Regulations on paperless accounting and archiving of control,
calculation, calculation and graphic, laboratory,
and term papers / projects, abstracts at the departments
of the National Aerospace University «Kharkiv Aviation Institute»

Затверджено:
Вченою радою
Національного аерокосмічного університету
ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»
протокол № 9 від 20 березня 2019 року

СУЯ ХАІ-К603-П/010:2019

Дата введення 20 березня 2019 р.

Редакція № 2

1. Загальні положення

1.1 Положення про безпаперовий облік й архівування контрольних, лабораторних, розрахункових, розрахунково-графічних, та курсових робіт/проектів, рефератів на кафедрах Національного аерокосмічного університету ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Університет) розроблено відповідно до Законів України: «Про освіту» від 05.09.2017 № 2145-VII, «Про вищу освіту» від 01.07.2014 № 1556-VII, «Про електронні документи та електронний документообіг» від 03.09.2015 № 675-VIII «Про інформацію» від 02.10.1992 № 2657-ХІІ, «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» від 05.07.1994 8о/94-ВР, «Про телекомунікації» від 18.11.2003 № 1280-IV, «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.03 № 852-ІV, Наказів МОН України: «Про затвердження Правил використання комп’ютерних програм у навчальних закладах» від 02.12.2004 № 903, «Про ліцензування видів господарської діяльності» від 02.03.2015 № 222-УІІІ; Положень університету: «Про організацію освітнього процесу» СУЯ ХАІ-НОВ-П/005:2016, «Про організацію виконання дипломних проектів (робіт)» СУЯ ХАІ-НАВ-П/001:2015; «Про систему запобігання та виявлення академічного плагіату»; «Інструкція з діловодства у Національному авіаційному університеті» СМЯ НАУ ІД 01.01-02-2013.

1.2 Положення визначає загальні вимоги щодо архівування, обліку та знищення контрольних, лабораторних, розрахункових, розрахунково- графічних, та курсових робіт/проектів, рефератів в електронному вигляді (далі - електронний документ) на кафедрах Університету.

1.3 Безпаперовий облік та архівування контрольних, лабораторних, розрахункових, розрахунково-графічних, та курсових робіт/проектів, рефератів на кафедрах Університету досягається шляхом створення, супроводження, зберігання та знищення архівів з окремих електронних документів результатів навчання.

1.4 Оригіналом електронного документа вважається документ у вигляді файлу, який містить пояснювальну записку до контрольної, лабораторної, розрахункової, розрахунково-графічної, курсової роботи/проекту, реферату з титульними листами.

1.5 Електронний документ має юридичну силу паперового.

1.6 Створення, архівування, облік, знищення електронних документів здійснюється в системі «Mentor» на базі навчальної платформи «Moodle».

1.7 Оперативне зберігання електронних документів з часу їх створення до часу знищення забезпечується відповідальною особою кафедри Університету.

1.8 Строки зберігання електронних документів визначаються «Інструкцією з діловодства Університету» та становлять:

- контрольна робота - 1 рік;

- лабораторна робота - 1 рік;

- реферат - 1 рік;

- розрахункова, розрахунково-графічна робота - 1 рік, (ст. 567 б);

- курсова робота/проект - 3 роки, (ст. 566).

1.9 Захист електронних документів забезпечується засобами системи Moodle за допомогою логіна та паролю з використанням алгоритму шифрування MD5.

1.10 Правила видачі електронних документів з електронних архівів відповідають правилам видачі документів на паперових носіях.

1.11 Відповідальність за дотримання вимог цього Положення покладається на завідуючого кафедрою.

2. Терміни і поняття

2.1 У цьому Положенні терміни і поняття вживаються у таких значеннях:

2.1.1 Електронний документ - контрольна, лабораторна, розрахункова, розрахунково-графічна та курсова робота/проект, реферат, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові їх реквізити.

2.1.2 Категорія - сукупність навчальних курсів, об’єднаних спільною ознакою (наприклад, відносяться до однієї кафедри, одного курсу згідно освітньою програмою зі спеціальності тощо).

2.1.3 Контекст - деякий простір системи Moodle (система, користувач, категорія, курс, модуль елемента курсу, блок).

2.1.4 Оцифрування - переведення інформації в цифрову форму.

2.1.5 Електронний архів - сукупність організаційних, програмно- апаратних засобів для збереження електронних документів та інших даних в електронному вигляді.

2.1.6 Відповідальна особа - співробітник кафедри, який відповідає за облік й архівування контрольних, лабораторних, розрахункових, розрахунково-графічних та курсових робіт/проектів, рефератів на кафедрі.

3. Правила безпаперового архівування контрольних, лабораторних, розрахункових, розрахунково-графічних та курсових робіт/проектів, рефератів на кафедрах Університету

3.1 Інтеграцію систем «Пілот» та «Mentor» здійснюють завідувач лабораторією відділу дистаційних освітніх технологій (ВДОТ), провідний інженер навчально-аналітичного відділу (НАВ), адміністратор служби корпоративного доменного імені @khai.edu засобами синхронізації існуючих корпоративних облікових записів викладачів і студентів у системах «Пілот» та «Mentor».

3.2 Адміністратор системи «Mentor» - провідний інженер відділу ВДОТ для архівування електронних документів створює категорії відповідно наступної ієрархії: \назва факультету\назва кафедри\. Наприклад: \факультет № 6\Кафедра інженерії програмного забезпечення\.

3.3 Відповідальна особа кафедри створює, редагує та видаляє категорії з навчальних дисциплін всередині категорії «Кафедра» відповідно до освітньої програми. Назва категорії з навчальної дисципліни створюється у форматі: назва навчальної дисципліни_номер курсу_номер семестру.

3.4 Для архівування електронних документів відповідальна особа кафедри створює в категорії навчальної дисципліні ресурс «Завдання» с назвою виду електронного документу. Наприклад: Лабораторні роботи або Курсовий проект тощо.

3.5 Студенти надсилають електронні документи на перевірку в форматі doc/docx з назвою в форматі: вид електронного документу_азва poбoти.docx. Наприклад: Лабораторна робота № 1_Створення профілю користувача.docх або Курсова робота_Електронна бібліотека/docх.

3.6 Архів електронних документів з результатами навчання студентів зберігається автоматично у ресурсі «Завдання» навчальної дисципліни після зарахування викладачем відповідної контрольної, лабораторної, розрахункової, розрахунково-графічної, курсової роботи/проекту, реферату тощо.

3.7 Контрольні, лабораторні, розрахункові, розрахунково-графічні та курсові роботи/проекти, реферати у вигляді електронних документів попередніх років залишаються в системі, але приховані від викладачів. Вони доступні тільки відповідальної особі на кафедрі та адміністратору системи «Mentor».

4. Безпаперовий облік контрольних, лабораторних, розрахункових, розрахунково-графічних та курсових робіт/проектів, рефератів на кафедрах Університету

4.1 Електронні документи у архіві автоматично формуються в електронні справи відповідно до затвердженої номенклатури справ на кафедрі та вимог щодо написання окремого електронного документу. Групування і формування електронних документів у справи здійснюються за тим самим порядком, що й документів на паперових носіях.

4.2 Підготовка електронних документів у вигляді електронних справ включає:

4.2.1 Перевірку цілісності електронних документів у вигляді файлів в ресурсі «Завдання» у їх візуальній формі на наявність:

- титульних та листів с завданням;

- змісту пояснювальної записки, оформленої згідно вимогам університету до контрольної, лабораторної, розрахункової, розрахунково-графічної або курсової роботи/проекту, реферату;

- оцінки за роботу та коментаря викладача або екзаменаційної комісії, який (які) оцінив (оцінили) результати навчання.

4.2.2 Створення резервного архіву електронних документів в ресурсі «Завдання» у вигляді файлу з розширенням zip з результатами навчання студентів з певної навчальної дисципліни після зарахування та оцінки контрольної, лабораторної, розрахункової, розрахунково-графічної, курсової роботи/проекту, реферату тощо. Назва файлу архіву формується автоматично та включає наступну інформацію: назва навчальної дисципліни-номер курсу-номер семестру-вид електронного документу-назва роботи-номер групи-ідентифікатор файлу.zip. Наприклад: База даних-3 курс-6 семестр-Курсовий проект-657 П-4880.zip.

Адреса збереження файлу архіву створюється на локальному сервері кафедри згідно наступної ієрархії: рік/номер курсу/номер семестру/навчальна дисципліна/вид електронного документу. Наприклад: 2018/1 курс/1 семестр/Основи програмування/Лабораторні роботи.

4.2.3 Створення відповідальною особою звіту електронної справи, який містить:

- ім’я файлу архіву, в якому зберігаються результаті навчання окремої групи з окремої дисципліни;

- ім’я всіх файлів з результатами навчання всіх студентів групи з окремої дисципліни та окремого виду електронного документу;

- дата створення файлу;

- адреса збереження файлу архіву на локальному диску кафедри (приклад фрагменту звіту електронної справи подано на рисунку 1).

- адреса збереження файлу архіву на хмарних ресурсах домену khai.edu .

Рисунок 1 - Приклад звіту електронної справи

4.3 У разі потреби комплект супровідної електронної документації та копію електронного документа можна створити та каталогізувати у паперовому вигляді.

4.4 Резервне копіювання начальних курсів та архіву електронних документів у ресурсі «Завдання» навчального курсу здійснюється автоматично кожен день засобами системи «Mentor».

4.5 У разі порушення цілісності електронного архіву здійснюється його відновлення з резервної копії засобами системи «Mentor».

4.6 Провідний інженер кафедри перевіряє цілісність резервної копії електронних архівів на локальному сервері кафедри (перевірка належного функціонування електронних носіїв і можливість отримання інформації з них шляхом перевірки можливості читання цього архіву у вигляді файлів з розширення zip) не менше ніж один раз на семестр.

5. Знищення архівів електронних документів

5.1 У разі закінчення строку зберігання електронних документів знищення електронних архівів здійснюється згідно з інструкцією «Контроль документації» СУЯ ХАІ-ПСУЯ-РІ/001:2015.

5.2 Знищення архівів електронних документів на носіях здійснюється призначеною комісією зі складанням відповідного акту видаленням відповідних файлів. Форма акту наведено у додатку А.

6. Прикінцеві положення

6.1 Положення про безпаперовий облік й архівування контрольних, лабораторних, розрахункових, розрахунково-графічних та курсових робіт/проектів, рефератів на кафедрах Університету вносить завідувач кафедри інженерії програмного забезпечення. Положення узгоджено з начальником юридичного відділу Університету, помічником ректора з якості освіти.

6.2 Положення про безпаперовий облік й архівування контрольних, лабораторних, розрахункових, розрахунково-графічних та курсових робіт/проектів, рефератів на кафедрах Університету затверджується Вченою радою Університету та вводиться у дію наказом ректора Університету.

6.3 Зміни та/або доповнення до цього Положення вносяться за процедурою його прийняття.

Додаток А