового засідання/наради щодо ідентифікації ризиків у разі виникнення змін у структурі, нормативній базі, діяльності підрозділу/процесу.

5.4.1.2 При проведені ідентифікації ризиків ураховують функції, нормативну базу, результати діяльності, результати процесів, задоволеність споживачів (скарги й рекламації), результати внутрішніх і зовнішніх аудитів, попередній досвіт виконання аналогічної (-их) діяльності/процесів у підрозділі.

5.4.1.3 Під час ідентифікації ризику визначається така інформація:

- найменування ризику;

- опис ризику;

- причини ризику;

- керівник підрозділу/процесу;

- найменування підрозділ/процесу.

Результати ідентифікації ризиків заносяться до паспорта ризиків структурного підрозділу/процесу, який оформлюється згідно з формою СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УР/001 (додаток А).

5.4.1.4 Керівник структурного підрозділу/процесу не пізніше 10 червня поточного року оцінює ідентифіковані ризики шляхом визначення для кожного з них рівень імовірності його виникнення й можливі наслідків від цього. При виникненні змін у структурі, нормативній базі, діяльності підрозділу/процесу керівник структурного підрозділу/процесу додатково оцінює ризик.

5.4.1.5 Рівень імовірність виникнення ризику визначається згідно з таблицею 2, а рівень значущості можливих наслідків виникнення ризику - таблицею 3.

Таблиця 2 - Градація рівнів імовірності виникнення ризику

Рівень імовірності виникнен­ня ризику

Якісний показник імовірності виникнення ризику

Кількісний показник імовірності виникнення ризику, %

Інтерпретація

1

дуже низька

0-20

Подія, найімовірніше, буде відбуватися не частіше одного разу на 5 років

2

низька

21-40

Подія, найімовірніше, буде відбуватися один раз на 4 роки

3

середня

41-60

Подія, найімовірніше, буде відбуватися один раз на 3 роки

4

висока

61-80

Подія, найімовірніше, відбудеться найближчими двома роками

5

дуже висока

81-100

Подія, найімовірніше, відбудеться найближчого року

Таблиця 3 - Градації рівнів значущості можливих наслідків виникнення ризику

Рівень

Інтерпретація

1 (низький)

Наслідки мають незначний або настільки малий вплив на якість освітньої діяльності чи/або безпеку життєдіяльності учасників освітнього процесу

2 (середній)

Наслідки мають вплив на якість освітньої діяльності чи/або безпеку життєдіяльності учасників освітнього процесу і не потребують значних витрат

3 (високий)

Наслідки мають значний вплив на якість освітньої діяльності чи/або безпеку життєдіяльності учасників освітнього процесу

5.4.1.6 Результати оцінювання ризиків заносяться до паспорта ризиків структурного підрозділу/процесу, який оформлюється за формою СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УР/001 (додаток А).

5.4.1.7 Паспорт ризиків структурного підрозділу/процесу підписує керівник.

5.4.1.8 Копія затвердженого паспорта ризиків структурного підрозділу/процесу подається головному аудитору. 

5.4.2 Планування необхідних заходів щодо усунення ризиків

5.4.2.1 Керівник структурного підрозділу/процесу не пізніше 15 червня поточного року на основі затвердженого паспорта ризиків, керуючись попереднім досвідом, нормативною базою і результатами попередніх внутрішніх і зовнішніх аудитів, для ризиків у яких добуток показників рівня імовірності й рівня значущості більше або дорівнює 6, обов’язково визначає заходи для їх усунення, можливі терміни усунення й відповідальних осіб за реалізацію заходів. За потреби, для інших ризиків також визначаються заходи для їх усунення.

5.4.2.2 Перелік заходів для усунення ризиків, терміни усунення й відповідальних осіб за реалізацію заходів заноситься до плану-факту усунення ризиків згідно з формою СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УР/002 (додаток Б).

5.4.2.3 План-факт усунення ризиків підписує керівник структурного підрозділу/процесу і доводить цей план до підлеглих на засіданні/нараді.

5.4.2.4 Зміни до план-факту усунення ризиків оформлюються додатком до плану, керівник структурного підрозділу/процесу доводить цей план до підлеглих на засіданні/нараді.

5.4.3 Здійснення заходів щодо усунення ризиків

5.4.3.1 Відповідно до плану-факту усунення ризиків призначені відповідальні особи в установлені терміни проводять заплановані заходи.

5.4.3.2 Керівник структурного підрозділу/процесу щомісяця проводить моніторинг виконання плану-звіту усунення ризиків.

5.4.3.3 Під час проведення внутрішнього аудиту в структурному підрозділі члени аудиторської групи перевіряють виконання плану-факту усунення ризиків. Результати перевірки реєструються у відповідній графі плану- факту та за необхідності у звіті з внутрішнього аудиту.

5.4.4 Аналізування результативності й ефективності заходів щодо усунення ризиків

5.4.4.1 Аналізування результативності й ефективності вжитих заходів щодо усунення ризиків проводиться не пізніше 01 червня поточного року в усіх структурних підрозділах Університету шляхом обговорення отриманих результатів від виконання запланованих дій на засіданнях/нарадах.

5.4.4.2 Результати аналізу оформлюються у звіті згідно з формою СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УР/003 (додаток В), який підписує керівник підрозділу/процесу.

5.4.4.3 На основі звіту розробляються пропозиції з покращання діяльності підрозділу й процесів, які реєструються в протоколі засідання/наради.

5.4.4.4 Копія звіту до 10 червня поточного року надається головному аудитору.

5.4.4.5 Головний аудитор на підставі наданих структурними підрозділами копій звітів аналізування ризиків оформлює зведений звіт згідно з формою СУЯ ХАІ-НМВ-Ф.УР/003 (додаток Г).

5.4.4.6 Зведений звіт погоджує головний менеджер з якості й передає його на затвердження ректору Університету.

5.4.4.7 Затверджений зведений звіт додається до вхідних даних для аналізування системи управління якістю з боку керівництва.

6. Вимірювання й моніторинг 

Моніторинг ризиків полягає в контролі над рівнем ризику. Це досягається шляхом актуалізації на регулярній основі (що півроку) інформації про ризики, заходів з управління ризиками, статусу виконання заходів, розроблених раніше на етапі ідентифікації й оцінювання ризику.

Перевірка виконання дій з усунення ризиків всіх підрозділів/процесів виконується внутрішніми аудиторами під час проведення внутрішніх аудитів.

Контроль виконання вимог положення здійснюється під час проведення внутрішніх і зовнішніх аудитів СУЯ й аналізування системи управління якістю з боку керівництва.

Критерії оцінювання:

- співвідношення кількості запланованих заходів з усунення ризиків до кількості реалізованих заходів з усунення ризиків у звітній період по кожному підрозділу/процесу;

- співвідношення кількості запланованих витрат робочого часу на здійснення заходів з усунення ризику до кількості фактично витраченого робочого часу по кожному ризику у звітній період для кожного підрозділу/процесу;

- співвідношення кількості осіб, участь яких запланована у здійсненні заходів з усунення ризику до кількості осіб, які фактично прийняли участь у здійсненні заходів з усунення ризику по кожному ризику у звітній період для кожного підрозділу/процесу;

- кількість ризиків, які виникли повторно після здійснення заходів з усунення ризику у звітній період по кожному підрозділу/процесу.

7. Протоколи

7.1 Паспорт ризиків

7.1.1 Ідентифікація

Кожному паспорту ризиків присвоюється ідентифікаційний номер, що складається з назви (абревіатури) підрозділу/процесу і навчального року на який його розроблено.

7.1.2 Збереження

Затверджений паспорт ризиків зберігається у керівника структурного підрозділу/процесу протягом трьох років.

7.2 План-факт усунення ризиків

7.2.1 Ідентифікація

Кожному плану-факту усунення ризиків присвоюється ідентифікаційний номер, що складається з назви (абревіатури) підрозділу/процесу, порядкового номеру і навчального року на який його розроблено.

7.2.2 Збереження

План-факт усунення ризиків зберігається у керівника структурного підрозділу/процесу протягом трьох років.

7.3 Звіт з аналізування ризиків

7.3.1 Ідентифікація

Кожному звіту з аналізування ризиків присвоюється ідентифікаційний номер, що складається з назви (абревіатури) підрозділу/процесу, порядкового номеру і навчального року за який його розроблено.

7.3.2 Збереження

Звіт з аналізування ризиків зберігається у керівника структурного підрозділу/процесу протягом трьох років.

7.4 Зведений звіт з аналізування ризиків

7.4.1 Ідентифікація

Кожному зведеному звіту з аналізування ризиків присвоюється ідентифікаційний номер, що складається з порядкового номеру і навчального року за який його розроблено.

7.4.2 Збереження

Зведений звіт з аналізування ризиків зберігається в навчально-методичному відділі протягом п’яти років.

Після закінчення терміну зберігання зведений звіт з аналізування ризиків передається за описом на зберігання до архіву Університету, де зберігається протягом п’яти років.

8. Прикінцеві положення

8.1 Положення підписується головним менеджером з якості, затверджується ректором Університету й уводиться в дію його наказом.

8.2 Контроль за виконанням Положення здійснює головний менеджер з якості Університету.

8.3 Зміни й доповнення до Положення розглядаються й погоджуються згідно з процедурою їх прийняття.

 

Додаток А

Форма паспорта ризиків

Додаток Б

Форма плану-факту заходів щодо усунення ризиків

Додаток В

Форма звіту з аналізування ризиків

Додаток Г
Форма зведеного звіту аналізування ризиків у структурних підрозділах університету

Щодо організації діяльності Університету в умовах карантину

Переглянути