Regulations on the quality management system
at the National Aerospace University «Kharkiv Aviation Institute»

СУЯ ХАІ-НМВ-П/012:2019

Дата введення 20 квітня 2019 р.

Редакція № 1

1. Призначення і сфера застосування

1.1 Положення про систему управління якістю (далі - Положення) Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Університет) є основним документом, у якому описується система управління якістю Університету, розроблена на базі вимог ISO 9001 і ДСТУ ISO 9001 без виключень.

1.2 У Положенні описано взаємозв’язок і взаємодію процесів системи управління якістю, розподіл відповідальності й повноважень між посадовими особами Університету в системі управління якістю, ресурси й засоби моніторингу процесів.

1.3 Сфера застосування системи управління якістю (далі - СУЯ) поширюється на діяльність Університету з надання послуг вищої освіти з підготовки фахівців освітніх ступенів бакалавра, магістра (спеціаліста), доктора філософії і доктора наук (у тому числі для іноземних студентів) і науково- дослідну й методичну діяльність.

1.4 Вимоги Положення є обов'язковими для здійснення всіма підрозділами й персоналом Університету, що задіяні у виконанні й забезпеченні надання послуг вищої освіти, науково-дослідній і методичній діяльності.

2. Нормативні посилання

Положення містить посилання на такі нормативні документи:

1) Закон України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 № 1556-VII (зі змінами);

2) Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-VI (зі змінами);

3) Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (зі змінами);

4) Стратегія реформування вищої освіти в Україні до 2020 року;

5) Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Ліцензійних умов провадження освітньої діяльності закладів освіти» від 30.12.2015 року № 1187;

6) Стандарти і рекомендації щодо забезпечення якості в Європейському просторі вищої освіти (ESG):2015;

7) Статут Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»;

8) Колективний договір;

9) Правила внутрішнього розпорядку;

10) Умови та правила прийому;

11) Політика у сфері якості;

12) Положення «Про відділ організації та впровадження НДР»;

13) Положення «Про організацію наукової, науково-технічної діяльності»;

14) Положення «Про студентське самоврядування Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"»;

15) Положення «Про академічні відпустки та повторне навчання студентів в Національному аерокосмічному університеті ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" »;

16) Положення «Про академічну мобільність студентів та аспірантів Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"»;

17) Положення «Про самостійну роботу студентів в Національному аерокосмічному університеті ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" »;

18) Положення «Про порядок присвоєння почесних звань»;

19) Положення «Про порядок ведення журналів обліку відвідування й успішності студентів академічних груп»;

20) Положення «Про порядок преміювання викладачів Університету, які здійснюють наукове керівництво аспірантів-іноземців та наукове консультування докторантів-іноземців»;

21) Положення «Про забезпечення доступу до публічної інформації в Національному аерокосмічному університеті ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" »;

22) Положення «Про систему запобігання та виявлення академічного плагіату»;

23) Положення «Про Тендерний комітет»;

24) Інструкція з діловодства;

25) Паспорт санітарно-технічного стану умов праці в Університеті;

26) Правила й інструкції з охорони праці й безпеки життєдіяльності;

27) СУЯ ХАІ-ВР-П/001:2015 Положення «Про Вчену Раду Університету»;

28) СУЯ ХАІ-НР-П/001:2016 Положення «Про Наглядову раду»;

29) СУЯ ХАІ-ОГС-П/001:2016 Положення «Про конференцію трудового колективу»;

30) СУЯ ХАІ-ВК-П/001:2015 Положення «Про порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад, призначення та звільнення з посад, продовження терміну роботи науково-педагогічних працівників Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"»;

31) СУЯ ХАІ-НДЦП-П/001:2017 Положення «Про надання державної цільової підтримки деяким категоріям студентів, пов’язаної з проживанням у гуртожитках Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"»;

32) СУЯ ХАІ-НОВ-П/001:2015 Положення «Порядок замовлення та видачі документів про вищу освіту»;

33) СУЯ ХАІ-НМВ-П/001:2015 Положення «Рейтингове оцінювання діяльності науково-педагогічних працівників, кафедр і факультетів»;

34) СУЯ ХАІ-НАВ-П/001:2015 Положення «Організація виконання дипломних проектів (робіт)»;

35) СУЯ ХАІ-ФПІГ-П/001:2015 Положення «Організація прийому і навчання іноземних громадян, які навчаються української (російською) мовою за денною формою навчання у Національному аерокосмічному університеті ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"»;

36) СУЯ ХАІ-ВПО-П/001:2016 Положення «Про атестацію педагогічних працівників»;

37) СУЯ ХАІ-ЗДЗ-П/001:2016 Положення «Про здійснення допорогових закупівель товарів, робіт і послуг»;

38) СУЯ ХАІ-ВОП-П/001:2016 Положення «Про відділ охорони праці»;

39) СУЯ ХАІ-ВК-П/001:2016 Положення «Про відділ кадрів»;

40) СУЯ ХАІ-ВК-РІ/001:2015 Інструкція «Порядок підготовки положень про структурні підрозділи»;

41) СУЯ ХАІ-НМВ-РІ/001:2019 Інструкція «Аналізування з боку керівництва»;

42) СУЯ ХАІ-ВК-ТПІ-1229.4/001:2015 Типова посадова інструкція декана факультету;

43) СУЯ ХАІ-ВК-ТПІ-2310.1/001:2016 Типова посадова інструкція професора;

44) СУЯ ХАІ-НМВ-П/002:2019 Положення «Планування і проведення внутрішнього аудиту»;

45) СУЯ ХАІ-НОВ-П/002:2015 Положення «Про порядок перезарахування навчальних дисциплін та визначення академічної різниці»;

46) СУЯ ХАІ-НАВ-П/002:2018 Положення «Норми часу для планування і обліку роботи науково-педагогічних працівників»;

47) СУЯ ХАІ-ВК-ТП/002:2015 Типове положення «Про факультет»;

48) СУЯ ХАІ-ВК-ТПІ-1229.4/002:2015 Типова посадова інструкція завідувача кафедри;

49) СУЯ ХАІ-ВК-ТПІ-2310.1/002:2016 Типова посадова інструкція доцента;

50) СУЯ ХАІ-НМВ-РІ/002:2019 Інструкція «Невідповідність і коригувальні дії»;

51) СУЯ ХАІ-НОВ-П/003:2015 Положення «Про приймальну комісію»;

52) СУЯ ХАІ-НМВ-П/003:2016 Положення «Про забезпечення права студентів на вибір дисциплін»;

53) СУЯ ХАІ-ВПО-П/003:2016 Положення «Про підвищення кваліфікації та стажування педагогічних і науково-педагогічних працівників і фахівців промисловості в університеті»;

54) СУЯ ХАІ-НАВ-П/003:2017 Положення «Про модульно-рейтингову систему оцінювання знань студентів»;

55) СУЯ ХАІ-ВК-ТПІ-2310.2/003:2016 Типова посадова інструкція старшого викладача;

56) СУЯ ХАІ-НОВ-П/004:2015 Положення «Про порядок переведення, відрахування та поновлення студентів»;

57) СУЯ ХАІ-НМВ-004:2017 Положення «Про оцінювання залишкових знань студентів (проведення ректорських контрольних робіт з навчальних дисциплін)»;

58) СУЯ ХАІ-ВК-ТПІ-2310.2/004:2016 Типова посадова інструкція асистента;

59) СУЯ ХАІ-НОВ-П/005:2016 Положення «Про організацію освітнього процесу»;

60) СУЯ ХАІ-НМВ-П/005:2016 Положення «Про формування робочої програми навчальної дисципліни»;

61) СУЯ ХАІ-ЦОП-П/005:2016 Положення «Про дистанційне навчання»;

62) СУЯ ХАІ-ВК-ТПІ-2310.2/005:2016 Типова посадова інструкція викладача;

63) СУЯ ХАІ-НОВ-П/006:2015 Положення «Про порядок створення та організацію роботи державної екзаменаційної комісії в Національному аерокосмічному університеті ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"»;

64) СУЯ ХАІ-НМВ-П/006:2016 Положення «Про формування програми навчальної дисципліни»;

65) СУЯ ХАІ-ВДОТ-П/006:2016 Положення «Норми часу для планування і обліку роботи науково-педагогічних працівників при організації освітнього процесу за дистанційними освітніми технологіями»;

66) СУЯ ХАІ-НМВ-П/007:2019 Положення «Управління ризиками»;

67) СУЯ ХАІ-ЦОП-П/008:2016 Положення «Про навчальний дистанційний курс»;

68) СУЯ ХАІ-НМВ-П/008:2019 Положення «Управління задокументованою інформацією»;

69) СУЯ ХАІ-НМВ-П/009:2016 Положення «Про порядок ліквідації академічних заборгованостей»;

70) СУЯ ХАІ-НМВ-П/010:2016 Положення «Про конкурс професійної майстерності "ІКАРИ ХАІ"»;

71) СУЯ ХАІ-НМВ-П/011:2017 Положення «Про систему забезпечення якості освітньої діяльності та вищої освіти»;

72) ДСТУ ISO 9000:2015 (ISO 9000:2015, IDT) Системи управління якістю. Основні положення та словник термінів;

73) ДСТУ ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015, IDT) Системи управління якістю. Вимоги.

3. Терміни та визначення понять

У Положенні застосовано терміни та визначення понять, наведені в ДСТУ IS0 9000, а саме:

3.1 навчальний заклад (educational organization) - організація, яка надає освітні послуги;

3.2 надавач освітніх послуг (education provider) - особа, яка надає освіту тому, хто навчається;

3.3 освітній процес - це інтелектуальна, творча діяльність у сфері вищої освіти і науки, що провадиться в Університеті через систему науково- методичних і педагогічних заходів і спрямована на передачу, засвоєння, примноження й використання знань, умінь та інших компетентностей у осіб, які навчаються, а також на формування гармонійно розвиненої особистості;

3.4 освітня діяльність - це діяльність, що провадиться з метою забезпечення здобуття вищої, післядипломної освіти й задоволення інших освітніх потреб здобувачів вищої освіти й інших осіб.

4. Середовище організації

4.1 Розуміння організації та її середовища

Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» було створено 17 квітня 1930 р. Університет є єдиним в Україні спеціалізованим вищим навчальним закладом ІУ рівня акредитації, який комплексно готує кадри з проектування й виробництва всіх типів літальних апаратів, авіаційних і ракетних двигунів, енергоустаткування й обладнання.

Діяльність Університету здійснюється в межах чинних національної і міжнародної законодавчої, нормативної і регламентувальної бази й внутрішньої установчої і нормативної документації, а саме:

а)   зовнішніх документів:

1) Конституції України;

2) законів України щодо освітньої, наукової, фінансової, виховної, організаційної, соціальної, кадрової, міжнародної, зовнішньоекономічної та іншої діяльності;

3) постанов Кабінету Міністрів України щодо освітньої, наукової, фінансової, виховної, організаційної, соціальної, кадрової, міжнародної, зовнішньоекономічної та іншої діяльності;

4) наказів і розпоряджень Міністерства освіти і науки України щодо освітньої, наукової, фінансової, виховної, організаційної, соціальної, кадрової, міжнародної, зовнішньоекономічної та іншої діяльності;

5) стандартів вищої освіти України та інших;

6) стандартів і рекомендацій щодо забезпечення якості в Європейському просторі вищої освіти (ESG) та інших;

б) внутрішніх документів:

1) Статуту Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»;

2) ліцензій освітніх програм;

3) Організаційної структури Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»;

4) Політики у сфері якості надання освітніх послуг Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»;

5) Правил внутрішнього розпорядку;

6) Положення «Про конференцію трудового колективу»;

7) Колективного договору;

8) Паспорта санітарно-технічного стану умов праці в Університеті;

9) Положення «Про організацію освітнього процесу»;

10) Положення «Про студентське самоврядування Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"»;

11) освітніх програм та інших.

В Університеті постійно відстежуються зміни в національних і міжнародних законодавчих, нормативних і регламентувальних документах, що стосуються його сфери діяльності, і згідно з цими змінами своєчасно коригуються внутрішні документи.

Керівництво Університету щорічно (на початку поточного календарного та/або наприкінці поточного навчального року) під час аналізування функціонування СУЯ із застосуванням методики SWOT-аналізу визначає зовнішні й внутрішні чинники, що стосуються його сфери діяльності й стратегічного розвитку і впливають на досягнення запланованих результатів функціонування системи управління якістю, а саме:

1) сильні сторони;

2) слабкі сторони;

3) можливості;

4) загрози.

В Університеті постійно проводиться моніторинг та аналізуються ці зовнішні і внутрішні чинники.

Результати моніторингу й аналізування зовнішніх і внутрішніх чинників оцінюються керівництвом Університету під час аналізу СУЯ з боку керівництва і реєструються в «SWOT-аналіз».

4.2 Розуміння потреб і очікувань зацікавлених сторін

У зв’язку з тим, що на здатність Університету надавати якісні освітні послуги, які задовольняють вимоги замовників (студентів, аспірантів і докторантів) та законодавчих, нормативних і регламентувальних документів, впливають або можуть впливати зацікавлені сторони, керівництво Університету щорічно в грудні місяці при плануванні діяльності на наступний рік визначає:

а)   зацікавлені сторони, що мають відношення до системи управління якістю;

б)   вимоги цих зацікавлених сторін, що мають відношення до системи управління якістю.

За результатами визначення зацікавлених сторін й їх вимог формується Реєстр зацікавлених сторін (додаток А).

Проректори з науково-педагогічної роботи (далі - НПР) і проректор з наукової роботи є відповідальними за проведення в Університеті постійного моніторингу й аналізування інформації про зацікавлені сторони та їх вимоги (Положення «Про маркетинг освітніх, наукових послуг і ринку праці»).

Результати моніторингу й аналізування інформації про зацікавлені сторони та їх вимоги оцінюються керівництвом Університету під час аналізу СУЯ з боку керівництва і реєструються в додатку «Реєстр зацікавлених сторін» протоколу до цього аналізу.

4.3 Визначення сфери застосування системи управління якістю

Керівництво Університету встановило, що межі й застосовність СУЯ поширюються на діяльність Університету з надання послуг вищої освіти з підготовки фахівців за відповідними освітньо-професійними, освітньо- науковими, науковими програмами на таких рівнях вищої освіти: перший (бакалаврський), другий (магістерський), третій (освітньо-науковий), науковий (у тому числі для іноземних студентів), а також поширюється на науково- дослідну й методичну діяльність. Ці межі охоплюють усі структурні підрозділи Університету.

Під час визначення сфери застосування СУЯ керівництво Університету врахувало таке:

а) зовнішні й внутрішні чинники;

б) вимоги відповідних зацікавлених сторін;

в) послуги, які надає Університет.

У системі управління якістю Університету враховано всі вимоги БО 9001 і ДСТУ БО 9001.

Головний менеджер з якості Університету є відповідальним за забезпечення доступності інформації про сферу застосування СУЯ і підтримку в належному стані задокументованої інформації про її функціонування, результативність й ефективність.

4.4 Система забезпечення якості освіти та її процеси

4.4.1 В Університеті розроблено, запроваджено систему управління якістю, що охоплює потрібні для її функціонування процеси та їх взаємодію, відповідно до вимог БО 9001 і ДСТУ БО 9001, яка підтримується й постійно поліпшується

Керівництво Університету визначило процеси, потрібні для результативного функціонування СУЯ (додаток Б), та їх застосування в межах Університету, а також:

а)   визначило необхідні входи цих процесів та виходи, що очікуються від них (наведено у відповідних внутрішніх нормативних документах);

б)   визначило послідовність і взаємодію цих процесів (додаток В);

в)   визначило критерії і методи (зокрема моніторинг, вимірювання й відповідні показники дієвості), потрібні для забезпечення результативності функціонування й контролю цих процесів (наведено у відповідних внутрішніх нормативних документах);

г)    визначило ресурси, потрібні для цих процесів, і забезпечило їх наявність;

д)   призначило осіб з відповідальністю й повноваженнями щодо цих процесів (додаток Г);

е)   розглянуло ризики й можливості;

ж)   забезпечило оцінювання цих процесів під час внутрішніх аудитів та аналізування СУЯ з боку керівництва й запровадження будь-яких змін, потрібних для забезпечення того, щоб ці процеси досягали своїх передбачених результатів;

и)   забезпечило поліпшування процесів і системи управління якістю.

4.4.2 В Університеті для ефективного управління процесами забезпечується таке:

а)   актуальність задокументованої інформації, необхідної для функціонування процесів згідно з Положенням «Управління задокументованою інформацією». Перелік документів СУЯ Університету, процеси, які в них описано, і відповідні пункти КО 9001 і ДСТУ КО 9001 наведено в додатку В;

б)   зберігання задокументованої інформації для забезпечення впевненості в тому, що процеси виконуються так, як заплановано згідно з Положенням «Управління задокументованою інформацією».

Головний менеджер з якості Університету є відповідальним за впровадження, функціонування й забезпечення постійного поліпшування СУЯ та ефективне управління її процесами.

5. Лідерство

5.1 Лідерство й зобов’язання

5.1.1 Загальні положення

Ректор Університету (далі - Ректор) постійно демонструє свої лідерство й зобов’язання щодо системи управління якістю наступним чином:

а)   взяття на себе відповідальності за результативність системи управління якістю;

б)   забезпечення розроблення й доведення до співробітників Університету політики і цілей у сфері якості, їх узгодженість зі стратегічним напрямком і майбутніми загальними цілями Університету;

в)   забезпечення інтегрування вимог системи управління якістю в процеси діяльності Університету;

г)    сприяння використанню процесного підходу та ризик-орієнтованого мислення; критичного аналізування СУЯ і надання освітніх послуг з метою оцінювання її результативності й виявлення шляхів їх удосконалення;

д)   забезпечення належних людських і матеріальних ресурсів, необхідних для виконання зобов’язань, установлених згідно з політикою і цілями Університету.

е)   інформування співробітників Університету про важливість виконання вимог замовників, а також законодавчих, нормативних і регламентувальних вимог до надання освітніх послуг, які задовольнять потреби й очікування особи, яка навчається, а також про важливість результативного управління якістю й відповідність вимогам системи управління якістю;

ж)   забезпечення досягнення СУЯ запланованих результатів;

и)   залучення, скерування й заохочення співробітників Університету до того, щоб кожний з них робив внесок у результативність СУЯ;

к)   сприяння поліпшуванню;

л)   підтримка інших відповідних керівників для демонстрування їх лідерства в своїх сферах.

5.1.2 Орієнтація на замовника

Ректор постійно демонструє свої лідерство та зобов’язання щодо орієнтації на замовника, забезпечуючи щоб:

а)       вимоги замовника, а також застосовувані законодавчі й регламентувальні вимоги було визначено в контрактах і договорах, донесено до персоналу й виконано при наданні освітніх і науково-дослідних послуг;

б)   ризики та можливості, які можуть впливати на відповідність продукції та послуг, а також на здатність підвищувати задоволеність замовника було визначено й ураховано керівниками процесів і підрозділів і доведено до відома всіх учасників процесів і співробітників підрозділів;

в)   завжди підтримувалася зосередженість на підвищенні задоволеності замовників і зацікавлених сторін.

Це зобов’язання вищого керівництва в особі Ректора спрямоване на поєднання управління якістю і загального управління діяльністю Університету.

Ректор є відповідальним за результативну й ефективну реалізацію в Університеті принципів управління якістю «Лідерство» і «Орієнтація на замовника».

5.2 Політика у сфері якості

5.2.1 Формування політики у сфері якості

Ректор Університету формулює політику у сфері якості, яка:

а)    відповідає призначеності й середовищу організації та підтримує її стратегічний напрямок;

б)    є основою для встановлення цілей у сфері якості;

в)    містить зобов’язання щодо задоволення вимог та очікувань замовників і законодавчі, нормативні регламентувальні вимоги до послуг;

г)    містить зобов’язання щодо постійного поліпшування системи управління якістю.

Політика у сфері якості затверджується вченою радою і вводиться в дію наказом ректора Університету.

Щорічно в межах аналізу СУЯ з боку керівництва оцінюється актуальність політики у сфері якості і її відповідність стратегії Університету. Результати оцінювання реєструються в протоколі цього аналізу.

Відповідні зміни до політики у сфері якості вносяться ректором, затверджуються вченою радою і вводяться в дію наказом ректора Університету.

5.2.2 Інформування про політику у сфері якості

Затверджена політика у сфері якості поширюється і роз’яснюється співробітникам у межах Університету на загальних зборах трудового колективу, а також керівниками структурних підрозділів на засіданнях або нарадах підрозділів.

Друковані копії затвердженої політики у сфері якості розміщуються в приміщеннях структурних підрозділів і на інформаційних дошках. Скан-копія затвердженої політики у сфері якості розміщується на офіційному веб-сайті Університету, щоб забезпечити її доступність для всіх зацікавлених сторін.

Ректор є відповідальним за формування, упровадження й актуалізацію політики у сфері якості.

5.3 Функції, обов’язки й повноваження в межах організації

Керівництво Університету забезпечує встановлення, доведення до відома співробітників Університету й розуміння ними обов’язків і повноважень для відповідних посад, які зазначено в посадових інструкціях.

Діючу в Університеті організаційну структуру розроблено з урахуванням процесів, які необхідні для підтримки розроблення й запровадження СУЯ, а також цілей Університету, і описано в Статуті Університету.

Розподіл відповідальності за процеси СУЯ Університету наведено в додатку Г.

Ректор Університету наказом призначає головного менеджера з якості Університету і відповідальних за СУЯ в підрозділах з наданням їм відповідних повноважень, необхідних для виконання таких функцій:

а)   забезпечення відповідності СУЯ вимогам регламентувальних документів (КО 9001 і ДСТУ КО 9001);

б)   звітування про дієвість системи управління якістю й про можливості для поліпшування, зокрема, перед керівництвом;

в)   забезпечення сприяння орієнтації на замовників на всіх рівнях в Університеті;

г)    забезпечення цілісності СУЯ у разі планування й запровадження змін до системи управління якістю.

Ректор є відповідальним за розподіл і контроль виконання функцій, обов’язків і повноважень у межах Університету, а керівники підрозділів є відповідальними за теж саме у межах підпорядкованих структурних підрозділів.

6. Планування

6.1 Дії стосовно ризиків і можливостей

6.1.1 Керівництво Університету під час планування розглядає чинники ділового середовища та потреби й очікування зацікавлених сторін, а також установлений перелік типових ризиків і можливостей, які враховуються для такого:

а)   забезпечення впевненості в тому, що СУЯ може досягти запланованого (-их) результату(-ів);

б)   збільшення кількості бажаних ефектів;

в)   запобігання небажаним ефектам або зменшення їх кількості;

г)    досягнення поліпшування.

Перелік типових ризиків і можливостей установлюється керівництвом, розглядається, затверджується й актуалізується вченою радою Університету наприкінці кожного навчального року.

6.1.2 В Університеті при плануванні дій стосовно цих ризиків і можливостей для забезпечення їх пропорційності щодо потенційного впливу ризиків і можливостей на відповідність освітніх послуг використовується SWOT-аналізування та Положення «Управління ризиками».

Реагування на ризики охоплює: уникнення ризику, прийняття ризику, щоб скористатися можливістю, усунення джерела ризику, змінення ймовірності настання або наслідків, розділення або збереження ризику на основі поінформованого рішення сторін згідно з Положенням «Управління ризиками».

Можливості обумовлюють прийняття нових практик, упровадження нових освітніх програм або послуг, вихід на нові ринки, завоювання нових замовників, побудову партнерських стосунків, використання нової освітньої технології та інших бажаних і дієвих способів, що дає смогу реагувати на потреби Університету або замовників/зацікавлених сторін згідно з Положенням «Управління ризиками».

Ректор є відповідальним за визначення й реалізацію дій стосовно ризиків і можливостей у межах Університету, а керівники підрозділів є відповідальними за те ж саме у межах підпорядкованих структурних підрозділів.

6.2 Цілі у сфері якості та планування дій для їх досягнення

6.2.1 Керівництво Університету на основі політики щорічно до 15 січня забезпечує встановлення цілей у сфері якості для відповідних підрозділів, рівнів і процесів, необхідних для системи Управління якістю. Цілі у сфері якості Університету затверджуються вченою радою і вводяться в дію наказом ректора Університету.

Керівництво Університету забезпечує, щоб цілі у сфері якості:

а)   були узгодженими з політикою у сфері якості;

б)   були вимірними;

в)   ураховували застосовні вимоги;

г)    були доречними з погляду на відповідності послуг і підвищення задоволеності замовників;

д)   постійно моніторилися;

е)   були доведеними до відома співробітників;

ж)    були актуальними.

Затверджені цілі у сфері якості поширюються і роз’яснюються співробітникам у межах Університету на загальних зборах трудового колективу, а також керівниками структурних підрозділів на засіданнях або нарадах підрозділів.

Скан-копія затверджених цілей у сфері якості розміщується на офіційному веб-сайті Університету.

На основі цілей у сфері якості Університету керівники підрозділів визначають цілі у сфері якості для підпорядкованих підрозділів і доводять їх до співробітників на засіданнях або нарадах підрозділів.

Щорічно в межах аналізу СУЯ з боку керівництва оцінюється актуальність цілей у сфері якості й їх відповідність політиці Університету. Результати оцінювання реєструються в протоколі цього аналізу.

6.2.2 При плануванні досягнення цілей у сфері якості керівництво Університету встановлює таке:

а)    що потрібно зробити;

б)    які ресурси будуть потрібними;

в)    хто буде відповідальним;

г)    коли це буде завершено;

д)    як оцінюватимуться результати.

Ця інформація документується в щорічному плані розвитку Університету.

Ректор є відповідальним за визначення, планування й моніторинг досягнення цілей у сфері в межах Університету, а керівники підрозділів є відповідальними за те ж саме в межах підпорядкованих структурних підрозділів.

6.3 Планування змін

Якщо керівництво Університету (або керівники процесів та/або підрозділів) визначає потребу в змінах до системи управління якістю, то виконує такі дії:

1) розробляє проект плану заходів;

2) ініціює винесення змін і плану заходів на засідання вченої ради Університету з метою оцінити:

а)    призначеність змін та їх можливі наслідки;

б)    цілісність системи управління якістю;

в)    наявність ресурсів;

г)    можливість розподілу або перерозподілу обов'язків і повноважень.

Результати оцінювання реєструються в протоколі засідання вченої ради Університету. Зміни й план заходів затверджуються вченою радою Університету і вводяться в дію наказом ректора Університету.

Затверджені зміни й план заходів реалізуються в послідовності, яку зазначено в п. 4.4.

Ректор є відповідальним за забезпечення планування й реалізації змін у межах Університету, а керівники підрозділів/процесів є відповідальними за те ж саме в межах підпорядкованих структурних підрозділів/процесів.

7. Підтримка системи управління

7.1  Ресурси

7.1.1 Загальні положення

Керівництво Університету визначає ресурси, потрібні для розроблення, запровадження, підтримки та постійного поліпшування СУЯ, і забезпечує їх наявність.

Керівництво Університету щорічно у грудні місяці під час планування діяльності Університету на наступний календарний рік розглядає й оцінює:

а)    спроможності й обмеження щодо наявних внутрішніх ресурсів;

б)    те, що потрібно отримати від зовнішніх постачальників.

Результати планування забезпечення ресурсами реєструються в Кошторисі Університету.

7.1.2 Людські ресурси

Ректор забезпечує визначення й наявність людських ресурсів, необхідних для результативного запровадження СУЯ, а також для функціонування й контролювання процесів, і відповідно до цього формується штатний розклад Університету.

Трудові відносини в Університеті формуються на засадах державного й договірного регулювання і описуються в Колективному договорі.

Інформація про освіту, кваліфікацію, досвід, посаду й зміни до неї стосовно кожного співробітника реєструється інспекторами з кадрів в їх особистих справах, які зберігаються у відділі кадрів.

Процес організації і забезпечення управління людськими ресурсами описано в Положенні «Про відділ кадрів».

Ректор є відповідальним за формування штатів у межах Університету, а керівники підрозділів є відповідальними за те ж саме в межах підпорядкованих структурних підрозділів.

Начальник відділу кадрів є відповідальним за організацію і забезпечення управління людськими ресурсами.

7.1.3 Інфраструктура

В Університеті визначено, забезпечено й підтримується інфраструктура, необхідна для функціонування процесів і досягнення відповідності освітньої послуги ліцензійним та акредитаційним вимогам для підготовки фахівців і здійснення науково-дослідної діяльності.

До інфраструктури Університету належать навчальні корпуси, гуртожитки, науково-дослідні лабораторії, видавничий центр, адміністративно-господарчі будівлі, споруди й приміщення, спортспоруди, заклади харчування (їдальня й буфети), устаткування, технічні й програмні засоби, транспорт, комунікаційні й інформаційні системи.

Управління елементами інфраструктури здійснюється на основі затвердженого річного плану ремонтів приміщень і будівель, заявок на поточний ремонт і службових записок від керівників підрозділів відповідними підрозділами, такими, як:

- студмістечко згідно із законодавчими й нормативними документами з питань обстеження, паспортизації, безпечної і надійної експлуатації виробничих будівель і споруд;

- експлуатаційно-технічний відділ будинків та споруд згідно із законодавчими й нормативними документами з питань обстеження, паспортизації, безпечної і надійної експлуатації виробничих будівель і споруд;

- експлуатаційно-технічний відділ теплових і комунікаційних систем згідно із законодавчими й нормативними документами щодо правил експлуатації інженерних мереж;

- експлуатаційно-технічний відділ зв’язку згідно із законодавчими й нормативними документами у галузі зв’язку України;

- навчально-науковий центр інформаційних технологій згідно із нормативними документами щодо інформаційної безпеки в Україні.

Проректор з НПР (адміністративно-фінансова діяльність) є відповідальним за управління такими елементами інфраструктури: будівлі, споруди, інженерні мережі й зв'язок.

Проректор з НПР (навчально-виховна робота) є відповідальним за управління елементами інформаційної інфраструктури Університету.

Ректор є відповідальним за управління діяльністю видавничого центру Університету.

7.1.4 Середовище для функціонування процесів

В Університеті визначено і забезпечено відповідно до ліцензійних та акредитаційних вимог для підготовки фахівців середовище, необхідне для функціонування процесів Університету, досягнення відповідності освітньої й науково-дослідної послуг вимогам до них. Середовище для функціонування процесів містить такі чинники, які підтримуються відповідними підрозділами й відповідальними особами:

- фізичні (температура, тепло, вологість, освітленість, циркуляція повітря, гігієна, шум) - експлуатаційно-технічний відділ будинків та споруд і експлуатаційно-технічний відділ теплових і комунікаційних систем згідно з паспортом санітарно-технічного стану умов праці в Університеті;

- соціальні (відсутність дискримінації, спокій, неконфліктність) - керівництво Університету й керівники підрозділів згідно з Колективним договором;

- психологічні (зменшення стресових станів, запобігання емоційному виснаженню, емоційний комфорт) - керівництво Університету й керівники підрозділів згідно з Колективним договором;

- безпечні умови праці (охорона, електро- і пожарна безпека, запобігання травматизму на робочих місцях) - відділ охорони згідно з Колективним договором і положеннями «Про відділ охорони», «Про відділ охорони праці» і відповідальні за охорону праці в підрозділах згідно з правилами й інструкціями з охорони праці й безпеки життєдіяльності, проводячи з співробітниками і учасниками освітнього процесу відповідні семінари й інструктажі.

Проректор з НПР (адміністративно-фінансова діяльність) є відповідальним за забезпечення й підтримку відповідного середовища для функціонування процесів Університету.

7.1.5 Ресурси для моніторингу й вимірювання

7.1.5.1 Загальні положення

7.1.5.1.1 Ресурси для моніторингу й вимірювання результатів надання освітньої послуги

З метою підвищення якості освіти й підвищення мотивації студентів до навчання в Університеті запроваджено модульно-рейтингову систему оцінювання успішності студентів, підтверджувальні тести та інші засоби оцінювання результатів навчання, згідно з якими передбачається проміжне оцінювання знань учасників, яке містить поточний та підсумковий контроль знань. Вимоги до засобів моніторингу й вимірювання успішності учасників освітнього процесу описано в положеннях «Про організацію освітнього процесу», «Про модульно-рейтингову систему оцінювання знань студентів», «Про оцінювання залишкових знань студентів (проведення ректорських контрольних робіт з навчальних дисциплін)», «Організація виконання дипломних проектів (робіт)».

Відповідна задокументована інформація, яка є доказом того, що ресурси для моніторингу й вимірювання успішності учасників освітнього процесу відповідають їх призначеності, зберігається в навчально-методичному відділі.

Помічник ректора із забезпечення якості освіти є відповідальним за управління забезпеченням необхідними ресурсами для моніторингу й вимірювання результатів надання освітньої послуги.

7.1.5.1.2 Ресурси для моніторингу й вимірювання результатів надання науково-дослідних послуг.

В Університеті визначено ресурси, потрібні для забезпечення вірогідних і надійних результатів науково-дослідних робіт, і забезпечено їх наявність у науково-дослідних лабораторіях.

Завідувачі науково-дослідних лабораторій забезпечують, щоб надані ресурси:

а)   були придатними для конкретного виду здійснюваних робіт з моніторингу й вимірювання результатів науково-дослідних робіт;

б)   були в належному стані для гарантування їх постійної придатності до призначеності.

Завідувачі науково-дослідних лабораторій забезпечують збереження відповідної задокументованої інформації, яка є доказом того, що ресурси для моніторингу й вимірювання результатів науково-дослідних робіт відповідають їх призначеності.

Проректор з наукової роботи є відповідальним за управління забезпеченням необхідними ресурсами для моніторингу й вимірювання результатів надання науково-дослідних послуг.

7.1.5.2 Простежуваність вимірювання

Простежуваність вимірювання результатів наукових досліджень є вимогою договорів і контрактів. Керівництво наукових шкіл, проектів і тематик вважають її суттєвим елементом гарантування впевненості у вірогідності результатів вимірювання. Для гарантування простежуваності вимірювань завідувачі науково-дослідних лабораторій забезпечують виконання таких дій стосовно вимірювального устаткування:

а)   калібрування та/або перевірка з установленою періодичністю або перед використанням згідно з еталонами, простежуваними до міжнародних або національних еталонів; якщо немає цих еталонів, то потрібну інформацію про базу, що використовується для калібрування або перевірки, зберігають як задокументовану інформацію згідно з Положенням «Управління задокументованою інформацією»;

б)   ідентифікування з тим, щоб визначити його статус калібрування;

в)   уберігання від несанкціонованих регулювань, пошкоджень або погіршення стану, через які може бути спростовано вірогідність статусу калібрування й одержаних раніше результатів вимірювання.

Якщо було виявлено несанкціоноване регулювання, пошкодження або погіршення стану вимірювального устаткування, то керівники наукових проектів або тем визначають, чи не вплинуло це на вірогідність раніше одержаних результатів вимірювання і, за необхідності, виконують належні дії:

1) скасовують результати попередніх вимірювань і організують проведення нових;

2) призначають додаткові вимірювання;

3) визначають результати попередніх вимірювань як такі що є відповідними.

Завідувачі науково-дослідних лабораторій є відповідальними за підтримку вимірювального устаткування у відповідному робочому стані, попередження несанкціонованого регулювання й використання та організацію своєчасного калібрування та/або перевірки.

7.1.6 Знання організації

В Університеті відповідно до стандартів вищої освіти й освітніх програм визначено перелік знань, необхідних для функціонування процесів і досягнення відповідності освітньої послуги вимогам до неї, які наведено програмах навчальних дисциплін.

В Університеті для забезпечення обміну знаннями між учасниками освітнього процесу і їх актуалізації організовано видавництво наукової й навчально-методичної літератури та її розповсюдження через науково-технічну бібліотеку, а також проведення конференцій, тематичних семінарів, відкритих лекцій, зустрічей з представниками підприємств, тощо.

В Університеті для забезпечення обміну знаннями між співробітниками і їх актуалізації запроваджено систему наставництва, взаємовідвідування аудиторних занять, проводяться науко-методичні семінарі, тренінги й круглі столи з представниками підприємств, наукових спільнот та інших вищих навчальних закладів.

Керівники підрозділів є відповідальними за визначення, забезпечення й підтримку необхідних знань.

7.2 Компетентність

Компетентності особи (осіб), вимоги до освіті, професійної підготовленості або досвіду, необхідні для виконання посадових обов’язків, зазначено в посадових інструкціях.

В Університеті запроваджено системи оцінювання компетентності співробітників, які описано в положеннях «Про атестацію педагогічних працівників», «Рейтингове оцінювання діяльності науково-педагогічних працівників, кафедр і факультетів», «Про порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад, призначення та звільнення з посад, продовження терміну роботи науково-педагогічних працівників Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"».

В Університеті впроваджено й підтримується процес підвищення кваліфікації співробітниками, який описано в положеннях «Про організацію освітнього процесу», «Про підвищення кваліфікації та стажування педагогічних і науково-педагогічних працівників та фахівців промисловості в Університеті».

В Університеті діє система стимулювання й мотивації співробітників, яку описано в Колективному договорі, положеннях «Про порядок преміювання викладачів ХАІ, які здійснюють наукове керівництво аспірантів-іноземців та наукове консультування докторантів-іноземців», «Про конкурс професійної майстерності "ІКАРИ ХАІ"», «Про порядок присвоєння почесних звань».

Належна документована інформація як доказ компетентності співробітників реєструється в особистих справах і зберігається у відділі кадрів.

Ректор є відповідальним за організацію і забезпечення процесу підвищення кваліфікації в Університеті.

7.3 Обізнаність

Ректор на загальних зборах колективу Університету і керівники підрозділів за засіданнях та/або нарадах доводять до відома співробітників таку інформацію:

а)    політика у сфері якості;

б)    відповідні цілі у сфері якості;

в)    вагомість особистого внеску в результативність системи управління якістю, зокрема вигоди від поліпшування показників діяльності;

г)     наслідки невиконання вимог системи управління якістю.

7.4 Інформування

В Університеті встановлено процес внутрішнього інформування, який описано в Інструкції «Внутрішнє інформування персоналу».

Зовнішнє інформування в Університеті здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Процес зовнішнього інформування описано в Положенні «Про забезпечення доступу до публічної інформації в Національному аерокосмічному університеті ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"».

7.5 Задокументована інформація

Задокументовану інформацію СУЯ Університету наведено в додатку В і охоплює:

а)    задокументовану інформацію згідно з ISO 9001 і ДСТУ ISO 9001;

б)    задокументовану інформацію, яку в Університеті визначено необхідною для результативності СУЯ.

В Університеті розроблено, упроваджено й підтримується процес управління документацією, який охоплює створення, актуалізацію і контроль задокументованої інформації. Процес описано в Положенні «Управління задокументованою інформацією».

Порядок документообігу в Університеті описано в Інструкції з діловодства Університету.

Наказом ректора Університету призначено відповідальних осіб за документообіг у підрозділах.

Помічник ректора із забезпечення якості освіти є відповідальним за організацію і забезпечення процесу управління задокументованою інформацією СУЯ Університету.

Помічник ректора з режиму й кадрів є відповідальним за організацію і забезпечення документообігу в Університеті.

8. Надання освітніх і науково-дослідних послуг

8.1 Оперативне планування і контроль

В Університеті плануються, запроваджуються й контролюються процеси, необхідні для задоволення вимог до освітніх і науково-дослідних послуг (додаток Б), а також для виконання дій, визначених у розділі 6:

а)    визначення вимог до освітніх послуг і науково-дослідної діяльності;

б)    установлення критеріїв щодо результатів процесів і послуг;

в)    визначення ресурсів, потрібних для досягнення відповідності вимогам до послуг;

г)     запровадження контролю процесів відповідно до критеріїв;

д)    визначення, підтримка в актуальному стані й зберігання задокументованої інформації в обсязі, необхідному:

1) для забезпечення впевненості в тому, що процеси виконуються так, як заплановано;

2) для демонстрування відповідності послуг вимогам до них.

Процеси оперативного планування й контролю описано в таких положеннях:

1) «Про організацію освітнього процесу»;

2) «Про забезпечення якості вищої освіти»;

3) «Про формування програми навчальної дисципліни»;

4) «Про забезпечення права студентів на вибір дисциплін»;

5) «Про організацію наукової, науково-технічної діяльності»;

6) «Про навчальні плани»;

7) «Про формування програми навчальної дисципліни»;

8) «Про формування робочої програми навчальної дисципліни»;

9) «Про порядок навчання студентів за індивідуальним графіком»;

10) «Про створення та організацію роботи екзаменаційної (атестаційної) комісії»;

11) «Про оцінювання залишкових знань студентів (проведення ректорських контрольних робіт з навчальних дисциплін)»;

12) «Про модульно-рейтингову систему оцінювання знань студентів»;

13) «Про самостійну роботу студентів в Національному аерокосмічному університеті ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"»;

14) «Про порядок переведення, відрахування та поновлення студентів».

В Університеті контролюються заплановані зміни й аналізуються наслідки непередбачених змін згідно з Положенням «Управління ризиками» і за необхідності виконуються відповідні дії, щоб послабити будь-які їх несприятливі впливи.

В Університеті контролюються процеси, передані стороннім виконавцям.

Ректор є відповідальним за планування, запровадження й контролювання процесів у межах Університету, а керівники процесів/підрозділів є відповідальними за те ж саме в межах підпорядкованих процесів/підрозділів.

8.2 Вимоги щодо послуг

8.2.1 Інформаційний зв'язок із замовниками

В Університеті впроваджено, забезпечується й підтримується інформаційний зв’язок із замовниками, що охоплює:

а)    надання інформації стосовно послуг шляхом розміщення умов і правил прийому, опису освітніх програм і науково-дослідної діяльності на офіційному веб-сайті Університету, проведення профорієнтаційних заходів серед майбутніх вступників, «Днів відкритих дверей» та інших рекламних заходів, а також зустрічей з роботодавцями згідно з положеннями «Про забезпечення доступу до публічної інформації в Національному аерокосмічному університеті ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут"», «Про організацію освітнього процесу», «Про забезпечення якості вищої освіти» і «Про відділ доуніверситетської освіти»;

б)    опрацювання заяв вступників, запитів, контрактів або замовлень на надання додаткових освітніх послуг і науково-дослідні роботи (проекти), зокрема змін до них згідно з Умовами і правилами прийому до Університету, Статутом і положеннями «Про організацію наукової, науково-технічної діяльності» і «Про організацію освітнього процесу»;

в)   отримання інформації за зворотним зв'язком від вступників, учасників освітнього процесу, роботодавців і замовників науково-дослідних робіт (проектів) стосовно послуг, зокрема скарг шляхом проведення опитування, анкетування й листування згідно із Статутом і Положенням «Про апеляційну комісію»;

г)   поводження із документами, які надаються учасниками освітнього процесу, їх персональними даними згідно з вимогами Закону України «Про захист персональних даних» і власністю замовників науково-дослідних робіт (проектів) або їх контролювання згідно з умовами контрактів і договорів;

д)   установлення конкретних вимог у контрактах і договорах щодо дій у непередбачених ситуаціях (форс-мажорних ситуаціях).

Ректор є відповідальним за організацію і забезпечення процесу інформування замовників.

8.2.2 Визначення вимог до послуг

В Університеті вимоги до послуг визначаються на основі вимог стандартів вищої освіти, нормативних і регламентувальних документів Міністерства освіти і науки України щодо вищої освіти, наукової і науково-дослідної діяльності, результатів аналізу ринку праці й вимог грантових програм згідно з Положенням «Про маркетинг освітніх, наукових послуг і ринку праці».

Помічник ректора із забезпечення якості освіти є відповідальним за організацію і забезпечення процесу визначення вимог до освітніх послуг.

8.2.3 Аналізування вимог до послуг

Щорічно, наприкінці червня під час підготовки до нового навчального року та/або організації навчання за новою освітньою програмою науково- методичні комісії за галузями знань аналізують вимоги освітніх програм та оцінюють їх навчальне-методичне й матеріально-технічне забезпечення для впевненості у спроможності надання освітніх послуг, що відповідають визначеним вимогам. Результати аналізування й оцінювання реєструються в протоколах засідань науково-методичних комісій за галузями знань.

В Університеті встановлено процедуру розв'язання проблеми розбіжностей між вимогами контракту або замовлення і раніше визначеними вимогами згідно з чинним законодавством України.

Помічник ректора із забезпечення якості освіти є відповідальним за організацію і забезпечення процесу аналізування вимог до освітніх послуг.

8.2.4 Змінення вимог до послуг

Якщо вимоги до організації і забезпечення освітнього процесу та/або освітніх програм змінено, то керівники відповідних процесів/підрозділів, декани й завідувачі кафедр забезпечують внесення змін до відповідних документів і доведення змінених вимог до відома персоналу.

Помічник ректора із забезпечення якості освіти є відповідальним за організацію і забезпечення процесу своєчасного внесення змін до вимог до освітніх послуг.

8.3 Проектування й розроблення освітніх і науково-дослідних послуг

Процес проектування й розроблення освітніх програм в Університеті реалізується відповідно до Закону України «Про вищу освіту», Ліцензійних умов проведення освітньої діяльності закладів освіти й «Методичних рекомендацій щодо опису освітньої програми в контексті нових стандартів вищої освіти». Цей процес описано в Положенні «Про забезпечення якості освіти (якості освітньої діяльності та вищої освіти)».

Процеси проектування й розроблення науково-дослідних робіт (проектів) реалізуються згідно з вимогами грантових програм, контрактів і договорів.

Помічник ректора із забезпечення якості освіти є відповідальним за організацію і забезпечення процесу проектування й розроблення освітніх програм.

Проректор з наукової діяльності є відповідальним за організацію і забезпечення процесу проектування й розроблення науково-дослідних робіт (проектів).

8.4 Контроль надаваних ззовні процесів, продукції та послуг

Університет є одержувачем бюджетних коштів, тому процес закупівель і контролю надання ззовні процесів, продукції та послуг реалізується відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» через електронну систему закупівель і згідно з Положенням «Про допорогові закупівлі».

Голова тендерного комітету є відповідальним за організацію і забезпечення проведення закупівель і контролю надання ззовні процесів, продукції та послуг.

8.5 Надання освітніх і науково-дослідних послуг

8.5.1 Контроль надання освітніх і науково-дослідних послуг

Освітні й науково-дослідні послуги в Університеті надаються відповідно до законів Україні «Про вищу освіту» і «Про наукову і науково-дослідну діяльність» за контрольованих умов, які охоплюють:

а)  наявність задокументованої інформації, яка визначає:

1) характеристики послуг, які зазначено в стандартах вищої освіти, освітніх програмах, навчальних планах, програмах навчальних дисциплін, робочих програмах навчальних дисциплін, планах і програмах науково- дослідних робіт (проектів);

2) результати, які має бути отримано, зазначено в стандартах вищої освіти, освітніх програмах, навчальних планах, програмах навчальних дисциплін, робочих програмах навчальних дисциплін, планах і програмах науково-дослідних робіт (проектів);

б)  наявність і використання належних ресурсів для моніторингу й вимірювання, які зазначено в стандартах вищої освіти, освітніх програмах, робочих програмах навчальних дисциплін, контрактах і договорах щодо науково-дослідних робіт (проектів);

в)  запровадження робіт з моніторингу й вимірювання на належних стадіях для перевірки того, що критерії контролю процесів або виходів, а також критерії оцінювання результатів надання послуг задоволено;

г)   використання придатної інфраструктури й середовища для функціонування процесів;

д)  призначення компетентного персоналу, охоплюючи будь-яку необхідну кваліфікацію;

е)  затвердження й періодичне повторне затвердження здатності досягати запланованих результатів процесів надання послуг у випадках, коли кінцевий вихід неможливо перевірити подальшим моніторингом або вимірюванням;

ж)   запровадження дій щодо запобігання помилкам, зумовленим людським чинником.

Процес контролювання надання освітніх послуг описано в Положенні «Про організацію освітнього процесу».

Ректор є відповідальним за організацію і забезпечення контролювання надання освітніх і науково-дослідних послуг.

8.5.2 Ідентифікація і простежуваність

В Університеті забезпечення ідентифікації і простежуваності в освітньому процесі здійснюється відповідно до положень «Про організацію освітнього процесу», «Про модульно-рейтингову систему оцінювання знань студентів», «Про порядок ведення журналів обліку відвідування й успішності студентів академічних груп», а в науково-дослідній діяльності - відповідно до контрактів і договорів.

Ідентифікації і простежуваності підлягає така інформація:

а)    дані про освітні програми, навчальні курси й групи (їхні коди);

б)    дані про осіб, яка навчаються;

в)    розклади занять та іспитів;

г)     заліково-екзаменаційні відомості;

д)    контракти на навчання;

е)    лабораторне устатковання;

ж)    контракти й договори на науково-дослідні роботи (проекти).

Помічник ректора із забезпечення якості освіти є відповідальним за забезпечення ідентифікації і простежуваності в освітньому процесі.

Проректор з наукової роботи є відповідальним за забезпечення ідентифікації і простежуваності щодо науково-дослідної діяльності.

8.5.3 Власність замовників або зовнішніх постачальників

В Університеті забезпечується дбайливе ставлення до документів, наданих особами, які навчаються, під час вступу для реєстрування або оновлення реєстрації та під час надання освітньої послуги протягом усього їх терміну навчання в Університеті. Перелік таких документів зазначено в «Умовах і правилах прийому до Університету».

Керівники процесів/підрозділів, що використовують власність замовників науково-дослідних послуг або зовнішніх постачальників, забезпечують дбайливе ставлення до неї доти, доки ця власність перебуває під контролем Університету.

В Університеті впроваджено систему ідентифікування, перевірки, захисту і охорони власності замовників або зовнішніх постачальників, яку надано для застосування підчас надання послуг.

Якщо будь-яку власність особи, яка навчається, та/або власність замовника або зовнішнього постачальника втрачено, пошкоджено або внаслідок інших причин визнано непридатною для використання, то особа, яка навчається, замовник або зовнішній постачальник повідомляється про це з оформленням відповідних протоколів, актів або службових записок.

Начальник відділу кадрів є відповідальним за дбайливе ставлення й відповідне зберігання документів, наданих особами, які навчаються.

Проректор з наукової роботи є відповідальним за дбайливе ставлення, відповідне застосування й зберігання власності замовників науково-дослідних послуг.

8.5.4 Збереження

В Університеті забезпечується збереження результатів під час надання послуг в обсязі, необхідному для забезпечення відповідності вимогам, а саме:

а)  для освітніх послуг:

1) навчальні плани, програми навчальних дисциплін, робочі програми навчальних дисциплін, що зберігаються в начально-методичному відділі й на кафедрах;

2) навчально-методичні, дидактичні й інформаційні друковані або електронні матеріали (навчально-методична література, конспекти лекцій, навчальні відеофільми, комп’ютерні програми тощо), що зберігаються на кафедрах;

3) результати контролю успішності учасників освітнього процесу (модульні роботи, розрахунково-графічні роботи, курсові роботи (проекти), відповіді на екзаменаційні білети тощо), що зберігаються на кафедрах;

4) дипломні роботи (проекти), що зберігаються в науково-технічній бібліотеці;

б)  для науково-дослідних послуг: контракти, договори, звіти й акти виконаних робіт, що зберігаються в науково-дослідній частині.

У зазначених підрозділах забезпечуються відповідні умови зберігання цих документів для перешкоджання їх пошкодженню, псуванню або неналежному використанню.

Збереження також може стосуватися приладдя, яке застосовується в освітньому процесі й науково-дослідній діяльності, наприклад хімічних реактивів для лабораторій, необроблених або оброблених матеріалів для дослідних установок тощо.

Для студентів, які проживають у гуртожитку, може бути також передбачено надання засобів або послуг, пов'язаних з охороною здоров'я, консультуванням, особистою безпекою, проживанням, харчуванням тощо.

Керівники процесів/підрозділів є відповідальними за організацію і забезпечення процесу збереження.

8.5.5 Діяльність після постачання

Відділ сприяння працевлаштуванню студентів і випускників реалізує діяльність після надання освітніх послуг відповідно до вимог законодавчих і нормативних актів, а також контрактів щодо сприяння і забезпечення працевлаштуванню випускників згідно з Положенням «Про відділ сприяння працевлаштуванню студентів і випускників».

Результати надання випускникам призначення на робочі місця реєструються у відповідному журналі й доводяться до відома керівництва Університету.

В Університеті організовано й упроваджено процес надання послуг з післядипломної освіти й підвищення кваліфікації, який описано в Положенні «Про організацію освітнього процесу».

Ректор є відповідальним за організацію і забезпечення діяльності зі сприяння працевлаштуванню випускників.

8.5.6 Контроль змін

В Університеті розроблено й упроваджено процес аналізування та контролювання змін у наданні освітніх послуг у межах, необхідних для забезпечення постійної відповідності вимогам, і описано в Положенні «Про забезпечення якості освіти (якості освітньої діяльності та вищої освіти)».

В Університеті забезпечується зберігання задокументованої інформації, що описує результати аналізування змін, особу (осіб), яка(-і) санкціонує(-ють) зміни, а також будь-які необхідні дії за результатами аналізування.

Помічник ректора із забезпечення якості освіти є відповідальним за організацію і забезпечення контролю змін у наданні освітніх послуг.

8.6 Виготовлення продукції та надання послуг

В Університеті згідно з графіком освітнього процесу, положеннями «Про організацію освітнього процесу», «Про створення та організацію роботи екзаменаційної (атестаційної) комісії», «Про оцінювання залишкових знань студентів (проведення ректорських контрольних робіт з навчальних дисциплін)», «Про модульно-рейтингову систему оцінювання знань студентів» на відповідних стадіях вживаються заплановані заходи для перевірки виконання вимог до освітніх послуг.

При виконанні науково-дослідних робіт (проектів) на відповідних стадіях вживаються заплановані в плані-графіку заходи для перевірки виконання вимог контрактів і договорів.

В Університеті забезпечується зберігання задокументованої інформації про надання послуг, яка містить:

а)    доказ відповідності критеріям оцінювання або приймання;

б)    простежуваність до особи (осіб), що санкціонує(-ють) надання послуг.

Помічник ректора із забезпечення якості освіти є відповідальним за організацію і забезпечення надання освітніх послуг.

Проректор з наукової роботи є відповідальним за організацію і забезпечення науково-дослідної діяльності.

8.7 Контроль невідповідностей

8.7.1 В Університеті забезпечується ідентифікування і контролювання виходів, які не відповідають вимогам до них.

Невідповідними виходами освітнього процесу є студенти, які мають академічні заборгованості, дисциплінарні та/або адміністративні порушення.

Опис дій, що застосовуються до таких студентів, наведено в положеннях «Про організацію освітнього процесу» і «Про порядок переведення, відрахування та поновлення студентів».

В Університеті рішення щодо застосування відповідних дії до таких студентів приймаються, зважаючи на характер невідповідності (порушення) та її (його) вплив на можливість продовження подальшого навчання й забезпечення формування відповідних компетенції.

Після того, як невідповідні виходи було скориговано, проводиться перевірка відповідність вимогам.

8.7.2 Інформація про невідповідності (порушення) реєструється в особових справах студентів і зберігається у відділі кадрів і містить таке:

а)   опис невідповідності (порушення);

б)    опис виконаних дії;

в)    опис будь-яких одержаних поступок;

г)    дані про уповноважену особу, що приймала рішення про дію щодо невідповідності.

Ректор є відповідальним за організацію і забезпечення контролювання невідповідних виходів у межах Університету, а декани факультетів - у межах підпорядкованих факультетів.

9. Оцінювання дієвості

9.1 Моніторинг, вимірювання, аналізування й оцінювання

9.1.1 Загальні положення

В Університеті відповідно до встановлених графіків проводять регулярний моніторинг, вимірювання, аналізування поліпшування й оцінювання процесів діяльності, для такого:

а)   забезпечення відповідності освітньої послуги вимогам, установленим до неї, зазначеним цілям, а також потребам студентів і суспільства й демонстрації її усім зацікавленим сторонам;

б)    забезпечення відповідності СУЯ вимогам КО 9001 і ДСТУ КО 9001;

в)   постійне поліпшування результативності СУЯ й удосконалення освітніх програм і науково-дослідної діяльності.

Про будь-які зміни, заплановані або втілені внаслідок цього процесу, повідомляють усі зацікавлені сторони.

Для досягнення покращання показників СУЯ визначено:

а)   об’єкти моніторингу й вимірювання;

б)   методи моніторингу, вимірювання, аналізування й оцінювання, потрібні для забезпечення вірогідних результатів, зокрема статистичні, а також сфера їх застосування;

в)   графіки й терміни проведення моніторингу й вимірювання;

г)   терміни проведення аналізування й оцінювання результатів моніторингу й вимірювання.

При проведенні визначеного в Університеті процесу моніторингу освітніх програм передбачається оцінювання таких параметрів:

- зміст програми у світлі найновіших досліджень у відповідній галузі з метою забезпечення актуальності програми;

- зміна потреб суспільства;

- робоче навантаження, навчальні досягнення й успішність студентів;

- ефективність процедур оцінювання студентів;

- очікування, потреби й задоволеність студентів щодо програми;

- навчальне середовище й служба підтримки студентів та їх відповідність цілям програми.

Інформація, отримана внаслідок проведення моніторингу, вимірювання, аналізування й оцінювання, реєструється, використовується для оцінювання дієвості й результативності системи управління якістю та зберігається відповідно до Положення «Управління задокументованою інформацією».

Головний менеджер з якості є відповідальним за організацію і забезпечення проведення моніторингу, вимірювання, аналізування й оцінювання системи управління якістю.

9.1.2 Задоволеність замовника (особи, яка навчається)

В Університеті відстежується як замовники сприймають ступінь задоволення їхніх потреб і очікувань до якості освітніх послуг. Для забезпечення можливості аналізування постійно проводять дослідження за всіма видами послуг і категоріями замовників. Вимірювання рівня задоволеності замовників послуг базується на системі збору даних, отриманих підчас анкетування, опитування або застосування інших методів.

Для підвищення якості послуг в Університеті введено систему визначення задоволеності потреб і очікувань осіб, які замовляють надання освітніх послуг, шляхом документального збору й аналізу інформації про виконання їх вимог. Результати опитувань замовників щодо їх задоволеності й очікувань вище керівництво Університету використовує для визначення поточних і майбутніх потреб і очікувань замовників з метою вдосконалення й підвищення конкурентоспроможних послуг.

Основними джерелами інформації про задоволеність замовників є результати їх анкетування або опитування, результати розгляду звернень, рекламацій і пропозицій замовників, їх відгуки стосовно наданих послуг, зустрічі з замовниками тощо.

Збір інформації про задоволеність замовників проводять після кожного етапу надання відповідної послуги, а результати в обов'язковому порядку розглядають уповноважені особи в структурних підрозділах Університету з метою виявлення можливих проблем і в разі необхідності проводять коригувальні дії (п. 10.2) або визначають ризики й можливості (п. 6.1). Ця інформація враховується підчас аналізування СУЯ з боку керівництва Університету.

Головний менеджер з якості є відповідальним за організацію і забезпечення проведення оцінювання задоволеності замовників.

9.1.3 Аналізування й оцінювання

В Університеті встановлено й упроваджено методи збору, аналізування й використання необхідної інформації для ефективного управління впровадженими освітніми програмами та іншими видами діяльності. Студенти та співробітники беруть активну участь у наданні й аналізуванні інформації, а також плануванні подальшої діяльності.

Отримані надійні дані застосовуються для прийняття обґрунтованих рішень і розуміння, що працює належним чином, а що потребує уваги.

Ґрунтуючись на даних звітів про функціонування СУЯ, головний менеджер з якості організовує проведення аналізу для доведення придатності й результативності СУЯ, а також для оцінювання того, де є можливість постійно поліпшувати її результативність. Дані звітів охоплюють результати моніторингу й вимірювання, а також внутрішніх аудитів.

Результати аналізування використовуються для оцінювання:

а)   відповідності наданих послуг;

б)   ступеня задоволеності замовника;

в)   дієвості й результативності СУЯ;

г)    результативності планування;

д)   результативності дій, виконаних щодо ризиків і можливостей;

е)   дієвості зовнішніх постачальників;

ж)   потреби в поліпшуванні СУЯ.

Головний менеджер з якості проводить аналіз кожного аспекту СУЯ, використовуючи статистичні методи для виявлення змін таких характеристик, як показники успішності, відсотки вибування, протоколи досягнень, задоволеність особи, яка навчається, а також аналіз тенденції надання освітніх послуг.

Дані аналізу й відповідні управлінські рішення документально оформляються протоколом і використовуються для порівняння дієвості СУЯ, освітніх процесів і науково-дослідної діяльності у сприянні постійному поліпшуванню за допомогою планів щодо поліпшення, а також проведення коригувальних дій (п. 10.2) або визначення ризиків і можливостей (п. 6.1).

Головний менеджер з якості є відповідальним за організацію і забезпечення проведення аналізу й оцінювання СУЯ.

9.2 Внутрішній аудит

В Університеті відповідно до щорічної програми внутрішніх аудитів і згідно з Положенням «Планування і проведення внутрішнього аудиту» проводять внутрішні аудити для визначення:

а)    відповідності СУЯ:

1) установленим в Університеті вимогам до неї;

2) вимогам ISO 9001 і ДСТУ ISO 9001;

б)    результативності запровадження й підтримки.

Для оцінювання дієвості СУЯ та освітніх процесів внутрішній аудит виконують відповідно до програми аудиту з урахуванням статусу й важливості процесів і ділянок, що підлягають аудиту, а також результатів попередніх аудитів.

9.3 Аналізування системи управління

9.3.1 Загальні положення

Для забезпечення постійної придатності, адекватності, результативності системи управління якістю й узгодженості її зі стратегічним напрямом Університету керівництво Університету на засіданні вченої ради щорічно відповідно до встановленого графіку проводить аналіз діючої СУЯ. Аналізування з боку керівництва здійснюється згідно з інструкцією «Аналізування системи управління якістю з боку керівництва» на основі відомостей та звітних даних, які надаються керівниками процесів/підрозділів, і спрямовано на оцінювання результативності системи управління якістю щодо досягнення цілей, задоволення вимог і визначення шляхів її покращання, а також потреби в змінах, зокрема, в політиці та цілях у сфері якості.

Результати аналізування з боку керівництва оформлюють у вигляді протоколу й використовують при плануванні процесів покращання СУЯ.

9.3.2 Вхідні дані аналізування системи управління

В Університеті аналізування системи управління планують і впроваджують з урахуванням:

a) статусу дій за результатами попередніх аналізувань системи управління;

б) змін у зовнішніх і внутрішніх чинниках, доречних для СУЯ Університету;

в) інформації про дієвість і результативність СУЯ, з охопленням тенденцій стосовно:

1) рівня задоволеності замовників, а також відгуків, скарг і побажань від відповідних зацікавлених сторін;

2) ступеня досягнення показників, заявлених у політиці та цілях у сфері якості Університету;

3) показників дієвості функціювання процесів СУЯ і відповідності освітніх послуг, що надаються в Університеті;

4) статусу невідповідностей і коригувальних дій;

5) результатів моніторингу й вимірювання;

6) результатів внутрішніх і зовнішніх аудитів СУЯ;

7) дієвості зовнішніх постачальників;

г)    достатності забезпечення ресурсами;

д)    результативності дій, виконаних щодо ризиків і можливостей (п. 6.1);

е)    можливостей і рекомендацій співробітників щодо поліпшування.

9.3.3 Вихідні дані аналізування системи управління

За результатами аналізу СУЯ найвище керівництво Університету приймає рішення та проводить дії стосовно:

а)   поліпшування результативності СУЯ та її процесів;

б)   будь-якої потреби в змінах до СУЯ;

в)   удосконалення освітніх послуг відповідно до вимог та очікувань замовника;

г)   забезпечення процесів необхідними ресурсами.

Головний менеджер з якості є відповідальним за організацію, підготовку й забезпечення проведення аналізування СУЯ з боку керівництва.

10. Поліпшування

10.1 Загальні положення

В Університеті для задоволення вимог замовника й підвищення задоволеності замовника визначають і вибирають можливості впровадження будь-яких необхідних дій для поліпшування.

Ці дії охоплюють:

а)   поліпшування освітніх послуг для задоволення вимог, а також урахування майбутніх потреб та очікувань;

б)    коригування, запобігання виникненню або зменшення небажаних впливів;

в)   поліпшування дієвості й результативності СУЯ.

Ректор є відповідальним за визначення й упровадження будь-яких необхідних дій для поліпшування в межах Університету, керівники підрозділів є відповідальними за те ж саме в межах підпорядкованих структурних підрозділів.

10.2 Невідповідність і коригувальні дії

10.2.1 В інструкції «Невідповідність і коригувальні дії» установлено вимоги до виконання коригувальних дій, визначених за результатами аналізування причин невідповідностей, зокрема, пов'язаних зі скаргами, і можливостей для поліпшування. Коригувальні дії розробляють для усунення причин невідповідностей, виявлених під час функціонування СЗЯВО й надання освітніх послуг під час проведення їх аналізу або аудиту.

Відповідно до інструкції «Невідповідність і коригувальні дії» відповідальна особа:

а)   реагує на виявлену невідповідність і залежно від обставин:

1) виконує дії щодо її контролювання й коригування;

2) приймає рішення щодо наслідків;

б)   оцінює потребу в діях щодо усунення причин (-и) невідповідності для запобігання її повторному виникненню або виникненню в іншому місці:

1) аналізує невідповідність (зокрема, скарг замовників);

2) визначає причини невідповідності;

3) визначає наявність подібних невідповідностей або потенційну можливість їх виникнення;

в)   визначає коригувальні заходи, терміни й відповідальних за усунення причини невідповідності й виконання необхідних дій для забезпечення впевненості в тому, що невідповідності не виникатимуть повторно;

г)    аналізує результативність будь-якої виконаної коригувальної дії;

д)   за необхідності, оновлює перелік ризиків і можливостей, визначених під час планування;

е)    за необхідності, вносить зміни до СУЯ.

10.2.2 В Університеті задокументовану інформацію за результатами прийнятих коригувальних дій зберігають як доказ:

а)   характеру невідповідностей та будь-яких подальших виконаних дій;

б)   результатів будь-якої коригувальної дії.

Керівники процесів/підрозділів є відповідальними за прийняття рішень щодо невідповідностей і впровадження відповідних коригувальних дій.

10.3 Постійне поліпшування

В Університеті забезпечується постійне поліпшування придатності, адекватності й результативності СУЯ.

В Університеті забезпечується розглядання результатів аналізування й оцінювання, а також вихідних даних аналізування системи управління, щоб визначити, чи є потреби або можливості, які необхідно розглянути як складники постійного поліпшування.

В Університеті забезпечується поліпшування результативності системи управління якістю та освітніх процесів, заохочування персоналу до складання й запровадження планів щодо поліпшування в межах його сфери діяльності на основі політики й цілей у сфері якості, використовуючи результати аудитів, аналізування даних, виконуючи коригувальні й запобіжні дії, а також критичне аналізування з боку ректора Університету.

Прийнятні методи використовують для визначення потенційних можливостей для поліпшування, базують на методах аналізування якості й статистичних методах та охоплюють розглядання скарг, пропозицій і зауваг осіб які навчаються, і зацікавлених сторін.

Ректор є відповідальним за постійне поліпшування СУЯ в межах Університету, керівники процесів/підрозділів є відповідальними за те ж саме в межах процесів/підпорядкованих структурних підрозділів.

11. Прикінцеві положення

11.1 Положення затверджується вченою радою Університету й уводиться в дію наказом ректора Університету.

11.2 Контроль за виконанням Положення здійснюють посадові особи Університету в межах своїх повноважень, установлених у посадових інструкціях.

11.3 Зміни та доповнення до Положення розглядаються й затверджуються вченою радою Університету й уводяться в дію наказом ректора Університету в установленому порядку.

11.4 Перегляд та актуалізація Положення здійснюється в таких випадках:

а)   змінення вимог ДСТУ ISO 9001;

б)   змінення стратегії, політики й цілей Університету;

в)   змінення організаційної структури управління Університету;

г)    скасування або заміна документованих методик;

д)    надання нових видів послуг;

е)    виявлення невідповідностей при внутрішньому й зовнішньому аудитах.

Додаток А
Реєстр зацікавлених сторін Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» і їх потреб (вимог) та очікувань

Таблиця А.1

Додаток Б

Структура системи управління якістю Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»

Рисунок Б.1 - Структура системи управління якістю Університету

Додаток В

Класифікація процесів системи управління якістю Університету, документи, у яких описано їх виконання і перехресні посилання з ISO 9001:2015, ДСТУ ISO 9001:2015

Таблиця В.1 

Додаток Г

Розподіл відповідальності за процеси системи управління якістю Університету

Таблиця Г.1

Примітка:

* відповідальний у межах підпорядкованого підрозділу;

** відповідальний у сфері підпорядкованої діяльності Університету.