Інструкція з аналізування з боку керівництва
Національного аерокосмічного університету
ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»

СУЯ ХАІ-НМВ-РІ/001:2019

Дата введення 20 квітня 2019 р.

Редакція № 2

1. Призначення і сфера застосування

1.1 В цій інструкції встановлено порядок процесу аналізування системи управління якістю (далі - СУЯ), що проводиться вищим керівництвом Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Університет) для оцінювання освітньої та наукової діяльності з метою підвищення ефективності й результативності процесів СУЯ.

1.2 Цю інструкцію розроблено відповідно до Положення «Про систему управління якістю» Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» і вимог п. 9.3 ISO 9001 і ДСТУ ISO 9001.

1.3 Вимоги цієї інструкції поширюються на всіх керівників процесів/структурних підрозділів, що беруть участь у проведенні аналізування СУЯ і результатів діяльності Університету і його підрозділів.

2. Нормативні посилання

В інструкції наведено посилання на такі нормативні документи:

1) СУЯ ХАІ-НМВ-П/013:2019 Положення «Про систему управління якістю»;

2) СУЯ ХАІ-НМВ-П/012:2019 Положення «Про забезпечення якості освітньої діяльності й вищої освіти»;

3) ДСТУ ISO 9001:2015 Система управління якістю. Вимоги;

4) ДСТУ ISO 9000:2015 Системи управління якістю. Основні положення та словник термінів;

5) СУЯ ХАІ-НМВ-П/007:2019 Положення «Управління ризиками».

3. Терміни та визначення понять

В інструкції застосовано терміни та визначення понять, наведені в ДСТУ IS0 9000, а також такі:

3.1 найвище керівництво (top management) - особа або група осіб, яка спрямовує та контролює діяльність організації на найвищому рівні;

3.2  аналізування (review) - визначання придатності, адекватності або результативності об’єкта для досягнення поставлених цілей;

3.3 зацікавлена сторона; причетна сторона (interested party, stakeholder) - особа або організація, яка може вплинути на рішення або діяльність, піддана впливу або сприймає себе такою, що піддана впливу рішень або діяльності;

3.4  замовник (customer) - особа або організація, яка може отримати або отримує продукцію чи послугу, призначену для цієї особи чи організації, або яку потребує ця особа чи організація;

3.5  політика в сфері якості (quality policy) - наміри й спрямованість організації, офіційно сформульовані її найвищим керівництвом, пов’язані з якістю;

3.6  ризик (risk) - вплив невизначеності;

3.7 невідповідність (nonconformity) - невиконання вимоги;

3.8  запобіжна дія (preventive action) - дія, яку виконують, щоб усунути причину потенційної невідповідності або іншої потенційно небажаної ситуації;

3.9  коригувальна дія (corrective action) - дія, яку виконують, щоб усунути причину невідповідності й запобігти її повторному виникненню;

3.10 аудит (audit) - систематичний, незалежний і задокументований процес отримання об’єктивних доказів та їх об’єктивного оцінювання, щоб визначити ступінь дотримання критеріїв аудиту;

3.11  скарга (complaint) - висловлення організації незадоволеності щодо її продукції чи послуги або самого процесу розглядання скарг там, де явно чи неявно очікують відповіді або рішення;

3.12  задоволеність споживача (customer satisfaction) - сприйняття споживачем ступеня виконання його очікувань;

3.13  ефективність (efficiency) - співвідношення між досягнутим результатом і використаними ресурсами;

3.14  результативність (effectiveness) - ступінь реалізації запланованої діяльності та досягнення запланованих результатів.

4. Скорочення

В інструкції застосовано такі скорочення:

СУЯ - система управління якістю;

НМВ - навчально-методичній відділ;

НДР - науково-дослідна робота.

5. Опис процедури

5.1 Входи й виходи процесу

5.1.1 Вхідні дані для аналізування системи управління якістю

Вхідними даними для аналізування системи управління в Університеті є інформація щодо такого:

а)  статус дій за результатами попередніх аналізувань системи управління;

б)  зміни в зовнішніх і внутрішніх чинниках, доречних для СУЯ Університету;

в)  інформація про дієвість ї результативність СУЯ з охопленням тенденцій стосовно:

1) рівня задоволеності замовників та відгуків, скарг і побажань від відповідних зацікавлених сторін;

2) ступеня досягнення показників, заявлених у політиці та цілях у сфері якості Університету;

3) показників дієвості функціювання процесів СУЯ і відповідності освітніх послуг, що надаються в Університеті;

4) статусу невідповідностей і коригувальних дій;

5) результатів моніторингу й вимірювання;

6) результатів внутрішніх і зовнішніх аудитів СУЯ;

7) дієвості зовнішніх постачальників;

г)   достатність забезпечення ресурсами;

д)  результативність дій, виконаних щодо ризиків і можливостей;

е)   можливості й рекомендації співробітників щодо поліпшення.

5.1.2 Вихідні дані для аналізування системи управління якістю

Вихідними даними за результатами проведеного аналізування СУЯ найвищим керівництвом Університету є рішення та дії стосовно:

а)  поліпшення результативності СУЯ та її процесів;

б)  будь-якої потреби у змінах до СУЯ;

в)  удосконалення освітніх послуг відповідно до вимог та очікувань замовника;

г)   забезпечення процесів необхідними ресурсами.

Результати критичного аналізування СУЯ вносять до протоколу засідання вченої ради та використовують для встановлення цілей на наступний рік.

5.2 Відповідальність і повноваження

Власником процесу «Аналізування СУЯ з боку керівництва», який приймає необхідні рішення щодо поліпшення СУЯ, є ректор Університету.

Основним виконавцем робіт, який відповідає за аналізування, оброблення інформації, вироблення рекомендацій щодо поліпшення діяльності Університету є відповідальний представник керівництва, головний менеджер з якості.

Основним виконавцем робіт зі збору інформації для проведення аналізу з боку керівництва є головний аудитор.

Керівники процесів і/або структурних підрозділів є відповідальними за надання інформації для аналізування на рівні процесів і/або структурних підрозділів і її достовірність.

5.3 Загальні положення

5.3.1 Загальна інформація про процес

Для забезпечення постійної придатності, адекватності, результативності системи управління якістю й узгодженості її зі стратегічним напрямом Університету ректор щорічно відповідно до встановленого графіка проводить аналізування чинної СУЯ. Аналізування з боку керівництва здійснюється на основі відомостей і звітних даних, що надаються керівниками процесів СУЯ і які направлено на оцінювання результативності системи управління якістю щодо досягнення цілей, задоволення вимог і визначення шляхів її покращання, а також потреби в змінах, зокрема в політиці та цілях у сфері якості.

Основними критеріями для оцінювання результативності й ефективності функціонування СУЯ є такі:

- стабільність показників якості освітніх процесів;

- збільшення кількості успішних студентів як наслідок підвищення якості процесу навчання;

- зменшення кількості й значущості невідповідностей;

- підвищення попиту на випускників Університету;

- збільшення обсягу фінансування НДР;

- збільшення кількості зареєстрованих об'єктів інтелектуальної власності, упроваджених в освітні процеси й виробництво результатів науково-дослідних розробок;

- підвищення задоволеності споживачів.

Результати критичного аналізування з боку керівництва подають у річному звіті ректора й використовують при плануванні процесів покращання СУЯ.

Проректори за напрямами діяльності, керівники процесів і/або структурних підрозділів здійснюють загальне керування процесом аналізування СУЯ в межах своїх процесів і/або структурних підрозділів. Вони є відповідальними за своєчасне надання головному менеджеру з якості і/або головному аудитору результатів аналізування СУЯ своїх процесів і/або структурних підрозділів, звіти й пропозиції щодо їх поліпшення, а також іншу достовірну інформацію про стан СУЯ в межах своїх процесів і/або структурних підрозділів, необхідну для проведення аналізу СУЯ Університету в цілому, за запитом головного менеджера з якості або головного аудитора.

Збір інформації про стан процесів і підрозділів здійснюється двічі на рік залежно від особливостей роботи структурних підрозділів: у вересні - за підсумками попереднього навчального року, в січні - за підсумками попереднього календарного року.

Результати аналізування підтримуються в робочому стані у вигляді звіту головного менеджера з якості про результати аналізу СУЯ і відповідних додатків у вигляді звітів керівників процесів і/або структурних підрозділів. Головний менеджер з якості, подає звіт ректору Університету, а також звітує на засіданні вченої ради. На основі звіту найвище керівництво дає оцінку результативності СУЯ, а також уточнює, переглядає, актуалізує Політику й Цілі у сфері якості й планує ресурси для їх досягнення.

Блок-схему процесу наведено в додатку А.

5.3.2 Ризики й дії щодо їх попередження

Перелік імовірних ризиків, які можуть виникнути на стадіях процесу управління невідповідностями й коригувальними діями, і дії із запобігання ризикам попередження наведено в таблиці 1. Управління ризиками здійснюється згідно з Положенням «Управління ризиками».

5.4 Послідовність виконання

5.4.1 Планування робіт з аналізування СУЯ Університету

У строк до 01 вересня поточного року головний аудитор готує наказ про початок робіт з аналізування СУЯ і план роботи з аналізування СУЯ за попередній календарний/навчальний рік, який відповідає періоду дії прийнятих Цілей у сфері якості (додаток до наказу).

Таблиця 1 - Стадії процесу, ризики і дії щодо їх попередження

5.4.2 Формування даних для аналізування

5.4.2.1 Формування даних для аналізування СУЯ керівниками процесів і/або підрозділів

На підставі наказу про початок робіт з аналізування СУЯ керівники процесів і/або структурних підрозділів повинні сформувати комплект необхідних вхідних даних для аналізування СУЯ Університету, який повинен містити таку інформацію:

- протоколи про виявлені в підрозділі невідповідності (копії) за звітний період;

- аналіз результативності процесу;

- заходи щодо поліпшення процесу;

- статус виконання коригувальних дій;

- результати дій щодо ризиків;

- інша інформація відповідно до п. 5.1.1 цієї Інструкції.

Ця інформація надається головному аудитору.

5.4.2.2 Формування даних для аналізування

Для аналізування СУЯ головний аудитор надає таку інформацію:

- результати внутрішніх і зовнішніх аудитів;

- результати моніторингу задоволеності споживачів;

- аналізування невідповідностей, статус виконання проведених коригувальних і запобіжних дій.

Зібрану інформацію головний аудитор передає головному менеджеру з якості для підготовки звіту й аналізу.

5.4.3 Аналізування СУЯ з боку вищого керівництва

Протягом місяця головний менеджер з якості розглядає подані матеріали. На їх основі він готує зведений звіт про результати аналізу СУЯ і подає його ректору.

5.4.4 Затвердження звіту ректором Університету

На основі зведеного звіту про результати аналізу СУЯ формують рішення щодо оцінки результативності й ефективності СУЯ, що передбачає уточнення, перегляд, актуалізацію Політики і Цілей Університету у сфері якості, а також проведення заходів щодо поліпшення СУЯ або прийняття необхідних коригувальних/запобіжних дій.

5.4.5 Виступ з результатами аналізування на засіданні вченої ради

Головний менеджер з якості представляє результати аналізу СУЯ Університету на черговому засіданні вченої ради (відповідно до плану роботи).

6. Вимірювання й моніторинг

Головний менеджер з якості здійснює аналіз результативності процесу за такими критеріями:

- відсоток виконання плану заходів за попереднім аналізуванням з боку керівництва;

- співвідношення кількості реалізованих запланованих заходів до кількості запланованих заходів протягом звітного періоду;

- показник результативності кожного запланованого заходу у звітному періоді. 

7. Протоколи

Процес аналізування системи управління якістю керівництвом Університету супроводжується такими протоколами:

- річний звіт ректора;

- протокол засідання вченої ради, що містить рішення та дії стосовно:

а)  поліпшення результативності СУЯ та її процесів;

б)  будь-якої потреби у змінах до СУЯ;

в)  удосконалення освітніх послуг відповідно до вимог та очікувань замовника;

г)   забезпечення процесів необхідними ресурсами.

- звіт головного аудитора;

- звіти, подані головному аудитору від підрозділів.

Контроль за виконанням наведених в Інструкції протоколів здійснюється згідно з Положенням «Управління задокументованою інформацією».

8. Прикінцеві положення

8.1 Інструкція підписується головним менеджером з якості, затверджується ректором Університету й уводиться в дію його наказом.

8.2 Контроль за виконанням Інструкції здійснюють посадові особи Університету в межах своїх повноважень, установлених у посадових інструкціях.

8.3 Зміни й доповнення до Інструкції здійснюються в порядку її прийняття.

Додаток А

Блок-схема процесу