Regulations on the implementation of pre-threshold procurement
of goods, works and services
at the National Aerospace University «Kharkiv Aviation Institute»

СУЯ ХАІ-ЗДЗ-П/001:2016

Дата введення 01 серпня 2016 р.

Редакція № 1

1. Загальні положення

1.1 Це Положення встановлює порядок проведення Національним аерокосмічним університетом ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» - розпорядником бюджетних коштів(далі – Положення) допорогових закупівель очікувана вартість закупівлі яких не перевищує суму, визначену статтею 2 Закону України «Про здійснення державних закупівель» із застосуванням електронної системи закупівель ProZorro (далі - Системи).

1.2 Положення про порядок здійснення допорогових закупівель розроблено на підставі абз. 4 ч. 1 ст. 2 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), абз. 21 п. 12 Порядку функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації електронних майданчиків, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.02.2016 року № 166 (далі - Порядок функціонування системи), Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 18.03.2016 року № 477, Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 17.03.2016 року № 454 (далі – Порядок визначення предмета закупівлі), Порядку здійснення допорогових закупівель, затвердженого наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.2016 року № 35 (далі - Порядок здійснення допорогових закупівель) і визначає загальний порядок організації та проведення процедур допорогових закупівель товарів, робіт і послуг Національним аерокосмічним університетом ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі – Університет). Структурні підрозділи університету, які зареєстровані як окремі розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня, повинні використовувати у своєї роботі це Положення.

1.3 У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

- допорогова закупівля (далі - Закупівля) - закупівля Замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в абзаці 2 частини 1 статті 2 Закону, а саме в редакції Закону на дату підписання цього Положення якщо вартість предмета закупівлі товарів і послуг дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, а робіт - 1,5 мільйона гривень;

- електронний майданчик – апаратно-програмний комплекс (програмне забезпечення), що функціонує в мережі Інтернет, який забезпечує замовникам безоплатну реєстрацію та користування сервісами системи електронних закупівель з автоматичним обміном інформацією щодо процесу закупівлі товарів, робіт, послуг на електронних майданчиках;

- аукціон – здійснення конкурентного відбору учасників через електронну систему закупівель з метою визначення переможця згідно з процедурою, встановленою цим Положенням;

- замовник закупівель (далі - Замовник) - Університет;

- процедура закупівлі - здійснення відбору постачальника товарів, надавача послуг, виконавця робіт;

- пропозиція учасника - пропозиція щодо предмета Закупівлі або його частини (лота), яку учасник подає для участі у Закупівлі (у тому числі, Прямої закупівлі) відповідно до вимог, визначених Замовником та цим Положенням;

- користувач системи – будь-яка фізична, юридична особа або фізична особа - підприємець, яка зареєструвалась в системі електронних закупівель;

- учасник – фізичні та юридичні особи, що є користувачами системи, який подав в електронному вигляді пропозицію для участі в закупівлях, оголошених замовником;

інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі.

1.4 Всі питання, пов’язані із здійсненням допорогових закупівель товарів, робіт і послуг, які не врегульовані цим Положенням, вирішуються в порядку та згідно вимог чинних нормативно – правових актів України.

2. Сфера застосування положення

2.1 Цей Порядок застосовується до всіх закупівель товарів, робіт і послуг, за умови, що річна очікувана вартість предмета закупівлі товарів, послуг та робіт знаходиться в межах, встановлених Законом, а саме на дату підписання цього Положення від 50 тисяч гривень до 200 тисяч гривень для товарів і послуг, до 1,5 мільйонів гривень для робіт.

2.2 Під час здійснення прямої і допорогової закупівлі товарів, робіт і послуг Замовник може використовувати процедури закупівлі через електронний майданчик або через визначення найбільш вигідної ціни, дотримуючись принципів здійснення публічних закупівель, установлених Законом.

2.3 Дія Положення не поширюється на випадки, якщо предметом закупівлі є товари, роботи та послуги, визначені ч. 3 і 4 ст. 2 Закону.

3. Порядок організації допорогових закупівель

3.1 Процедура закупівлі проводиться з метою найбільш раціонального і ефективного використання фінансових ресурсів університету шляхом відбору постачальників товарів, виконавців робіт і надавачів послуг, пропозиція яких є найбільш економічно вигідною із врахуванням співвідношення показників якості і ціни.

3.2 Допорогові закупівлі проводяться відповідно до затвердженого Додатку до Річного плану закупівель на відповідний бюджетний рік.

3.3 Рішенням ректора Університету визначається уповноважена особа за проведення допорогових закупівель відповідно до Закону і цього Положення та регламенту роботи акредитованого електронного майданчика в Системі.

3.4 Призначення Уповноваженої особи з питань здійснення допорогових закупівель товарів, робіт і послуг не повинно створювати конфлікт між інтересами Замовника та учасника або між інтересами учасників процедури закупівлі, наявність якого може вплинути на об’єктивність і неупередженість прийняття рішень щодо вибору переможця процедури закупівлі.

3.5 Уповноважена особи з питань здійснення допорогових закупівель товарів, робіт і послуг є відповідальною за організацію та проведення процедур допорогових закупівель. 

4. Права, обов'язки та відповідальність уповноваженої особи з питань здійснення допорогових закупівель товарів, робіт, послуг

4.1 Уповноважена особа з питань здійснення допорогових закупівель товарів, робіт і послуг має право:

- брати участь у плануванні видатків і визначенні потреби у товарах, роботах та послугах, що плануються до закупівлі;

- аналізувати та/або отримувати інформацію щодо виконання договорів, укладених за процедурою допорогових закупівель відповідно до Закону;

- одержувати від структурних підрозділів Університету інформацію, необхідну для проведення допорогових процедур Закупівель;

- ініціювати створення робочих груп з числа службових (посадових) та інших осіб структурних підрозділів Університету з метою складання технічних вимог до предмета Закупівлі, підготовки проектів договорівтощо;

- здійснювати інші дії, передбачені Законом.

4.2 Уповноважена особа з питань здійснення допорогових закупівель товарів, робіт і послуг зобов'язана:

- брати участь у всіх процесах (етапах) здійснення допорогових закупівель особисто;

- обробляти отримані заявки на закупівлю шляхом визначення коду за діючим державним класифікатором і правилами його визначення, здійснювати моніторинг ринку окремого товару (послуги, роботи) і визначати очікувану вартість закупівлі;

- складати планові документи щодо закупівель товарів, послуг, робіт із визначенням коду відповідно до чинного Державного класифікатора і очікуваної вартості окремо за кожним предметом закупівлі, а також оперативно вносити зміни до Додатку до Річного плану закупівель з дотриманням порядку і строків оприлюднення таких документів відповідно до Закону;

- організовувати та проводити процедури закупівель;

- при проведенні закупівель без використання електронної системи закупівель забезпечувати рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця;

- дотримуватися порядку функціонування Системи та діяти у процесі здійснення Закупівлі відповідно до регламенту Авторизованого електронного майданчика;

- здійснювати оновлення інформації, поданої при реєстрації, у разі зміни такої інформації;

- забезпечувати нерозголошення та конфіденційність логіна та пароля, що надаються під час реєстрації. У разі виникнення підозр про їхнє несанкціоноване використання третіми особами, негайно повідомляти про це оператора;

- дотримуватися норм законодавства у сфері публічних закупівель та цього Положення;

- здійснювати інші дії, передбачені Законом.

4.3 Уповноважена особа з питань здійснення допорогових закупівель товарів, робіт і послуг несе відповідальність за повноту та достовірність інформації, що оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу з питань Закупівель для загального доступу та за своєчасність надання і розміщення інформації, що підлягає оприлюдненню відповідно до вимог Закону і за вимогою зацікавлених осіб. За розміщення некоректної інформації,  у тому числі такої, що має образливий характер, за некоректні дії, що спричинили шкоду іншим особам Уповноважена особа несе відповідальність згідно до чинного законодавства.

4.4 За порушення вимог, установлених Законом та нормативно-правовими актами, розробленими відповідно до Закону, Уповноважена особа з питань здійснення допорогових закупівель товарів, робіт і послуг несе відповідальність згідно із законами України.

4.5 Загальне підпорядкування Уповноваженої особи – ректору Університету, оперативне підпорядкування – голові тендерного комітету. Для виконання завдань і функцій, а також реалізації прав, передбачених цим Положенням Уповноважена особа з питань здійснення допорогових закупівель взаємодіє з проректорами, членами тендерного комітету, керівниками структурних підрозділів та усіма структурними підрозділами і посадовими особами Замовника з питань, які належать до її компетенції.

4.6 Відповідальний співробітник від структурного підрозділу Університету ( керівник структурного підрозділу або призначений ним співробітник) повинен разом з Уповноваженою особою здійснювати підготовку до проведення процедури закупівлі, зв'язок з потенційними контрагентами, опрацювання технічних й інших умов закупівлі, оформлення службових записок і отримання дозволів керівництва Університету для здійснення закупівель, а також супроводження процедури укладення і виконання договору закупівлі.

4.7 Відповідальні співробітники від структурних підрозділів Університету відповідають за дотримання принципів закупівель товарів, робіт і послуг в Університеті відповідно вимог чинного законодавства України і цього Положення. При складанні документу (службової записки, клопотання, заявки тощо.) для початку процедури закупівлі в інтересах структурного підрозділу Університету такий документ повинен містити відомості про контактні данні відповідального співробітника від цього структурного підрозділу Університету (ПІБ, посада, телефон). 

5. Порядок здійснення допорогових закупівель із застосування електронної системи закупівель

5.1 Для здійснення допорогових закупівель через електронний майданчик Уповноважена особа з питань здійснення допорогових закупівель товарів, робіт і послуг, що визначена згідно з п. 3.3 цього Положення, реєструється в Системі відповідно до регламенту роботи обраного електронного майданчика. Замовник для здійснення процедури допорогових закупівель має право зареєструватись на декількох авторизованих електронних майданчиках.

5.2 Закупівля з використанням Системи передбачає такі етапи:

- оголошення Закупівлі;

- період уточнень;

- подання пропозицій;

- аукціон;

- кваліфікація, визначення переможця та завершення Закупівлі.

5.3 Замовник з метою придбання визначених товарів, робіт або послуг оприлюднює у Системі оголошення про проведення закупівель.

Під час оголошення закупівлі Замовник розміщує в Системі інформацію про предмет закупівлі – найменування, кількісні та якісні характеристики, очікувану вартість закупівлі, умови договору, порядок і умови проведення закупівлі, строк подання пропозицій, а також кваліфікаційні вимоги до учасника та іншу інформацію, яка на його думку, є необхідною для проведення закупівлі. Вимоги до змісту, форми, строків розміщення і роз’яснення інформації в оголошенні про закупівлю в Системі визначено Порядком здійснення допорогових закупівель та регламентом роботи обраного електронного майданчика.

5.4 При визначенні предмету закупівлі Замовник зобов’язаний керуватися діючим Порядком визначення предмету закупівлі.

Технічні вимоги до предмета закупівлі та/або кваліфікаційні вимоги (у разі потреби) до учасників процедури закупівлі зі способами їх підтвердження Замовник може зазначати в окремому документі, який одночасно оприлюднюється з оголошенням про проведення закупівлі (документація закупівлі). Вказані вимоги мають встановлювати необхідний рівень умов, обмежень та максимально сприяти зростанню рівня конкуренції серед учасників закупівлі. У разі, якщо назва предмету закупівлі чи його опис містять посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника, Замовник може вказати, які аналоги та/або еквіваленти прийматимуться у пропозиціях учасників.

5.5 Процедура проведення електронного аукціону здійснюється системою автоматично відповідно до регламенту, затвердженому Уповноваженим органом. Протягом проведення процедури допорогових закупівель учасники можуть звертатися за роз’ясненнями, з пропозиціями чи вимогами до замовника. В такому разі Уповноважена особа повинна своєчасно реагувати на такі звернення і з метою своєчасної підготовки мотивованих відповідей залучати до роботи посадових осіб, відповідальних за цю закупівлю, співробітників юридичного відділу і профільних технічних фахівців університету.

5.6 За результатами проведення електронного аукціону Уповноважена особа розповсюджує між залученими до проведення закупівлі фахівцями отримані від учасників документи у складі їх пропозиції для здійснення аналізу, і за результатами їх висновків готує для оприлюднення інформацію про відхилення пропозиції учасника або про відміну торгів або про намір укласти договір із учасником, пропозиція якого є найбільш вигідною із дотриманням вимог замовника.

5.7 Після підписання договору із постачальником товарів, послуг, робіт Уповноважена особа зобов’язана у визначені строки оприлюднити звіт про проведення допорогової процедури, процедура вважається закінченою.

6. Порядок здійснення допорогових закупівель шляхом застосування процедури визначення найбільш вигідної ціни

6.1 Для забезпечення безперервної діяльності Університету додатково до електронної системи закупівель через електронний майданчик в Університеті використовується процедура допорогових закупівель через визначення найбільш вигідної ціни контрагентів для укладання з ними господарського договору.

6.2 Застосування процедури через визначення найбільш вигідної ціни контрагентів для укладання з ними договору проводиться шляхом моніторингу цін на дату здійснення закупівлі для аналогічних закупівель товарів, робіт, послуг. Вимоги до обсягу і оформлення моніторингу цін визначаються правилами економічних досліджень. До контрагента, якій публічно пропонує найбільш вигідну ціну на предмет закупівлі, Університет звертається з пропозицією укласти договір. Процедура укладання договору визначається відповідно до діючого в Університеті положення про порядок оформлення цивільно-правових договорів.

6.3 Екземпляри договору з додатками, як правило, готуються за формою, прийнятою в Університеті і підписуються у порядку, визначеному сторонами договору. За згодою сторін виконання договору може розпочатися до моменту його належного оформлення відповідно до положення п. 3 ст. 631 Цивільного кодексу України.

6.4 Уповноважена особа згідно вимог ст. 10 Закону оприлюднює звіт про укладений договір в Системі.

7. Оскарження результатів закупівель, скасування закупівлі

7.1 Оскарження результатів Закупівлі, що здійснювалася «через електронний майданчик», а також скасування даної Закупівлі здійснюється відповідно до діючого законодавства України, а також регламенту відповідного авторизованого електронного майданчика. Надходження до Замовника рекомендації комісії з розгляду скарг, що передбачено Порядком здійснення допорогових закупівель, може бути підставою для одностороннього розірвання вже укладеного договору.

7.2 Скасувати Закупівлю може виключно Замовник на підставі вимог діючого законодавства із зазначенням аргументованих підстав прийняття такого рішення. Питання розірвання укладених договорів про Закупівлю вирішуються відповідно норм цивільного і господарського законодавства.

8. Прикінцеві положення

8.1 Положення набуває чинності з моменту його затвердження і вводиться в дію наказом ректора.

8.2 Зміни та/або доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.