Положення про відділ аспірантури і докторантури
Національного аерокосмічного університету
«Харківський авіаційний інститут»

ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням вченої ради Університету
Протокол №6 від 21 січня 2026 року

ВВЕДЕНО У ДІЮ
Наказ № 38 від 22.01.2026 р.

СУЯ ХАІ-ВАІД- П/001:2026

Дата введення 22 січня 2026 року

Редакція №2

1. Загальні положення

1.1. Положення про відділ аспірантури і докторантури (далі – Відділ)  визначає основні завдання, функції, права і відповідальність аспірантури і докторантури, а також взаємовідносини з іншими структурними підрозділами Національного аерокосмічного університету «Харківський авіаційний інститут» (далі – Університет).

Повна назва Відділу українською мовою – Відділ аспірантури i докторантури.

Повна назва Відділу англійською мовою – Department of Postgraduate education and Doctorate.

Відділ не є юридичною особою.

1.2. Положення укладено в цілях визначення мети діяльності Відділу, його завдань та функцій, порядку організації роботи, визначення структури та порядку взаємодії з іншими підрозділами університету, визначення відповідних прав та відповідальності, встановлення порядку реорганізації Відділу тощо.

1.3.   Положення розміщується в електронному Реєстрі публічної нормативної бази системи управління якістю Університету, який є складовою розділу загальної інформації офіційного сайту університету.

1.4.  Відділ є структурним підрозділом Університету, що  підпорядковується проректору з наукової роботи.

1.5. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України «Про освіту», «Про вищу освіту», «Про наукову і науково-технічну діяльність», «Положенням про підготовку науково-педагогічних та наукових кадрів», «Порядком підготовки здобувачів вищої освіти ступеня доктора філософії та доктора наук у вищих навчальних закладах (наукових установах)», розпорядчими документами та директивними листами МОН України, які стосуються порядку підготовки фахівців вищих кваліфікаційних рівнів Національної рамки кваліфікації, положеннями Статуту Університету, внутрішніми  нормативними документами, наказами та розпорядженнями ректора, проректора з наукової роботи та цим Положенням.

1.6. Діяльність аспірантури і докторантури сприяє реалізації державної політики з питань підготовки фахівців вищих кваліфікаційних рівнів Національної рамки кваліфікації.

2. Завдання та функції

2.1. Основними завданнями Відділу є:

- організація діяльності аспірантури i докторантури з метою забезпечення реалізації вимог до третього (освітньо-наукового) та наукового рівнів вищої освіти;

- забезпечення виконання нормативно-правових актів відповідно до напряму діяльності Відділу  та здійснення контролю за їх реалізацією в межах своєї компетенції;

- забезпечення якості освітньої діяльності Університету у частині підготовки докторів філософії та докторів наук;

- забезпечення наявності повного спектру наукових спеціальностей відповідно до кожної навчальної спеціалізації через збільшення наукових спеціальностей в аспірантурі і докторантурі та спеціалізованих вчених радах Університету;

- збільшення контингенту здобувачів третього (освітньо-наукового) та наукового рівнів вищої освіти на умовах повного відшкодування вартості навчання;

- проведення системної роботи, яка спрямована на зростання науково- педагогічного потенціалу Університету;

- контроль та координація атестації наукових i науково-педагогічних кадрів в університеті;

- розвиток співробітництва з вітчизняними та закордонними освітніми i науковими установами у частині підготовки докторів філософії i докторів наук, у тому числі за механізмами подвійного керівництва, грантової діяльності, академічної мобільності тощо;

- організаційне та методичне забезпечення процесу підготовки фахівців вищих кваліфікаційних рівнів Національної рамки кваліфікації за освітньо-науковими та науковими програмами;

- організаційне забезпечення проведення вступних іспитів до аспірантури і докторантури на конкурсній основі відповідно до правил прийому Університету;

- супроводження реєстру документів про вищу освіту Єдиної електронної бази з питань освіти (ЄДЕБО) щодо створення (формування) та внесення інформації до ЄДЕБО;

- організація освітнього процесу аспірантів денної та заочної форм навчання, в тому числі, щодо забезпечення вільного вибору освітніх компонентів освітньо-наукових програм;

- забезпечення відкритості і прозорості діяльності аспірантури і докторантури з використанням веб-сайту Університету;

- здійснення моніторингу нормативно-правових актів у сфері підготовки здобувачів третього (освітньо-наукового) та наукового рівнів вищої освіти та надання пропозицій керівництву Університету щодо їх застосування;

- участь у розробці організаційно-розпорядчих та методичних документів з питань підготовки докторів філософії та докторів наук;

- моніторинг і контроль виконання здобувачами вищої освіти ступенів доктора філософії та доктора наук індивідуальних планів підготовки;

- підготовка та видача документів, необхідних для подання у спеціалізовані вчені ради;

- здійснення консультативної, а також роз’яснювальної роботи серед здобувачів освіти щодо переліку фахових видань, діяльності спеціалізованих вчених рад, інших питань, пов’язаних з підготовкою та атестацією науково-педагогічних кадрів, а також щодо їх прав та обов’язків;

- сприяння дотриманню науковими керівниками, здобувачами наукових ступенів доктора філософії та доктора наук академічної доброчесності;

- сприяння впровадженню результатів наукових досліджень здобувачами наукових ступенів доктора філософії та доктора наук;

- ведення реєстру захисту дисертацій аспірантами і докторантами;

- організація, облік і контроль роботи здобувачів вищої освіти третього (освітньо-наукового) рівня, що прикріплені до наукових керівників на кафедрах Університету;

- підготовка облікової, статистичної, звітної документації Відділу для Міністерства освіти і науки України, Державної служби статистики України;

- оформлення посвідчень про закінчення аспірантури, докторантури, інших документів про освіту, ïx дублікатів в установленому законодавством порядку;

- підготовка та подання для затвердження Вченою радою Університету пропозицій щодо поточної діяльності аспірантури та докторантури (затвердження тем дисертаційних робіт, призначення наукових керівників та консультантів дисертацій, термінів виконання дисертацій, переведення викладачів  на  посади  наукових  співробітників  для  завершення  докторських дисертацій, надання творчих відпусток викладачам для завершення дисертацій у встановленому чинним законодавством порядку, подовження термінів навчання в аспірантурі або докторантурі, рекомендації здобувачів освіти третього (освітньо-наукового) рівня на науково-педагогічну роботу, зарахування до докторантури, тощо);

- профорієнтаційна робота з підготовки перспективних кандидатур для вступу до аспірантури і докторантури Університету;

- розробка та подання  на розгляд керівництву Університету пропозицій щодо заходів з удосконалення роботи та підвищення показників діяльності Відділу;

- ведення документообігу відповідно до інструкції з діловодства Університету.

2.2. У процесі виконання покладених на нього завдань Відділ виконує такі функції:

- контролює, веде облік та аналізує стан виконання індивідуальних планів підготовки аспірантів і виконання дисертацій;

- проводить рекламно-інформаційну роботу і профорієнтаційну роботу з підготовки наукових та науково-педагогічних кадрів;

- керуючись директивними документами, здійснює доведення відповідної інформації до структурних підрозділів Університету для формування планів та звітів стосовно підготовки наукових та науково-педагогічних кадрів;

- координує взаємодію підрозділів з питань підготовки наукових та науково-педагогічних кадрів;

- здійснює розробку контенту про діяльність аспірантури і докторантури для офіційного сайту Університету та сторінок в соціальних мережах;

- веде облік докторантів та аспірантів (в том числі іноземних громадян);

- забезпечує виконання планів прийому та випуску, а також ефективне функціонування аспірантури та докторантури Університету;

- приймає участь у роботі Вченої та Науково-методичної рад Університету.

3. Структура та керівництво роботою відділу

3.1. Відділ очолює завідувач, який призначається та звільняється наказом ректора Університету.

3.2. На період відсутності завідувача Відділу його обов’язки виконує особа, яка призначається наказом ректора Університету, набуває відповідні повноваження і несе відповідальність за неналежне їх виконання.

3.3. Завідувач Відділу видає розпорядження щодо діяльності відділу, які є обов’язковими для виконання його співробітниками і можуть бути скасовані вищим керівництвом Університету, якщо вони суперечать законодавству, Статуту або завдають шкоди інтересам Університету.

3.4. У своїй роботі завідувач Відділу керується положеннями, наведеними у відповідній посадовій інструкції.

3.5 Завідувач Відділу:

- координує діяльність відділу відповідно до законодавства про вищу освіту, наукову та науково-технічну діяльність;

- планує роботу відділу;

- здійснює контроль за роботою співробітників відділу;

- здійснює заходи щодо вдосконалення організаційної структури відділу;

- забезпечує збереження науково-матеріальної бази відділу відповідно до нормативних вимог, відповідає за дотримання правил внутрішнього розпорядку, санітарно-гігієнічного режиму, охорони праці та техніки безпеки;

- забезпечує у межах компетенції виконання нормативно-правових актів з питань дотримання рівних прав та можливостей жінок і чоловіків.

3.6. Структура, чисельність та оплата праці працівників Відділу визначаються ректором Університету відповідно до штатного розпису за поданням завідувача Відділу.

3.7. Прийом на роботу та діяльність працівників Відділу здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України й інших нормативних актів, які регулюють питання прийому на роботу та звільнення з роботи в Україні і Університеті, на підставі посадових інструкцій, які розробляються завідувачем Відділу та затверджуються ректором.

3.8. Розподіл обов’язків між працівниками Відділу здійснюється завідувачем згідно з посадовими інструкціями для кожного i цим Положенням.

4. Права та обов’язки

4.1. Права та обов’язки Відділу реалізується через права та обов’язки його керівника – завідувача відділу та його співробітників.

4.2. Відділ для виконання покладених на нього завдань має право:

- отримувати від керівників навчальних, наукових підрозділів та інших посадових осіб Університету інформацію для належного виконання структурним підрозділом покладених на нього функцій;

- отримувати від завідувачів кафедр, наукових керівників здобувачів наукового ступеня доктора філософії і наукових консультантів здобувачів наукового ступеня доктора наук вичерпну інформацію про виконання ними індивідуальних планів роботи;

- надавати науковим керівникам здобувачів наукового ступеня доктора філософії та науковим консультантам здобувачів наукового ступеня доктора наук рекомендації щодо усунення недоліків у їх роботі, у тому числі щодо питань академічної доброчесності;

- брати участь у засіданнях колегіальних органів, нарадах та інших заходах, що проводяться в Університеті і стосуються діяльності Відділу;

- готувати проєкти наказів і розпоряджень з питань, що належать до завдань та функцій Відділу;

- керуючись директивними документами, здійснювати доведення відповідної інформації до підрозділів Університету;

- за дорученням ректора та/або проректора з наукової роботи Університету вести листування з питань підготовки здобувачів вищої освіти ступенів доктора філософії та доктора наук.

- представляти Університет у Міністерстві освіти і науки України та інших організаціях, установах, державних органах з питань підготовки здобувачів вищої освіти ступенів доктора філософії та доктора наук;

- надавати керівництву Університету пропозиції щодо заходів з покращення роботи та підвищення показників результативності діяльності Відділу;

- брати участь у роботі Вченої ради Університету та подавати до неї пропозиції щодо діяльності з питань підготовки фахівців вищих кваліфікаційних рівнів Національної рамки кваліфікації;

- надавати пропозиції щодо заохочення наукових керівників (консультантів) дисертаційних робіт аспірантів та докторантів;

- отримувати майно та обладнання, необхідні для провадження діяльності Відділу.

4.3.Працівники Відділу мають право на професійне навчання та підвищення кваліфікації в установленому порядку.

4.4. Відділ при реалізації своїх прав зобов’язаний:

- дотримуватися вимог чинного законодавства України, Статуту, внутрішньо-університетської нормативної бази, наказів і розпоряджень керівництва Університету;

- приймати участь у розробці проектів локальних нормативних актів, організаційно-розпорядчих документів, що стосуються діяльності Відділу;

- готувати за дорученням керівництва Університету аналітичні та інформаційні матеріали у межах компетенції;

- уникати та не допускати виникнення конфлікту інтересів відповідно до чинного законодавства України;

- дотримуватись вимог Кодексу етики;

- дотримуватися вимог Закону України «Про запобігання корупції» та Антикорупційної програми Університету;

- забезпечувати виконання визначених цим положенням завдань і функцій щодо підготовки фахівців вищих кваліфікаційних рівнів Національної рамки кваліфікації в Університеті.

5. Відповідальність

5.1. Загальну відповідальність за належне, якісне та своєчасне виконання Відділом своїх завдань, функцій, передбачених цим Положенням, несе завідувач Відділу.

5.2. На завідувача Відділу покладається персональна відповідальність за:

- організацію діяльності по виконанню задач і функцій, покладених на Відділ;

- організацію у Відділі оперативної та якісної підготовки і виконання завдань, ведення діловодства відповідно до діючих правил та інструкцій;

- дотримання співробітниками Відділу Правил внутрішнього розпорядку;

- дотримання нормативних вимог з охорони праці, техніки безпеки праці, тощо.

5.3. Завідувач та співробітники Відділу несуть персональну відповідальність за невиконання (неналежне виконання) службових обов'язків, встановлених їх посадовими інструкціями, неналежний рівень корпоративної культури і трудової дисципліни в колективі, несвоєчасне виконання доручень, наказів, розпоряджень ректора Університету, недотримання правил і норм з охорони праці та пожежної безпеки.

5.4. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, винні особи несуть відповідальність в межах, визначених чинним законодавством України.

5.5. Завідувач і працівники Відділу несуть в установленому порядку відповідальність за подання недостовірних відомостей, звітності та інформації з питань, що належать до їх компетенції.

5.6. Завідувач і працівники Відділу несуть в установленому порядку відповідальність за розголошення відомостей, що становлять персональні дані аспірантів та докторантів.

5.7. За завдання матеріальної шкоди винні особи несуть відповідальність в межах, визначених чинним законодавством Україні.

5.8. Завідувач і працівники Відділу несуть в установленому порядку відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях, недотримання антикорупційного законодавства та Антикорупційної програми Університету.

6. Взаємовідносини та зв'язки з іншими структурними підрозділами

6.1. Для реалізації своїх функцій і завдань Відділ у встановленому порядку може отримувати чи надавати інформацію, що стосується його компетенції, брати участь в ініціюванні і реалізації спільних заходів, взаємодіяти в межах своєї компетенції з іншими структурними підрозділами Університету.

6.2. Виконуючи свої функції, Відділ взаємодіє:

- з факультетами, кафедрами, відділами Університету – у зв’язку з виконанням покладених на Відділ відповідних функцій і необхідністю надання поточної інформації про стан і перспективи його діяльності у відповідності до діючого в Університеті порядку;

- колегіальними та робочими органами Університету, відповідними підрозділами Міністерства освіти і науки України, у тому числі з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

7. Прикінцеві положення

7.1. Положення про відділ аспірантури і докторантури підписується завідувачем відділу, погоджується з проректором з наукової роботи, начальником відділу внутрішнього аудиту, начальником відділу кадрів і начальником юридичного відділу Університету.

7.2. Положення про відділ аспірантури і докторантури затверджується рішенням Вченої ради Університету та вводиться в дію наказом ректора Університету.

7.3. Зміни та/або доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.